Q&A ความสำคัญของการจัดเก็บเอกสารตามข้อกำหนด ISO 9001

27 พฤศจิกายน 2023
เอกสารในระบบ ISO9001 ข้อกำหนดและความสำคัญ

สำหรับผู้ประกอบการที่กำลังจะยื่นเรื่องประเมินมาตรฐาน ISO ที่ว่าด้วยการจัดการเอกสารโรงงาน แต่ยังคงสับสนเกี่ยวกับอายุการจัดเก็บตามข้อกำหนด ในบทความนี้เราจะมาตอบทุกคำถามให้รู้กันแบบชัด ๆ เคลียร์ทุกประเด็น พร้อมจะมาสรุปถึงเรื่อง “อายุ” ในการจัดเก็บเอกสารตามมาตรฐาน ISO9001 ของโรงงานให้ได้รู้กัน

มาตรฐาน ISO 9001 คืออะไร?

มาตรฐาน ISO 9001 เป็นมาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ (Quality Management System: QMS) ที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล พัฒนาโดย International Organization for Standardization (ISO) โดยมาตรฐานนี้จะมุ่งเน้นไปที่ความพึงพอใจของลูกค้าและคู่ค้า โดยมาตรฐาน ISO 9001:2015 มีข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการคุณภาพที่องค์กรสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับผลิตภัณฑ์และบริการทุกประเภท โดยไม่คำนึงถึงขนาดหรือประเภทขององค์กร

ความสำคัญของ ISO 9001 เป็นอย่างไร?

ด้วยใบรับรองมากกว่าหนึ่งล้านใบที่ออกให้กับองค์กรต่าง ๆ ใน ​​189 ประเทศทั่วโลก ISO 9001 จึงขึ้นแท่นเป็นมาตรฐานภายในกลุ่ม ISO 9000 ด้านการจัดการคุณภาพที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในโลก ด้วยการกำหนดขอบเขตด้านการจัดการคุณภาพเอาไว้ 7 ประการ โดยมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

สำหรับอุตสาหกรรมการบินและอวกาศ จะได้รับการปรับปรุงจากมาตรฐาน ISO 9001 ให้เป็นมาตรฐาน AS 9100 ซึ่งมุ่งเน้นในด้านความปลอดภัย ความน่าเชื่อถือ และการปฏิบัติตามกฎระเบียบของผลิตภัณฑ์ โดยมาตรฐาน AS 9100 ถือเป็นเครื่องหมายที่แสดงถึงความน่าเชื่อถือ ที่ได้รับการยอมรับจากผู้ผลิตชิ้นส่วนและอุปกรณ์การบินและอวกาศทั่วโลก

ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9001

  1. ขอบเขต (Scope) กำหนดขอบเขตของระบบการจัดการคุณภาพที่องค์กรจะนำมาประยุกต์ใช้
  2. ข้อมูลอ้างอิง (Normative references) ระบุข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้องที่องค์กรจำเป็นต้องนำไปใช้
  3. ข้อกำหนดและคำจำกัดความ (Terms and definitions) กำหนดข้อกำหนดและคำจำกัดความที่จำเป็นสำหรับความเข้าใจมาตรฐาน
  4. ระบบการจัดการคุณภาพ (Quality management system) กำหนดข้อกำหนดสำหรับระบบการจัดการคุณภาพที่องค์กรต้องปฏิบัติตาม
  5. ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร (Management responsibility) กำหนดความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารในการจัดให้มีระบบการจัดการคุณภาพ
  6. การจัดการทรัพยากร (Resource management) กำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดการทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดการคุณภาพ
  7. การจัดทำผลิตภัณฑ์ (Product realization) กำหนดข้อกำหนดสำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำผลิตภัณฑ์หรือบริการ
  8. การวัด การวิเคราะห์ และการปรับปรุง (Measurement, analysis, and improvement) กำหนดข้อกำหนดสำหรับกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของระบบการจัดการคุณภาพ
  9. การทบทวนโดยฝ่ายบริหาร (Management review) กำหนดข้อกำหนดสำหรับกระบวนการทบทวนระบบการจัดการคุณภาพโดยฝ่ายบริหาร
  10. การปรับปรุง (Improvement) กำหนดข้อกำหนดสำหรับกระบวนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องของระบบการจัดการคุณภาพ

ประโยชน์ที่ได้จากการรับรอง ISO 9001 มีอะไรบ้าง?

  • ความเชื่อมั่นของลูกค้า: มาตรฐานนี้เป็นเครื่องการันตีถึงกระบวนการควบคุมคุณภาพที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งนำไปสู่ความไว้วางใจและความพึงพอใจของลูกค้าที่เพิ่มขึ้น
  • การแก้ไขข้อร้องเรียนที่มีประสิทธิผล: ISO 9001 เสนอแนวทางในการแก้ไขข้อร้องเรียนของลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีส่วนช่วยในการแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงทีและน่าพึงพอใจ
  • การปรับปรุงกระบวนการ: มาตรฐานนี้ช่วยระบุและกำจัดความไร้ประสิทธิภาพ ลดของเสีย ปรับปรุงการดำเนินงาน และส่งเสริมการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลรอบด้าน ส่งผลให้ช่วยประหยัดต้นทุนและมอบผลลัพธ์ของกระบวนการต่าง ๆ ในธุรกิจที่ดียิ่งขึ้น
  • การเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง: การตรวจสอบและการทบทวนเป็นประจำซึ่งสนับสนุนโดย ISO 9001 ช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถปรับแต่งระบบการจัดการคุณภาพได้อย่างต่อเนื่อง พร้อมช่วยรักษาความสามารถในการแข่งขัน และบรรลุความสำเร็จได้ในระยะยาว

ทำไมการจัดเก็บเอกสารในระบบ ISO 9001 ถึงมีความสำคัญ?

เพราะการจัดเก็บเอกสารตามระบบ ISO 9001 จะส่งผลดีต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการจัดการคุณภาพขององค์กร โดยเอกสารในระบบ ISO 9001 จะครอบคลุมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการภายในองค์กร เช่น เอกสารการออกแบบ เอกสารกระบวนการผลิต เอกสารบันทึกคุณภาพ เอกสารตรวจสอบเครื่องมือวัด รวมไปถึงเอกสารการฝึกอบรมพนักงาน ซึ่งเอกสารเหล่านี้ล้วนนี้มีความสำคัญต่อการปรับปรุงคุณภาพการดำเนินงานขององค์กร ไม่ว่าจะในด้านปฏิบัติงาน, คุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ ตลอดจนการใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบ ติดตามระบบการจัดการคุณภาพ เป็นต้น

อายุการจัดเก็บเอกสารโรงงานตามข้อกำหนด ISO9001

ซึ่งตามข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9001:2015 ข้อ 7.5 กำหนดให้องค์กรต้องจัดเก็บเอกสารอย่างเหมาะสม โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น ประเภทของเอกสาร ระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสาร และความเป็นไปได้ในการเข้าถึงเอกสารในอนาคต

ด้วยเหตุนี้ การจัดทำเอกสารนโยบายการจัดเก็บเอกสาร จึงเป็นเสมือนข้อปฏิบัติที่ทำให้องค์กรต้องจัดทำขึ้นเพื่อระบุประเภท อายุการเก็บเอกสาร และวิธีการจัดเก็บตามข้อกำหนด โดยนโยบายดังกล่าวควรได้รับการทบทวนเป็นประจำ เพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและข้อกำหนดของกฎหมายหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ

สรุปอายุการจัดเก็บเอกสารภายในโรงงาน ตามข้อกำหนด ISO 9001:2015

เพื่อให้สามารถจัดเก็บเอกสารได้อย่างมีคุณภาพตามข้อกำหนดของ ISO 9001:2015 สิ่งที่จำเป็นต้องรู้มากที่สุดก็คือ “อายุของเอกสาร” เพื่อให้สามารถจัดแจงระบบการเก็บรักษาเอกสารได้อย่างเหมาะสม โดยรายละเอียดของอายุเอกสารที่จัดเก็บ มีดังนี้ 

  • เอกสารนโยบายและข้อกำหนด ควรจัดเก็บไว้ตลอดอายุขององค์กร เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน
  • เอกสารกระบวนการ ควรจัดเก็บไว้อย่างน้อย 3 ปี หรือตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือข้อบังคับ
  • เอกสารบันทึก ควรจัดเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี หรือตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือข้อบังคับ
  • เอกสารอื่น ๆ ควรพิจารณาความจำเป็นและความสำคัญในการเรียกใช้เพื่อกำหนดอายุในการจัดเก็บ

จะเห็นได้ว่า มาตรฐาน ISO 9001 นอกจากจะช่วยผลักดันให้ธุรกิจพัฒนาคุณภาพได้อย่างต่อเนื่องแล้ว ยังส่งผลดีต่อองค์กรในหลาย ๆ ด้าน แต่หากผู้ประกอบการท่านใด ที่ยังไม่รู้ว่าควรใช้โซลูชันอะไรดีในการเริ่มต้นสู่มาตรฐานนี้ ให้ Wolf ช่วยดูแล เพราะเรามีเครื่องมือช่วยจัดการเอกสารในระบบ ISO ได้อย่างอัจฉริยะ ที่พร้อมช่วยสนับสนุนการดำเนินงานด้านเอกสารขององค์กรให้เกิดความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ สอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ marketing@techconsbiz.com หรือ 02-634-4409

ข้อมูลอ้างอิง :

  1. ข้อกําหนดระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001:2015. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2566 จาก https://library.sut.ac.th/isoclrem/wp-content/uploads/2021/02/%E0%B8%82%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%B3%E0%B8%AB%E0%B8%99%E0%B8%94-9001-2015.pdf 
  2. มาตรฐานระบบบริหารงานคุณภาพ (ISO 9001). สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤศจิกายน 2566 จาก https://www.masci.or.th/service/cert-iso9001/ 

ติดต่อ WOLF ผู้เชี่ยวชาญระบบจัดการเอกสารระดับองค์กรมาตรฐาน ISO

เพิ่มประสิทธิภาพในการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรของคุณ​ ด้วยระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless จากประสบการณ์ออกแบบระบบมากกว่า 200 องค์กรเราพร้อมช่วยคุณเปลี่ยนแปลง ติดต่อเบอร์ 02-634-4409 หรือคลิกข้างล่างเพื่อติดต่อเรา

Related