เพราะธุรกิจยุคใหม่ต้องพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงในทุก ๆ ด้าน เพื่อให้เกิดการพัฒนาอยู่เสมอ เช่นเดียวกับการออกใบกำกับภาษีที่ควรปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบออนไลน์ เพราะนอกจากจะช่วยให้เกิดความรวดเร็วในการทำงานแล้ว ยังจะส่งเสริมให้งานด้านเอกสารไปอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่ง่ายต่อการค้นหาและจัดส่ง ซึ่งสอดคล้องกับการทำงานยุคใหม่ ที่ต้องการความคล่องตัวสูงสุดในการทำงาน
แต่ผู้ประกอบการหลาย ๆ คนอาจสงสัยว่า e-Tax Invoice คืออะไร มีกี่ประเภท และมีความสำคัญอย่างไรกับการทำธุรกิจยุคใหม่ รวมถึงการออกใบกำกับภาษีแบบออนไลน์ จะสามารถนำไปต่อยอดให้กับธุรกิจได้จริงหรือไม่ บทความนี้พร้อมตอบให้ครบทุกข้อ
รู้จักใบกำกับภาษีออนไลน์ (e-Tax Invoice) คืออะไร ?
ใบกำกับภาษีออนไลน์ (e-Tax Invoice) คือใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกออกแบบใหม่โดยกรมสรรพากร เพื่อมุ่งพัฒนาและนำมาใช้ทดแทนการออกใบกำกับภาษีแบบดั้งเดิม พร้อมช่วยลดการใช้กระดาษ และโอกาสเสี่ยงที่เอกสารจะชำรุดหรือสูญหาย
สำหรับรายละเอียดข้อมูลของใบกำกับภาษี ในแบบออนไลน์ ยังรองรับการจัดเก็บเอกสารในระบบดิจิทัลได้แบบ 100% ซึ่งเป็นข้อดีสำหรับเจ้าของธุรกิจ หรือผู้ให้บริการ รวมถึงกิจการร้านค้า เพราะจะสามารถออกแบบใบกำกับภาษีได้อย่างสะดวกสบาย ทั้งยังสามารถส่งต้นฉบับให้แก่คู่ค้าที่ทำการซื้อ-ขายได้ด้วยตัวเองผ่านทาง E-mail หรือ Website รวมถึงยังง่ายต่อการจัดส่งข้อมูลด้านภาษีให้กับกรมสรรพากร ไม่ต้องจัดเตรียมเอกสารให้ยุ่งยากอย่างที่เคยเป็นมา
ประเภทของใบกำกับภาษีออนไลน์
ในปัจจุบันใบกำกับภาษีออนไลน์จะมีอยู่ด้วยกันทั้งหมด 2 แบบ โดยมีลักษณะการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป สามารถอธิบายให้เข้าใจได้ง่าย ๆ ดังนี้
- รูปแบบที่ 1: e-Tax Invoice & Receipt
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับเจ้าของธุรกิจและกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat 7%) ในรูปแบบไม่จำกัดรายได้ โดยจะต้องจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ .xml เพื่อใช้ในการส่งข้อมูลให้กับกรมสรรพากร แต่ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ไฟล์นามสกุลจริง ๆ จะต้องมีการลงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เพื่อส่งมอบทุก ๆ ครั้ง
- รูปแบบที่ 2: e-Tax Invoice by Email
ใบกำกับภาษีออนไลน์ในรูปแบบอีเมล เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจหรือกิจการขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี และมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (Vat 7%) โดยในรูปแบบนี้จะต้องจัดทำเฉพาะใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ไฟล์ PDF/A-3 เท่านั้น พร้อมนำส่งอีเมลและจัดทำสำเนา (CC) ไปที่ csemail@etax.teda.th เพื่อให้ระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากนั้นระบบ e-Tax Invoice by Email จะส่งอีเมลที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังอีเมลของลูกค้าและเจ้าของธุรกิจ เพื่อจัดเก็บเป็นหลักฐาน พร้อมช่วยนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาไปยื่นด้วยตนเอง
รายละเอียดของใบกำกับภาษีออนไลน์
- ต้องเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ประเภท .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx และ .xml
- ภายในต้องมี 1 ไฟล์ในขนาดที่ไม่เกิน 3 MB
- ต้องเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นรูปแบบเอกสาร ไม่ใช่กระดาษหรือภาพถ่าย หรือการแปลงไฟล์
- ต้องมีการลงลายเซ็น e-Signature หรือประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email เพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย และสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานสำคัญได้
บทบาทของการใช้ลายเซ็น e-Signature กับใบกำกับภาษีออนไลน์
E-Signature หรือ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้ในการลงลายมือชื่อบนเอกสารในรูปแบบออนไลน์ เพื่อทดแทนการลงลายมือชื่อด้วยปากกา และถูกรับรองตามกระบวนการกฎหมาย มาตรา 26 ซึ่งถูกกำหนดให้ใช้ในการเซ็นกำกับลงบนเอกสารดิจิทัล โดยใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นหนึ่งในเอกสารที่ถูกกำหนดให้ต้องลงนาม โดยมีบทบาทสำคัญ ดังนี้
- เพิ่มความสะดวกและรวดเร็วในการออกใบกำกับภาษีออนไลน์
ช่วยให้สามารถออกไปใบกำกับภาษีได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องพิมพ์ลงบนกระดาษ ช่วยลดขั้นตอนการเซ็นชื่อหรือลงตราประทับด้วยตนเอง จึงทำให้สามารถนำส่งใบกำกับภาษีให้แก่ลูกค้าและกรมสรรพากรได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
- พิสูจน์ตัวตนของผู้มีส่วนรับผิดชอบในเอกสาร
เพราะตามข้อกำหนดจะต้องมีการลงลายเซ็น e-Signature เอาไว้ในเอกสารดิจิทัล เพื่อใช้สำหรับยืนยันตัวตนผู้ลงนาม ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร และบ่งบอกถึงผู้ที่มีส่วนรับผิดชอบ หากเกิดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษีดังกล่าว
- รักษาความลับของข้อมูล
ในปัจจุบันลายเซ็น e-Signature มีการทำระบบเข้ารหัสข้อมูล จึงสามารถนำไปใช้เป็นหนึ่งในขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยของเอกสารได้ ทั้งยังช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลจากบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ออกใบกำกับภาษีออนไลน์ได้อย่างสะดวก และรับรองความปลอดภัยตามวิธีที่กรมสรรพากรกำหนด ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ที่รองรับ e-Signature จาก Wolf และนี่คือโซลูชันที่ตอบโจทย์การใช้งานในยุคดิจิทัล ด้วยโปรแกรมที่รองรับด้านการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้คุณอนุมัติเอกสารด้วยลายเซ็น e-Signature ได้ทุกที่ทุกเวลา สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ info@techconsbiz.com หรือ 02-634-4409
ข้อมูลอ้างอิง :
- e-Tax Invoice & e-Receipt. สืบค้นเมื่อวันที่ 1 เมษายน 2567 จาก https://www.rd.go.th/
