‘E-Document’ คืออะไร? สำคัญอย่างไรกับองค์กรทางธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการทำงานขององค์กรในยุคก่อน ปัญหาส่วนใหญ่ที่พบก็คือการพึ่งเอกสารมากเกินไป นอกจากกองอยู่ในตู้เอกสารทั่วออฟฟิศแล้ว กว่าจะรอเซ็นอนุมัติได้ครบทุกคนก็ใช้เวลานานเป็นวัน แถมยังเสี่ยงต่อการสูญหายหรือหาไม่เจออีกด้วย แต่เมื่อโลกปัจจุบันถูกขับเคลื่อนไปด้วยระบบออนไลน์ที่ต้องการความเร็วในระดับวินาที หลาย ๆ บริษัทจึงหันมาใช้ E Document มากขึ้น ว่าแต่ E Document หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร แล้วองค์กรของคุณควรเปลี่ยนมาใช้เต็มรูปแบบได้แล้วหรือยัง วันนี้เราจะมาเล่าให้ฟัง

E Document คืออะไร?

E Document คือ ข้อมูลหรือเอกสารทุกประเภทที่ถูกสร้าง ส่ง รับ และจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลผ่านคอมพิวเตอร์ หรือระบบคลาวด์ แทนการพิมพ์ใส่กระดาษแบบเดิม หน้าที่หลักของ E Document คือการช่วยให้องค์กรทำงานไวขึ้น โดยตัดขั้นตอนการเดินส่งเอกสาร ลดความเสี่ยงไฟล์หาย และช่วยให้ผู้ใช้งานค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้ภายในไม่กี่วินาที

นอกจากนี้ E Document ถือเป็นเอกสารที่มีผลทางกฎหมายอย่างถูกต้องตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์อีกด้วย หากลงลายเซ็นดิจิทัลที่ยืนยันตัวตนของผู้เซ็นชัดเจน ก็นำไปใช้เป็นหลักฐานอ้างอิง อนุมัติงาน หรือทำสัญญาทางธุรกิจได้โดยไม่ต้องเซ็นบนกระดาษจริงเลย

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีอะไรบ้าง?

หากพูดถึงประเภทของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในองค์กรแล้ว ยังคงแบ่งตามลำดับชั้นเหมือนเอกสารกระดาษทั่วไปทุกประการ เพียงแค่ย้ายรูปแบบจากกระดาษมาอยู่ในไฟล์ดิจิทัล สำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในองค์กรมีดังนี้

1. เอกสารบริหารและนโยบาย

เป็นเอกสารระดับสูงที่ใช้วางทิศทางและควบคุมการดำเนินงานของทั้งบริษัท เช่น นโยบายองค์กร ข้อบังคับการทำงาน ประกาศจากฝ่ายบริหาร หรือนโยบายความปลอดภัยข้อมูล ซึ่งอยู่ในรูปแบบไฟล์ PDF ที่อนุมัติผ่านระบบออนไลน์ เพื่อให้กระจายข้อมูลถึงพนักงานทุกคนได้อย่างรวดเร็ว ตรวจสอบได้ว่าใครเปิดอ่านแล้วบ้าง และป้องกันไม่ให้แก้ไขเนื้อหาโดยไม่ได้รับอนุญาต

2. เอกสารกระบวนการและคู่มือการทำงาน

เป็นเอกสารกำหนดมาตรฐานการทำงานของแต่ละแผนกให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เช่น ขั้นตอนการปฏิบัติงาน คู่มือการใช้งานเครื่องจักร ระเบียบการปฏิบัติงาน หรือแนวทางแก้ปัญหาหน้างาน ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการใช้คู่มือฉบับเก่าที่ยกเลิกไปแล้วและลดระยะเวลาในการฝึกอบรมพนักงานใหม่

3. เอกสารธุรกรรมและแบบฟอร์มการทำงาน

เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นจากการทำงานประจำวันขององค์กร ใช้บันทึกและยืนยันการทำธุรกรรมหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจริง เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเบิกวัสดุ แบบฟอร์มขออนุมัติ หรือแบบฟอร์มขอลา เอกสารประเภทนี้แตกต่างจากเอกสารเชิงนโยบายตรงที่มีจำนวนมากและเกิดขึ้นซ้ำ ๆ ทุกวัน จึงต้องมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร เพื่อให้พนักงานทุกแผนกกรอกข้อมูลและส่งต่อกันได้ถูกต้องตรงกัน ลดความผิดพลาดจากการตีความเอกสารที่ไม่เป็นแบบแผน และช่วยให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายหากต้องอ้างอิงธุรกรรมที่เกิดขึ้นในอดีต

4. บันทึกและหลักฐานการทำงาน

เป็นเอกสารที่เกิดขึ้นหลังจากการปฏิบัติงานจริง เพื่อใช้ยืนยันว่ากิจกรรมหรือกระบวนการนั้นเกิดขึ้นตามที่กำหนดไว้จริง เช่น รายงานการประชุม บันทึกการตรวจสอบคุณภาพ หรือรายงานผลการฝึกอบรม แม้จะไม่ได้มีไว้เพื่อขออนุมัติหรือดำเนินการต่อ แต่จำเป็นต้องเก็บไว้เพื่อใช้อ้างอิงหากเกิดข้อพิพาท ตรวจสอบความรับผิดชอบ หรือใช้ประกอบการตรวจประเมินจากหน่วยงานภายนอก

ข้อดีของการเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีอะไรบ้าง?

การเปลี่ยนมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้เพียงแค่ช่วยลดต้นทุนจากการใช้กระดาษ แต่เป็นการปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งองค์กรให้มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และปลอดภัยมากยิ่งขึ้น สำหรับข้อดีที่องค์กรจะได้มีดังนี้

• เพิ่มความเร็วในการอนุมัติเอกสาร: เมื่อผู้มีสิทธิ์อนุมัติสามารถกดอนุมัติผ่านระบบจากที่ไหนก็ได้ พนักงานก็ไม่ต้องเสียเวลารอ ช่วยให้งานเดินหน้าต่อไวขึ้น
• ลดต้นทุนและเพิ่มพื้นที่ใช้งาน: จากแต่ก่อนที่ต้องมีตู้เอกสารเต็มออฟฟิศ แต่เมื่อแปลงเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์แล้วย้ายไปอยู่บนระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทน ก็จะช่วยเพิ่มพื้นที่ในออฟฟิศไว้ทำอย่างอื่นได้มากขึ้น แถมยังประหยัดต้นทุนทั้งค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าจัดส่งเอกสารทุกเดือนอีกด้วย
• ค้นหาง่าย เข้าถึงข้อมูลได้ทันที: การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ทุกคนนำข้อมูลที่ต้องการมาใช้งานได้ทันที เพียงแค่พิมพ์คำค้นหาที่เกี่ยวข้อง ไม่ต้องเดินหาตามแฟ้มที่ไม่รู้ว่าจะอยู่ที่เดิมไหม หรือมีใครหยิบไปใช้อยู่หรือไม่
• ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้แบบเบ็ดเสร็จ: แอดมินหรือหัวหน้างานสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้เลยว่า จะให้ใครเปิดอ่าน ใครแก้ไขไฟล์ และใครบ้างที่ห้ามเข้าถึง รวมถึงมีระบบบันทึกประวัติทุกครั้งที่มีคนเปิดดูไฟล์ จึงหมดกังวลเรื่องเอกสารสำคัญรั่วไหล สูญหาย หรือถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ยืนยันตัวตนถูกต้องตามกฎหมายและพร้อมรับการตรวจสอบ: ฝ่ายบริหารและทีมทำงานสามารถลงนามอนุมัติเอกสารผ่านลายมือชื่อดิจิทัลที่มีผลบังคับใช้ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้ผู้ตรวจสอบตรวจเช็กประวัติย้อนหลังได้ทันที ทำให้ทีมกฎหมายนำเอกสารไปใช้อ้างอิงเป็นหลักฐานได้โดยไม่ต้องพึ่งกระดาษจริง
• ใช้งานได้ทุกอุปกรณ์ ทุกแพลตฟอร์ม: ไม่ว่าจะเปิดผ่านคอมพิวเตอร์ระบบ Windows หรือ MacOS เบราว์เซอร์อย่าง Chrome, Safari, Firefox รวมถึงในมือถือทั้ง iOS และ Android ก็สามารถเข้าถึงเอกสารเดียวกันได้ทันที พนักงานทำงานต่อได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนหรือใช้อุปกรณ์แบบใดก็ตาม
• จัดการเอกสารได้ครบวงจรในที่เดียว: ระบบจัดการเอกสารแบบนี้ช่วยจัดการเอกสารได้หลายอย่าง ทั้งจากจำแนกหมวดหมู่ แก้ไข ลบ เพิ่มไฟล์ใหม่ ส่งต่อ หรือคัดลอกเอกสาร ทุกอย่างทำได้จบในระบบเดียว ไม่ต้องสลับไปมาระหว่างหลาย ๆ โปรแกรมเหมือนตอนจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ

รวม 5 สัญญาณเตือนว่าบริษัทคุณต้องใช้ E Document ได้แล้ว

หากกระบวนการทำงานในบริษัทของคุณเริ่มเกิดอาการเหล่านี้ นี่คือสัญญาณเตือนว่าระบบเอกสารกระดาษแบบเดิมกำลังสร้างปัญหาให้องค์กรโดยไม่รู้ตัว

• อนุมัติงานล่าช้า: พอผู้มีอำนาจลงนามไม่อยู่ที่บริษัท ติดภารกิจข้างนอก หรือมีเอกสารค้างอยู่ในกองแฟ้มเป็นเวลานาน ก็ทำให้งานของพนักงานคนอื่นหยุดชะงักทันที
• พนักงานเสียเวลาทั้งวันไปกับการค้นหาเอกสาร: เมื่อถึงเวลาที่ต้องค้นหาเอกสารประเภทบันทึกและหลักฐานการทำงาน ซึ่งเป็นเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้บ่อย ๆ ก็อาจใช้เวลาค้นหานานผิดปกติ เพราะบางทีเอกสารอาจถูกจัดเก็บผิดหมวดหมู่
• ตู้จัดเก็บเอกสารเต็มออฟฟิศ: พอเอกสารเพิ่มขึ้นมาใหม่ทุกวัน กลายเป็นว่าต้องซื้อตู้เก็บแฟ้มเอกสารเพิ่มจนเต็มออฟฟิศ ทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับพื้นที่ที่ไม่ได้สร้างรายได้เพิ่ม
• สิ้นเปลืองไปกับค่าใช้จ่ายไม่จำเป็น: ทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร รวมถึงค่าจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์หรือแมสเซนเจอร์ที่สูงขึ้นทุกเดือน
• เอกสารสูญหายหรือข้อมูลรั่วไหล: พอเอกสารสำคัญไม่มีระบบควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง ใคร ๆ ก็สามารถเปิดดูหรือหยิบไปได้ นอกจากจะสูญหายง่ายขึ้นแล้ว ยังเสี่ยงฉีกขาดจากอุบัติเหตุ หรือถูกแก้ไขโดยที่ไม่มีใครรู้เลย

หากองค์กรของคุณกำลังเผชิญกับสัญญาณเตือนเหล่านี้ อย่าชะล่าใจเด็ดขาด เพราะถ้ายิ่งปล่อยไว้ โอกาสเติบโตทางธุรกิจก็ยิ่งลดลง การเปลี่ยนมาใช้ E-Document ตั้งแต่วันนี้ จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการลดต้นทุน แต่เป็นการรีเซ็ตกระบวนการทำงานทั้งระบบให้รวดเร็วและปลอดภัยขึ้น เพื่อให้องค์กรขับเคลื่อนต่อได้โดยไม่เสียเวลาไปกับขั้นตอนที่ไม่จำเป็น

จัดการทุกความยุ่งยากในงานเอกสารด้วย Wolf Platform ระบบจัดการและอนุมัติเอกสารออนไลน์บน Cloud Technology ที่จะเปลี่ยนออฟฟิศคุณให้พร้อมเข้าสู่ยุค Paperless เต็มรูปแบบ รองรับการลงลายเซ็น e-Signature หรือการเซ็นเอกสารออนไลน์ถูกต้องตามกฎหมาย อนุมัติงานแบบเรียลไทม์ผ่านทุกอุปกรณ์ จุดเด่นคือเป็นระบบ Ready to Use ที่ใช้งานง่ายแม้ไม่มีทักษะไอที คุณสามารถออกแบบฟอร์ม กำหนดเงื่อนไข Workflow ได้ไม่จำกัดด้วยตัวเอง พร้อมระบบสรุปรายงานครบจบในหน้าเดียว ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารเป็นระเบียบ ค้นหาง่าย และยกระดับประสิทธิภาพองค์กรได้ทันที

ปรึกษาเราวันนี้ เพื่อให้องค์กรของคุณมีระบบบริหารงาน Digital Workflow ที่ตอบโจทย์องค์กรในระยะยาว