เทียบข้อดี-ข้อเสีย ของระบบ DMS กับการจัดการเอกสารแบบเดิม

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวันของเรามากขึ้นทุกวัน อะไรที่เคยเป็นเรื่องยาก ก็ดูจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาทันตา โดยเฉพาะในโลกของการทำงานที่เทคโนโลยีถูกพัฒนาอย่างไม่หยุดนิ่งเพื่ออำนวยความสะดวกในทุกมิติ ทำให้เกิดความราบรื่น อีกทั้งยังสามารถช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

ซึ่งเทคโนโลยีที่กำลังพูดถึงอยู่นี้ คงจะต้องรวมระบบจัดการเอกสารเอาไว้ด้วย เพราะแทบทุกองค์กรจะต้องเผชิญกับการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษจำนวนมาก ทำให้ต้องใช้เวลานานในการจัดเก็บและแยกหมวดหมู่ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารบัญชี เอกสารข้อมูลพนักงาน เอกสารเกี่ยวกับลูกค้า และเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งปัจจุบัน ได้มีนวัตกรรม “ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์” เข้ามาช่วยจัดการให้เกิดความราบรื่นมากขึ้น ซึ่งองค์กรชั้นนำหลายแห่งในประเทศไทยได้เริ่มหันมาใช้ระบบนี้แทนที่การจัดการเอกสารในรูปแบบดั้งเดิมมากขึ้น แต่สำหรับองค์กรหรือผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการนำระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้าไปปรับใช้ แต่ยังขาดข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ เรามีข้อมูลที่ควรรู้มาเปรียบเทียบให้รู้กันที่นี่ 

“การจัดการเอกสารแบบเดิม” เป็นรูปธรรม แต่มีข้อควรระวังเพียบ

การจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมขององค์กรเกือบทุกแห่งนั้น จะอยู่ในรูปแบบของการใช้กระดาษ ซึ่งหากมองแบบผิวเผินแล้ว หลาย ๆ คนอาจเข้าใจว่าวิธีนี้ง่ายต่อการหยิบใช้หากต้องการนำเสนอให้กับผู้บริหารหรือนำไปทำสำเนาต่อ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การจัดเอกสารรูปแบบนี้มีข้อควรระวังอีกหลายประการ โดยเราสามารถสรุปได้ดังนี้

จัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ใช้พื้นที่จัดเก็บค่อนข้างมาก

เมื่อเอกสารทั้งหมดขององค์กรอยู่ในรูปแบบกระดาษ จำเป็นต้องมีพื้นที่จัดเก็บให้เพียงพอต่อเอกสารที่ใช้งานในแต่ละปี ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องมีตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ กินพื้นที่ภายในสำนักงานไปค่อนข้างมาก ถือเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่โดยใช่เหตุ และยากต่อการขนย้าย

เอกสารเสี่ยงต่อการสูญหายหรือชำรุด

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ากระดาษเป็นวัสดุที่ค่อนข้างเปราะบาง การจัดเก็บจึงต้องทำอย่างถูกวิธี เพื่อป้องกันเอกสารเกิดการชำรุด ที่อาจมีสาเหตุมาจากความร้อน ความชื้น ปลวก และปัจจัยอื่น ๆ รวมทั้งหากจัดเก็บไม่เรียบร้อย เอกสารอาจสูญหาย หากไม่ได้ทำการสำรองไฟล์ไว้ อาจส่งผลต่อการทำธุรกิจได้

ใช้เวลานานในการจัดเก็บและแยกประเภทเอกสาร

อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าแต่ละปี องค์กรมีเอกสารที่ต้องใช้จำนวนมาก กว่าจะแยกประเภทและจัดเก็บได้อย่างเสร็จสมบูรณ์เพื่อให้ง่ายต่อการหยิบใช้จึงต้องใช้เวลานาน และต้องทำโดยคนที่มีความเชี่ยวชาญ เพื่อป้องกันความผิดพลาดและเอกสารเสียหาย 

ขาดความปลอดภัย บุคคลอื่นเข้าถึงเอกสารได้ง่าย

การจัดการเอกสารแบบเดิมอาจเสี่ยงต่อปัญหาข้อมูลรั่วไหล เพราะบุคคลอื่นสามารถเข้าถึงเอกสารได้ง่าย แค่เปิดตู้หรือเปิดแฟ้มก็สามารถนำเอกสารสำคัญไปทำสำเนาได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งการใช้วิธีเดิม ๆ ในยุคดิจิทัลยังทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรขาดความทันสมัยและขาดความน่าเชื่อถืออีกด้วย

การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบ DMS คืออะไร? ทำไมคนทำงานยุคใหม่ต้องรู้จัก

ระบบ DMS ย่อมาจาก Document Management System คือเทคโนโลยีระบบจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กรได้อย่างครบวงจรผ่านระบบดิจิทัล ตอบโจทย์ทั้งการจัดเก็บ การจัดการ และการติดตามงานเอกสาร โดยมีจุดเด่นในการใช้งาน ดังนี้

เปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ จัดการง่ายทุกที่ ทุกเวลา

ระบบ DMS จะช่วยเปลี่ยนเอกสารที่กองเต็มตู้ให้มาอยู่ในรูปแบบของไฟล์เอกสาร และสามารถเปิดใช้งานได้สะดวกผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือโทรศัพท์มือถือ ทำให้คุณสามารถบริหารจัดการเอกสารขององค์กรได้ทุกที่ ทุกเวลา หรือจะส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องคนอื่นก็ทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาให้แมสเซนเจอร์วิ่งไปวิ่งมาเหมือนการจัดการเอกสารแบบเดิม

จัดหมวดหมู่ด้วยระบบอัตโนมัติ ง่ายต่อการค้นหา

การใช้ระบบ DMS จะช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงไฟล์ได้แบบอัตโนมัติตามที่ตั้งค่าไว้ ง่ายต่อการจัดเก็บ การค้นหา และการนำมาใช้งานต่อ ไม่ต้องเสียเวลาค้นแฟ้มปึกใหญ่ก็ได้เอกสารที่ต้องการภายในไม่กี่คลิก

อัปเดตข้อมูลได้แบบ Real time

ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลเอกสารได้แบบ Real time ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะได้รับรู้การเปลี่ยนแปลงพร้อมกัน รับรองว่าไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวในระบบ

ประหยัดค่าใช้จ่ายและพื้นที่ในการจัดเก็บ

การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ ยังจะทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพรินต์เอกสารออกมาเป็นแผ่น รวมถึงช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อตู้เก็บเอกสาร ค่าแฟ้ม และค่าใช้จ่ายจิปาถะอื่น ๆ นอกจากนี้ยังจะช่วยประหยัดพื้นที่ เพราะไฟล์เอกสารจะอยู่บนระบบ Cloud รวมทั้งช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม ลดการสิ้นเปลืองของกระดาษอีกด้วย

เพิ่มความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

ข้อสุดท้าย ถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับทุกองค์กร นั่นก็คือการเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ เพราะระบบ DMS สามารถจำกัดผู้เข้าถึงเอกสารได้ ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ลูกค้าและหุ้นส่วนว่าจะไม่มีใครเห็นเอกสารสำคัญหรือเอกสารที่เป็นความลับได้อย่างแน่นอน

สรุประหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม VS ระบบจัดการเอกสาร DMS ต่างกันแค่ไหน?

ฟีเจอร์สำคัญของ “ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์” ที่องค์กรยุคใหม่ขาดไม่ได้

การเลือกใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่การย้ายไฟล์กระดาษมาไว้บนคอมพิวเตอร์ แต่ต้องช่วยเพิ่มความคุ้มค่า ความปลอดภัย และยกระดับการจัดการเอกสารในองค์กรให้ทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยฟีเจอร์หลักที่องค์กรควรพิจารณา มีดังนี้

• ระบบค้นหาเอกสารอัจฉริยะ (Smart Search): สามารถค้นหาเอกสารได้รวดเร็วทั้งจากชื่อไฟล์ คำค้นหา (Keywords) หรือดึงข้อมูลจากเนื้อหาภายในเอกสารด้วยระบบ OCR

• การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงตามโครงสร้างองค์กร (Access Control): เพิ่มความปลอดภัยให้กับระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยสามารถจำกัดสิทธิ์การดู แก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสารตามตำแหน่งงานได้อย่างละเอียด

• ระบบบันทึกประวัติและเวอร์ชันเอกสาร (Version Control & Audit Trail): ตรวจสอบได้แม่นยำว่าใครเป็นผู้เข้าถึงหรือแก้ไขเอกสารเมื่อใด ช่วยป้องกันการแก้ไขข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

• การเชื่อมต่อกับระบบอนุมัติออนไลน์ (Workflow Integration): รองรับการส่งอนุมัติเอกสารและลงลายมือชื่อดิจิทัลได้ทันที ลดขั้นตอนการตามงานเอกสารในองค์กรให้สั้นลง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเปลี่ยนสู่ระบบจัดการเอกสารออนไลน์

1. ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงควรเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์?

การปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ (DMS) ช่วยแก้ปัญหาเอกสารกระดาษสูญหาย ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร และยกระดับการจัดการเอกสารในองค์กรให้มีความเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้น ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ยังรองรับการทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) ช่วยให้ทีมงานสามารถเข้าถึง อนุมัติ และจัดการเอกสารสำคัญได้จากทุกที่ทุกเวลาอย่างปลอดภัยผ่านระบบคลาวด์

2. ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปลอดภัยและถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่?

ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยุคใหม่มาพร้อมมาตรการความปลอดภัยระดับสูง เช่น การกำหนดสิทธิ์เข้าถึงตามตำแหน่งงาน การบันทึกประวัติการแก้ไข (Audit Trail) และการเข้ารหัสข้อมูล ยิ่งไปกว่านั้น การจัดเก็บและเซ็นเอกสารผ่านระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ยังรองรับ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้เอกสารอนุมัติทุกฉบับมีผลบังคับใช้ตามกฎหมายอย่างถูกต้องและตรวจสอบได้จริง

รู้กันไปแล้วว่า DMS คืออะไร และมีความแตกต่างจากการจัดการเอกสารแบบเดิมอย่างไร หากสนใจเป็นองค์กรไร้กระดาษที่ทำงานได้อย่างราบรื่น ซอปต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์อย่าง WOLF APPROVE คือหนึ่งในคำตอบ ทั้งใช้งานง่ายและอยู่บนระบบ Cloud จึงสามารถจัดการและออกแบบ Workflow ได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่มีระบบจัดการเอกสาร ทุกคนในองค์กรก็ตรวจสอบและใช้งานเอกสารได้จากทุกที่ ทุกเวลา สามารถขอรับคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่ โทร. 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz