วิธีใช้ระบบ E-Signature ให้ปลอดภัย ใช้งานง่าย น่าเชื่อถือ

22 มีนาคม 2023
E-Signature คืออะไร? น่าเชื่อถือหรือไม่?

ปัจจุบันนี้ การทำธุรกรรมหรือออกเอกสารต่าง ๆ เริ่มมีการปรับเปลี่ยนมาเป็นรูปแบบ ‘ออนไลน์’ กันมากขึ้น รวมไปถึงการเซ็นอนุมัติเอกสารด้วยเช่นกัน แต่หลาย ๆ คนอาจสงสัยว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ใช้ยังไง? รวมถึงการเซ็นเอกสารออนไลน์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้น จะถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่? และมีความน่าเชื่อถือเหมือนกับการเซ็นเอกสารแบบทั่วไปหรือเปล่า? ในบทความนี้เรามีคำตอบมาฝากกัน!

รู้จัก E-Signature หรือการเซ็นเอกสารออนไลน์

E-Signature หรือซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ คือ เทคโนโลยีในการลงลายมือ หรือลายเซ็นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยจะใช้แทนการลงลายมือชื่อด้วยปากกาบนแผ่นกระดาษ และเป็นวิธีการเซ็นเอกสารออนไลน์ผ่านโปรแกรมในอุปกรณ์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น ซึ่งการเซ็นเอกสารออนไลน์ในปัจจุบัน ได้ผ่านการรับรองตามกระบวนการกฎหมาย มาตรา 26 ที่ทุกกลุ่มอุตสาหกรรมสามารถนำไปใช้งานได้จริง ไม่ว่าจะเป็นธุรกรรมทางการเงิน ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ หรือบริการด้านกฎหมาย เป็นต้น

วิธีใช้ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ใช้ยังไง

ประเภทของการเซ็นเอกสารออนไลน์มีอะไรบ้าง?

ประเภทที่ 1: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป

เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือทำลายเซ็นดิจิทัลในรูปแบบทั่วไป ทั้งในรูปแบบตัวอักษร อักขระตัวเลข เสียง หรือสัญลักษณ์อื่น ๆ ที่สร้างขึ้นในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ใช้งานจะต้องกรอกรหัสผ่านที่ตั้งไว้เองทุกครั้ง หลังจากที่กดลงทะเบียนเข้าใช้งาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ที่เข้าใช้งานเป็นใคร หรือมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหรือไม่

ประเภทที่ 2: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้

เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีลักษณะตามที่กำหนดในกฎหมาย มาตรา 26 ของกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การทำลายเซ็นดิจิทัลส่วนตัว โดยใช้กุญแจส่วนตัว (Private Key) ในการรักษาความมั่นคงและความปลอดภัยของข้อมูลสาธารณะ (Public Key Infrastructure : PKI) ซึ่งลายเซ็นประเภทนี้จะต้องได้รับการยืนยันตัวตนก่อนทุกครั้ง โดยใช้บัตรประชาชนเสียบเข้าไปในระบบเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้นผู้ใช้งานจะต้องกรอกรหัสผ่านส่วนตัวก่อนถึงจะสามารถเข้าใช้งานในระบบเซ็นเอกสารได้

ประเภทที่ 3: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้ และมีใบรับรอง E-Signature จากผู้ให้บริการรับรอง

เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีลักษณะตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 26 และมีใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการ ตามที่ได้มีการกำหนดไว้ในมาตรา 28 หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ เป็นวิธีการเซ็นเอกสารออนไลน์ที่จะต้องมีคนกลาง หรือผู้ให้บริการในการออกใบรับรอง (Certicate) เพื่อทำการอนุญาตให้เข้าถึงและเซ็นเอกสารได้ โดยส่วนมากจะพบในธุรกิจ E-Commerce หรือธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการการตรวจสอบข้อมูลของเอกสารอยู่ตลอดเวลา

จุดเด่นของการเซ็นเอกสารออนไลน์มีอะไรบ้าง?

  • สะดวก รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น

แน่นอนว่าการใช้งานระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นั้น จะทำให้คุณสามารถเข้าสู่ระบบ เพื่อลงลายมือชื่อ หรือให้บุคคลอื่น ๆ เซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เพื่อลดขั้นตอนการส่งเอกสารไป-กลับ จากผู้รับไปยังผู้ส่งได้ และถือเป็นการช่วยลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหายระหว่างการจัดส่งอีกด้วย

  • ลดปริมาณการใช้กระดาษ

ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจประเภทไหน ย่อมต้องเกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งการนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานนั้น จะช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษได้อย่างมหาศาล และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น

  • เพิ่มความน่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้

เนื่องจากวิธีเซ็นเอกสารออนไลน์ได้รับการรับรองโดย พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทำให้เอกสารทุกฉบับจะถูกบันทึกไว้ และสามารถตรวจสอบได้ทั้งแบบเรียลไทม์และแบบย้อนหลังอีกด้วย

สรุป! การเซ็นเอกสารออนไลน์ เชื่อถือได้หรือไม่?

แน่นอนว่า การเซ็นเอกสารออนไลน์ นั้นมีความน่าเชื่อถือสูงไม่น้อยไปกว่าการเซ็นอนุมัติแบบกระดาษเลยก็ว่าได้ แถมอาจจะดูปลอดภัยมากกว่าอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการรับรองข้อมูลที่สามารถตรวจสอบได้ ระบบที่สามารถยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานและเจ้าของลายเซ็นได้ การอนุญาตว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้ รวมทั้งเป็นระบบที่เก็บรักษาข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ไร้กังวลเรื่องการสูญหาย หรือถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง

หลังจากที่ได้เห็นกันไปแล้วว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ใช้ยังไง และมีความน่าเชื่อถือหรือไม่ เชื่อว่าไม่ว่าคุณกำลังทำธุรกิจออนไลน์ หรือทำงานในองค์กร ก็ต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารต่าง ๆ อยู่เป็นประจำ เปลี่ยนมาใช้ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่าย ทำงานง่าย สะดวกสบายมากขึ้น

เพราะที่ WOLF เราคือผู้นำซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสาร Paperless สัญชาติไทย ภายใต้มาตรฐานสากล พร้อมเปลี่ยนเรื่องการจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่ายกว่าเดิม สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล marketing@techconsbiz.com หรือโทร. 02-634-4409

ติดต่อ WOLF ผู้เชี่ยวชาญระบบจัดการเอกสารระดับองค์กรมาตรฐาน ISO

เพิ่มประสิทธิภาพในการอนุมัติเอกสารภายในองค์กรของคุณ​ ด้วยระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless จากประสบการณ์ออกแบบระบบมากกว่า 200 องค์กรเราพร้อมช่วยคุณเปลี่ยนแปลง ติดต่อเบอร์ 02-634-4409 หรือคลิกข้างล่างเพื่อติดต่อเรา

Related