หลายองค์กรเริ่มเห็นความสำคัญของการวางระบบ workflow การทำงาน แต่เมื่อเริ่มลงมือทำจริง กลับพบว่า workflow ที่ออกแบบไว้ไม่สามารถใช้งานได้ในระยะยาว
ปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ได้มาจากระบบที่เลือกใช้เพียงอย่างเดียว แต่เกิดจาก “แนวคิดในการออกแบบ workflow” ที่ไม่สอดคล้องกับโครงสร้างการทำงานขององค์กร
ทำไมหลายองค์กรวาง Workflow แล้วใช้จริงไม่ได้
ในหลายกรณี การวาง workflow เริ่มจากการกำหนดขั้นตอนตามที่เข้าใจ หรืออิงจากเครื่องมือที่เลือกใช้เป็นหลัก ผลลัพธ์ที่ตามมาคือ:
- Workflow ที่ดูครบขั้นตอน แต่ใช้งานจริงกลับซับซ้อน และไม่สอดคล้องกับการทำงานของทีม
- พนักงานเริ่มหลีกเลี่ยงระบบ และกลับไปใช้วิธีเดิม เช่น การส่งงานผ่านอีเมลหรือแชตแทน เมื่อใช้งานไปสักระยะ
จุดเริ่มต้นของการวางระบบ workflow การทำงานที่ถูกต้อง
การวางระบบ workflow การทำงานที่มีประสิทธิภาพ ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจ “กระบวนการทำงานจริง” ขององค์กรก่อน (ไม่ใช่เริ่มจากระบบ หรือเครื่องมือ) โดยองค์กรควรมองให้ชัดว่า:
- งานแต่ละประเภทมีขั้นตอนอย่างไร
- ใครเป็นผู้ตัดสินใจในแต่ละจุด
- จุดใดเป็นคอขวดของกระบวนการ
- ขั้นตอนไหนสามารถลดหรือรวมได้
เมื่อเข้าใจโครงสร้างจริงแล้ว การออกแบบ workflow จะมีความแม่นยำมากขึ้น
ออกแบบ Workflow จาก “โครงสร้างองค์กร” ไม่ใช่เริ่มจากเครื่องมือ
Workflow ที่ใช้งานได้จริง มักสะท้อนโครงสร้างขององค์กรโดยตรง เช่น:
- องค์กรที่มีหลายระดับการอนุมัติ: จำเป็นต้องมี workflow ที่รองรับหลายขั้นตอน
- องค์กรที่มีหลายฝ่ายเกี่ยวข้อง: ต้องมีการกำหนดลำดับการทำงานที่ชัดเจน
หากออกแบบ workflow โดยไม่อิงโครงสร้างเหล่านี้ จะทำให้ระบบไม่สามารถรองรับการทำงานจริงได้
วิธีวาง Workflow ให้ใช้ได้จริงในองค์กร
การวางระบบ workflow การทำงานให้ใช้งานได้จริง ควรคำนึงถึงความสมดุลระหว่าง “ความครบถ้วน” และ “ความง่ายในการใช้งาน”
- Workflow ที่ดีไม่จำเป็นต้องมีทุกขั้นตอน แต่ควรมีเฉพาะขั้นตอนที่จำเป็น
- ควรออกแบบให้สามารถติดตามสถานะของงานได้อย่างชัดเจน
- ลดการพึ่งพาการสื่อสารนอกระบบ เช่น อีเมลหรือแชต
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยงในการวาง Workflow
- การออกแบบ workflow ที่ซับซ้อนเกินไป หรือกำหนดขั้นตอนโดยไม่คำนึงถึงการใช้งานจริง
- การยึดติดกับรูปแบบเดิมขององค์กร โดยไม่ปรับให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป
- Workflow ที่ดีควรสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ และรองรับการเติบโตขององค์กรในระยะยาว
WOLF กับการออกแบบ Workflow ให้สอดคล้องกับองค์กร
WOLF เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบ workflow ได้ตามโครงสร้างการทำงานจริง โดยไม่จำกัดรูปแบบตายตัว องค์กรสามารถกำหนดขั้นตอนการทำงาน เชื่อมโยงกระบวนการ และติดตามสถานะงานได้ในระบบเดียว ทำให้ workflow ไม่ใช่เพียงแนวคิด แต่เป็นระบบที่สามารถใช้งานได้จริงในทุกวัน
สรุป
การวางระบบ workflow การทำงาน ไม่ใช่แค่การกำหนดขั้นตอน แต่คือการออกแบบกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร เมื่อ workflow ถูกออกแบบอย่างเหมาะสม จะช่วยให้การทำงานมีความชัดเจน ลดความซับซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในระยะยาว