ในหลายองค์กร “กระบวนการจัดซื้อ” อาจดูเป็นเรื่องหลังบ้าน แต่ในความเป็นจริงมันคือหนึ่งในฟันเฟืองสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อต้นทุน ความเร็ว และความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจ
โดยเฉพาะขั้นตอนที่เรียกว่า RFQ (Request for Quotation) หรือการขอใบเสนอราคา ซึ่งยังคงถูกใช้อย่างแพร่หลายผ่านอีเมล Excel หรือเอกสารแบบเดิมในหลายองค์กร
แม้วิธีการเหล่านี้จะดูคุ้นเคยและใช้งานได้ แต่เมื่อมองในเชิงระบบแล้ว กลับกำลังสร้างความล่าช้าและต้นทุนแฝงโดยไม่รู้ตัว
RFQ คืออะไร
RFQ หรือ Request for Quotation คือกระบวนการที่องค์กรใช้ในการขอใบเสนอราคาจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์หลายราย เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคา เงื่อนไข และคุณภาพ ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด
โดยทั่วไป RFQ จะถูกใช้ในกรณีที่องค์กรมีความต้องการที่ชัดเจนอยู่แล้ว เช่น สเปกสินค้า ปริมาณ และเงื่อนไขการจัดซื้อ จากนั้นจึงเปิดให้ supplier เข้ามาแข่งขันด้านราคา
แม้จะเป็นขั้นตอนที่ดูเรียบง่าย แต่ RFQ ถือเป็นจุดสำคัญของกระบวนการจัดซื้อ (Procurement Process) ที่มีผลต่อการตัดสินใจใช้เงินขององค์กรโดยตรง
เมื่อ RFQ ยังทำด้วยวิธีเดิม ปัญหาจึงเริ่มเกิดขึ้น
ในหลายองค์กร RFQ ยังถูกจัดการผ่านอีเมล ไฟล์ Excel หรือการส่งเอกสารแบบ manual ซึ่งเมื่อมองในระดับการใช้งานจริง จะเริ่มเห็นปัญหาที่ชัดเจนมากขึ้นเรื่อย ๆ
หนึ่งในปัญหาหลักคือ “ข้อมูลที่กระจัดกระจาย” เพราะ RFQ แต่ละรอบถูกส่งไปคนละช่องทาง ทำให้การติดตามสถานะและเวอร์ชันของเอกสารเป็นเรื่องยาก และเพิ่มโอกาสเกิดความผิดพลาด
นอกจากนี้ กระบวนการอนุมัติยังใช้เวลานาน เพราะต้องส่งต่อหลายฝ่ายผ่านหลายขั้นตอน กว่าจะได้ข้อสรุปหนึ่งครั้งอาจใช้เวลาเป็นวันหรือเป็นสัปดาห์
อีกปัญหาที่สำคัญคือ “ความโปร่งใส” เพราะเมื่อไม่มีระบบกลาง องค์กรจะไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้อนุมัติหรือมีการเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นบ้าง
สุดท้ายคือเรื่องการเปรียบเทียบราคา ซึ่งมักกลายเป็นงาน manual ที่ต้องนำข้อมูลจากหลาย supplier มาจัดรูปแบบใหม่เองก่อนถึงจะเปรียบเทียบได้
ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของ RFQ แบบเดิม
สิ่งที่หลายองค์กรอาจมองข้ามคือ RFQ แบบ manual ไม่ได้เสียแค่ “เวลา” แต่ยังสร้างต้นทุนแฝงในหลายมิติ
ทั้งต้นทุนจากความล่าช้าในกระบวนการจัดซื้อ ต้นทุนจากการตัดสินใจที่ไม่แม่นยำ ต้นทุนจากความผิดพลาดของข้อมูล และต้นทุนด้านการตรวจสอบย้อนหลังในเชิง compliance
เมื่อองค์กรมีขนาดใหญ่ขึ้น ต้นทุนเหล่านี้จะไม่ได้เพิ่มแบบเส้นตรง แต่จะ “ทวีคูณ” ตามจำนวน transaction ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน
Digital Procurement เข้ามาเปลี่ยนอะไร
เมื่อองค์กรเริ่มนำแนวคิด Digital Procurement เข้ามาใช้ กระบวนการ RFQ จะเปลี่ยนจากงานเอกสารไปเป็น workflow ที่อยู่บนระบบเดียวกันทั้งหมด
ตั้งแต่การสร้าง RFQ การส่งให้ supplier การรับใบเสนอราคา การเปรียบเทียบ ไปจนถึงการอนุมัติและออกใบสั่งซื้อ ทุกอย่างสามารถเกิดขึ้นบน platform เดียวแบบ end-to-end
สิ่งที่เปลี่ยนไปอย่างชัดเจนคือ “ความเร็ว” และ “ความโปร่งใส” ของกระบวนการ ซึ่งช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ดีขึ้นและเร็วขึ้นในเวลาเดียวกัน
เมื่อ RFQ ไม่ได้เป็นแค่เรื่องของจัดซื้ออีกต่อไป
ในมุมของผู้บริหารยุคใหม่ RFQ ไม่ได้เป็นเพียงขั้นตอน operational แต่เป็นส่วนหนึ่งของ data ที่สะท้อนพฤติกรรมการใช้จ่ายขององค์กรทั้งหมด
เมื่อระบบถูก digitalize ข้อมูลเหล่านี้จะสามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้ เช่น การใช้ supplier รายไหนมากที่สุด ต้นทุนส่วนใดสูงผิดปกติ หรือกระบวนการใดใช้เวลานานเกินไป
สิ่งเหล่านี้คือพื้นฐานของการทำ data-driven procurement อย่างแท้จริง
จาก Procurement สู่ Enterprise Workflow
เมื่อองค์กรเริ่มขยับจากระบบจัดซื้อแบบเดิมไปสู่ระบบดิจิทัล จะพบว่าจริง ๆ แล้วปัญหาไม่ได้อยู่แค่ RFQ แต่อยู่ที่ “workflow ทั้งองค์กร”
นี่จึงเป็นจุดที่โซลูชันอย่าง WOLF Smart Procurement เข้ามาช่วยในฝั่งกระบวนการจัดซื้อ และเชื่อมต่อกับระบบ KUB BOSS ในฝั่ง workflow การอนุมัติและการจัดการงานภายในองค์กร
เมื่อทั้งสองระบบทำงานร่วมกัน องค์กรจะไม่ได้แค่มี procurement ที่ดีขึ้น แต่จะกลายเป็น “connected organization” ที่ทุกแผนกทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน
สรุป
RFQ อาจดูเป็นเพียงขั้นตอนเล็ก ๆ ในกระบวนการจัดซื้อ แต่ในความเป็นจริง มันคือจุดที่สะท้อนประสิทธิภาพของทั้งองค์กร
การยังคงใช้ระบบแบบเดิมอาจทำให้ดูเหมือนไม่มีปัญหาในระยะสั้น แต่ในระยะยาวจะสะสมเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นทั้งในด้านเวลา ความผิดพลาด และโอกาสทางธุรกิจ
การเปลี่ยนไปใช้ Digital Procurement จึงไม่ใช่แค่การเปลี่ยนเครื่องมือ แต่คือการยกระดับวิธีคิดขององค์กรทั้งหมด
และเมื่อเชื่อมต่อกับระบบ workflow อย่าง KUB BOSS องค์กรจะสามารถก้าวไปสู่การทำงานแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบได้จริง
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาวิธีลดความซับซ้อนของ RFQ และยกระดับกระบวนการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
WOLF Smart Procurement สามารถช่วยให้กระบวนการจัดซื้อทั้งหมดเป็นระบบดิจิทัล
และ KUB BOSS สามารถช่วยเชื่อมต่อ workflow ภายในองค์กรให้ทำงานต่อเนื่องกันได้อย่างไร้รอยต่อ
📍สอบถามเพิ่มเติม
บริษัท เทคคอนส์บิส จำกัด
☎️ TEL: 02-634-4409
📱@techconsbiz