สำหรับผู้บริหารแล้ว ถ้าจะลงทุนกับโปรแกรมจัดซื้อทั้งที ก็คงไม่อยากเสียเวลากับปัญหาโปรแกรมเข้ากับระบบงานเดิมไม่ได้ เพราะนอกจากจะเสียเงินฟรีแล้ว ยังใช้งานยากจนพนักงานไม่อยากแตะอีกด้วย แล้วจะรู้ได้ยังไงว่าระบบแบบไหนที่ใช่สำหรับธุรกิจของคุณจริง ๆ วันนี้เรามีคู่มือการเลือกซื้อและประเมินโปรแกรมจัดซื้อออนไลน์สำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะ
โปรแกรมจัดซื้อ คืออะไร?
โปรแกรมจัดซื้อ (Purchasing Software) คือ โปรแกรมดิจิทัลสำหรับบริหารจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กร โดยรวบรวมเอกสารจากทุกขั้นตอนให้มาอยู่ในระบบออนไลน์ ตั้งแต่การออกใบขอซื้อ การตรวจสอบงบประมาณ การส่งอนุมัติข้ามแผนก การออกใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการเปรียบเทียบราคาซัพพลายเออร์ เพื่อให้ผู้ใช้งานทำงานได้สะดวกรวดเร็ว ตรวจสอบย้อนหลังได้ และลดต้นทุนแฝงจากการทำงานผิดพลาดของมนุษย์ที่พบได้บ่อยในระบบดั้งเดิม
ทำไมการลงทุนกับโปรแกรมจัดซื้อถึงให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่า?
ผู้บริหารบางคนอาจมองว่า โปรแกรมจัดซื้อเป็นค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น จึงเลือกที่จะปฏิเสธไปก่อน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การจัดซื้อจัดจ้างระบบดั้งเดิมต่างหากที่เป็นค่าใช้จ่ายแฝง ยิ่งเก็บไว้นานก็ยิ่งกัดกินกำไรของบริษัทไปเรื่อย ๆ ซึ่งโปรแกรมจัดซื้อจะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดซื้อจัดจ้างและแก้ปัญหาที่เกิดจากระบบดั้งเดิมดังต่อไปนี้
- ลดต้นทุนการสั่งซื้อ: เนื่องจากระบบจะดึงราคากลางและเสาะหาราคาซัพพลายเออร์ให้โดยอัตโนมัติ จึงช่วยป้องกันการซื้อสินค้าในราคาที่แพงเกินจริงและตัดปัญหาการสั่งซื้อซ้ำข้ามแผนก
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย: พองานกระดาษ แฟกซ์ และเอกสารเดินอนุมัติกลายเป็นระบบออนไลน์หมดแล้ว ก็จะช่วยลดเวลาอนุมัติจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมง รวมถึงตัดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการพิมพ์และจัดเก็บเอกสารออกไปด้วย
- คุมงบประมาณได้แบบเรียลไทม์: หากตรวจพบคำขอซื้อที่เกินงบ ระบบจะบล็อกคำขอโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ฝ่ายบริหารควบคุมกระแสเงินสดและงบประมาณแต่ละแผนกได้รัดกุมมากขึ้น
- ลดความผิดพลาดและการทุจริตภายในองค์กร: ระบบจะตรวจสอบความถูกต้องของใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบแจ้งหนี้ (3-Way Matching) โดยอัตโนมัติ จึงป้องกันการจ่ายเงินซ้ำ การคิดเงินผิด หรือการจัดซื้อที่ไม่ถูกต้องตามนโยบายของบริษัท
- ต่อรองราคาได้จากฐานข้อมูลจริง: ด้วยความที่ระบบรวบรวมประวัติการสั่งซื้อและสถิติการใช้จ่ายทั้งหมดเอาไว้ในที่เดียว ทำให้ฝ่ายจัดซื้อมีข้อมูลเชิงลึกไปใช้ต่อรองราคาสินค้ากับซัพพลายเออร์ รวมถึงจัดการ Vendor ได้เป็นระบบมากขึ้น
โปรแกรมจัดซื้อมีกี่ประเภท อะไรบ้าง?
โดยทั่วไปแล้วจะแบ่งโปรแกรมการจัดซื้อจัดจ้างออกเป็น 2 ประเภท ตามรูปแบบการติดตั้งระบบและขอบเขตการใช้งานดังนี้
1. แบ่งตามรูปแบบการติดตั้งระบบ
เป็นการแบ่งประเภทตามสถานที่จัดเก็บข้อมูลและโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีที่องค์กรเลือกใช้ ซึ่งส่งผลต่อการลงทุนและการดูแลรักษาในระยะยาว โดยแบ่งย่อยได้อีก 2 ประเภท ได้แก่
1.1 โปรแกรมจัดซื้อแบบ SaaS (Cloud-Based)
เป็นระบบ e-Procurement ที่ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต โดยเข้าใช้งานผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันได้ทันที ด้วยเหตุนี้จึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งเครื่อง Server ไว้ที่องค์กรเลย ส่วนค่าบริการจะคิดเป็นรายเดือนหรือรายปี ซึ่งมีผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแลเรื่องความปลอดภัยและการอัปเดตระบบให้ทั้งหมด
1.2 โปรแกรมจัดซื้อแบบ On-Premise
เป็นระบบจัดซื้อที่ต้องซื้อ License มาติดตั้งไว้บนเครื่อง Server ขององค์กรเอง เหมาะกับบริษัทขนาดใหญ่หรือหน่วยงานที่ต้องการควบคุมข้อมูลทั้งหมดไว้ภายในพื้นที่ของตนเอง แต่ทั้งนี้ต้องมีทีม IT ขององค์กรเอาไว้ดูแลระบบและจัดทำโครงสร้างพื้นฐานเองทั้งหมด
2. แบ่งตามขอบเขตการใช้งาน
เป็นการแบ่งประเภทตามความลึกและฟังก์ชันการทำงานของระบบ เพื่อให้เหมาะกับขนาดขององค์กรและปริมาณธุรกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง โดยแบ่งย่อยออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
2.1 โปรแกรมจัดซื้อสําเร็จรูป
เป็นซอฟต์แวร์ที่มีฟังก์ชันมาตรฐานพื้นฐานมาให้ครบ ทั้งการออกใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ และการอนุมัติตามลำดับขั้น เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่ทำธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ หรือองค์กรที่ไม่อยากเสียเวลามานั่งพัฒนาระบบใหม่ ต้องการใช้งานระบบดิจิทัลทันที
2.2 โปรแกรมจัดซื้อแบบพัฒนาเฉพาะองค์กร
เป็นระบบที่ถูกออกแบบและเขียนขึ้นมาใหม่ทั้งหมดเพื่อให้ตอบโจทย์ Workflow การทำงานที่ซับซ้อนเฉพาะตัว เหมาะกับธุรกิจโรงงานอุตสาหกรรมและธุรกิจก่อสร้างที่ต้องเชื่อมต่อกับระบบคลังสินค้าและระบบบัญชีเดิมโดยเฉพาะ
โปรแกรมจัดซื้อแบบ SaaS กับ On-Premise ต่างกันอย่างไร?
แม้ว่าโปรแกรมจัดซื้อแบบ SaaS และ On-Premise จะถูกออกแบบมาเพื่อเพิ่มศักยภาพของการจัดซื้อขององค์กรเหมือนกัน แต่ทั้ง 2 แบบนี้กลับมีรายละเอียดเชิงเทคนิค งบที่ต้องลงทุน และความเหมาะสมต่อโครงสร้างองค์กรที่แตกต่างกัน เพื่อให้คุณเลือกใช้ได้ตรงกับบริบทและนโยบายบริษัทของคุณจริง ๆ เราได้สรุปความต่างของทั้ง 2 รูปแบบไว้ให้ในตารางด้านล่างนี้แล้ว
| หัวข้อ | โปรแกรมจัดซื้อแบบ SaaS | โปรแกรมจัดซื้อแบบ On-Premise |
|---|---|---|
| การติดตั้งและเริ่มต้นใช้งาน | ใช้งานผ่านเว็บหรือแอปพลิเคชันได้ทันที ไม่ต้องลงโปรแกรม | ต้องจัดซื้อเครื่อง Server และใช้เวลาติดตั้งระบบนานหลายเดือน |
| รูปแบบการลงทุน | จ่ายค่าบริการเป็นรายเดือนหรือรายปี ควบคุมงบประมาณง่าย | ใช้เงินก้อนใหญ่เพื่อซื้อ License ระบบและอุปกรณ์ Server |
| การดูแลและอัปเดตระบบ | ผู้ให้บริการเป็นผู้ดูแล อัปเดตฟีเจอร์และระบบความปลอดภัยให้อัตโนมัติ | ทีม IT ภายในองค์กรต้องคอยดูแล ตรวจสอบและอัปเดตระบบเองทั้งหมด |
| การปรับแต่งระบบ | ปรับแต่งตามขอบเขตฟังก์ชันมาตรฐานที่ระบบออกแบบไว้ | ปรับแต่งโครงสร้างเชิงลึกได้ตามความต้องการเฉพาะ |
| ความปลอดภัยของข้อมูล | จัดเก็บบน Cloud ที่ได้มาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล | จัดเก็บและควบคุมข้อมูลทั้งหมดไว้ภายใน Server ขององค์กรเอง |
| ความเหมาะสม | เหมาะกับองค์กรที่ต้องการความรวดเร็ว คล่องตัว ไม่อยากแบกภาระงาน IT | เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่หรือหน่วยงานราชการที่มีนโยบายห้ามนำข้อมูลออกสู่ภายนอก |
5 ฟีเจอร์ที่โปรแกรมจัดซื้อต้องมี มีอะไรบ้าง?
นอกจากฟีเจอร์พื้นฐานที่ต้องใช้ในการเดินเอกสารจัดซื้อทั่วไปแล้ว โปรแกรมจัดซื้อที่ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรยุคใหม่จริง ๆ จะต้องมีฟีเจอร์ขั้นสูงที่เพิ่มความลื่นไหลให้ระบบต่าง ๆ ป้องกันความเสี่ยง และวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกได้ด้วย โดยฟีเจอร์ที่เราแนะนำ มีดังนี้
- ระบบสั่งซื้อผ่านแค็ตตาล็อกออนไลน์ (E-Catalog): เป็นฟีเจอร์ที่รวบรวมรายการสินค้าและราคากลางที่ตกลงกับผู้ขายไว้มาลงในระบบ เพื่อให้พนักงานกดเลือกใส่ตะกร้าและสร้างใบขอซื้อได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาขอใบเสนอราคาใหม่ทุกครั้ง
- ระบบรองรับการทำงานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่: เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้บริหารอนุมัติเอกสาร ตรวจสอบงบประมาณ หรือเช็กสถานะการจัดซื้อผ่านสมาร์ทโฟนได้ทุกที่ทุกเวลา
- ระบบแจ้งเตือนและติดตามงานอัตโนมัติ: เป็นฟีเจอร์ที่คอยส่งการแจ้งเตือนทันทีหากพบเอกสารค้างอนุมัตินานเกินกำหนด อุปกรณ์ใกล้แตะจุด Minimum Stock หรือช่วงที่สัญญาซื้อขายใกล้หมดอายุ
- ระบบเชื่อมต่อข้อมูลกับ ERP และบัญชี: เป็นฟีเจอร์สำหรับรับส่งข้อมูลใบสั่งซื้อ การรับของ และการตั้งหนี้จ่ายเงินกับระบบบริหารจัดการหลักขององค์กรโดยไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ
- แดชบอร์ดวิเคราะห์การใช้จ่ายเชิงยุทธศาสตร์: เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยสรุปข้อมูลการใช้จ่ายออกมาเป็นภาพรวมและกราฟวิเคราะห์ ช่วยให้ผู้บริหารเห็นแนวโน้มต้นทุนและนำไปใช้ต่อรองราคาสินค้าล็อตใหญ่
ขั้นตอนการเลือกโปรแกรมจัดซื้อสำหรับผู้บริหารโดยเฉพาะ
1. กำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์และผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI)
คุณต้องเริ่มจากมองภาพใหญ่ก่อนว่าจะตั้งเป้าหมายเชิงยุทธศาสตร์ที่วัดผลชัดเจนในรูปแบบไหน เช่น ถ้าต้องการลดระยะเวลาการจัดซื้อ ต้องลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ หรือถ้าต้องการลดต้นทุนแฝงจากการจัดซื้อนอกระบบควรอยู่ที่ประมาณเท่าไหร่ พร้อมทั้งคำนวณงบประมาณรวมทั้งหมด ทั้งค่าซอฟต์แวร์ ค่าติดตั้ง และค่าดูแลรักษาในระยะยาว เพื่อให้มั่นใจว่าการลงทุนครั้งนี้คุ้มค่าและตอบโจทย์เป้าหมายทางธุรกิจของคุณจริง ๆ
2. กำหนดนโยบายและขอบเขตความเสี่ยงขององค์กร
ในส่วนของฝ่ายบริหารจะต้องวางกรอบนโยบายการจัดซื้อและระดับความเสี่ยงให้ชัดเจน เช่น กำหนดเพดานอำนาจในการอนุมัติให้เหมาะกับโครงสร้างของบริษัท วางมาตรการป้องกันการทุจริต และกำหนดเงื่อนไขความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร แล้วนำนโยบายเหล่านี้ไปใช้เป็นเกณฑ์ในการตั้งค่าระบบและเลือกซอฟต์แวร์ที่โปร่งใส ตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน
3. ประเมินความคุ้มค่าและความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการ
นอกจากฟังก์ชันการใช้งานแล้ว อย่าลืมประเมินศักยภาพของผู้ให้บริการให้รอบด้านด้วยว่ามีความน่าเชื่อถือไหม มีมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากลหรือไม่ มีประสบการณ์ในการดูแลธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกันมาแล้วกี่ปี ที่สำคัญต้องดูด้วยว่าทีมงานหลังบ้านดูแลดีแค่ไหน เพราะในหลาย ๆ เคสเรามักจะเห็นผู้ให้บริการที่ไม่ได้มาตรฐานทิ้งให้ผู้ใช้บริการแก้ปัญหาที่เกิดจากระบบอยู่บ่อยครั้ง
4. วางแผนบริหารการเปลี่ยนแปลงและโครงสร้างข้อมูลกลาง
คุณควรกำหนดแนวทางการจัดระเบียบข้อมูลสเกลใหญ่ขององค์กรให้ชัดเจน ทั้งการจัดการฐานข้อมูลซัพพลายเออร์ ประวัติราคากลาง และโครงสร้างรหัสสินค้าให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งบริษัท รวมถึงวางกรอบเวลาในการย้ายข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่ เพื่อให้ระบบพร้อมใช้งานทันที และลดความสับสนเวลาทำงานข้ามฝ่าย
5. ขับเคลื่อนนโยบายการใช้งานและประเมินผลสัมฤทธิ์
ในส่วนสุดท้ายผู้บริหารจะต้องผลักดันให้เกิดการใช้งานจริงทั้งองค์กร อาจจะออกนโยบายบังคับใช้ระบบใหม่ควบคู่กับการสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน พร้อมทั้งติดตาม KPI อย่างต่อเนื่องหลังเปิดใช้งาน เพื่อประเมินว่าระบบใหม่เพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนได้ตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่เข้ามาช่วยแก้ปัญหาได้อย่างตรงจุด ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ WOLF Smart Procurement เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ช่วยยกระดับกระบวนการ Procure-to-Pay (P2P) ให้เป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ เรามีฟังก์ชันที่ครอบคลุมตั้งแต่การขอซื้อ อนุมัติผ่านมือถือเรียลไทม์ ตรวจสอบงบประมาณอัตโนมัติ ไปจนถึงการตรวจสอบและเทียบเอกสารจ่ายเงินแบบ 3-Way Matching พร้อมเชื่อมต่อระบบ ERP เดิมขององค์กรให้คล่องตัวขึ้น ช่วยให้การจัดซื้อโปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ 100% และพร้อมขับเคลื่อนองค์กรของคุณให้เติบโตไปอีกขั้น