เมื่อโลกของเรากำลังก้าวเข้าสู่โลกแห่งเทคโนโลยีอย่างเต็มตัว หลายองค์กรเริ่มมีการปรับเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือและรูปแบบในการทำงานแบบดิจิทัล หรือที่หลายคนน่าจะพอคุ้นหู อย่าง “Digitization” เพื่อให้ทุกคนเข้าใจเทรนด์นี้มากขึ้น เราขอพาคุณผู้อ่านทุกท่านไปรู้จักกับ Digitization พร้อมบอกวิธีที่จะช่วยให้องค์กรของคุณมีแนวทางในการปรับตัวเข้าสู่ยุคดิจิทัลนี้อย่างเต็มตัว อย่างการใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการทำงานได้มากขึ้น
Digitization คืออะไร?
Digitization หมายถึงการเปลี่ยนแปลงข้อมูลทุกอย่างที่เป็นแบบแอนะล็อก (Analog) หรือชุดข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบกายภาพ ที่สามารถจัดเก็บและนำไปเปลี่ยนแปลงหรือใช้ประโยชน์ด้านอื่น ๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็น ภาพถ่าย หนังสือ เอกสาร กระดาษ บัตรประจำตัว หรือโน้ตเพลง โดยจะเปลี่ยนเป็นระบบ Digitization นั่นก็คือปรับเปลี่ยนข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ดิจิทัลทั้งหมด เช่นการเก็บภาพถ่ายเป็นไฟล์ภาพ การเปลี่ยนจากหนังสือเป็น E-Book หรือการเปลี่ยนแปลงเอกสารที่อยู่ในองค์กรทั้งหมดแล้วจัดเก็บให้เป็นไฟล์ข้อมูล หรือไฟล์ Docs, PDF และ Excel เป็นต้น ซึ่งระบบจัดเก็บเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) คืออีกหนึ่งรูปแบบของการทำให้เป็น Digitization นั่นเอง
Digitization กับ Digitalization เหมือนกันหรือไม่?
หลายคนอาจจะเข้าใจผิดว่า “Digitization” กับ “Digitalization” คือสิ่งเดียวกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทั้ง 2 ระบบนี้มีความแตกต่างกัน โดย Digitalization จะหมายถึงการนำเทคโนโลยีมาปรับเปลี่ยนรูปแบบของการทำธุรกิจ (Business Model) หรือขั้นตอนในการทำงาน (Working Process) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และเพิ่มคุณค่าให้แก่ธุรกิจ รวมทั้งยังสามารถเป็นอีกหนึ่งช่องทางการขยายโอกาสในการสร้างรายได้ให้แก่ธุรกิจมากขึ้น เช่น การส่งอีเมล การใช้ Chatbot หรือการนำแพลตฟอร์มโซเชียลต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้แบบอัตโนมัติเพื่อความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
ประโยชน์ของ Digitization และ Digitalization มีอะไรบ้าง?
- ลดเวลาและขั้นตอนในการทำงาน
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ลดเวลาในการจัดการข้อมูลเอกสารและการบริหาร โดยคุณสามารถค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการได้ง่าย แถมยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงเอกสารเพื่อเซ็นอนุมัติได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น
- ลดค่าใช้จ่ายหลายส่วน
ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าเครื่องมืออุปกรณ์ ค่าจัดเตรียมอุปกรณ์พื้นที่จัดเก็บเอกสาร การ
ได้ตัวช่วยอย่างการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลจากระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จะช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้ แถมยังถือเป็นการช่วยลดจำนวนกระดาษ ลดโลกร้อนได้อีกด้วย
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันหลายฝ่าย หลายแผนก
อีกหนึ่งฟีเจอร์ดี ๆ ของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์นั่นก็คือการแชร์ไฟล์ไปยังแผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและไปยังลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะเป็นการช่วยสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- ตรวจสอบการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คุณสามารถตรวจสอบรายการการเปลี่ยนแปลงหรือสถานะต่าง ๆ ของไฟล์เอกสารได้แบบเรียลไทม์ แถมยังสามารถตรวจสอบได้อีกว่าการเปลี่ยนแปลงหรือรายการอัปเดตต่าง ๆ นั้นเกิดจากผู้ใช้งานคนไหน เพื่อการติดตามที่ง่ายขึ้นอีกด้วย
- เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา
ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน คุณก็สามารถทำงานและเข้าถึงเอกสารได้ตลอดเวลา โดยข้อมูลจะเชื่อมต่อผ่านระบบคลาวด์ (Cloud) ให้คุณสามารถทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working ได้อย่างสะดวกสบาย
- เก็บข้อมูลได้อย่างถาวรและปลอดภัย
บอกลาปัญหาเอกสารหาย ชำรุด การเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือการโจรกรรมข้อมูลไปได้เลย เพราะระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์มาพร้อมระบบรักษาความปลอดภัย ที่จะจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลหรือการใช้งานของเอกสารนั้น ๆ และคุณยังสามารถตั้งค่ารหัสผ่านหรือระบุรายชื่อของผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลได้อีกด้วย
ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย WOLF ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์
เปลี่ยนเรื่องการจัดการเอกสารให้ง่าย และสะดวกมากกว่าเดิม เพราะที่ WOLF เราคือผู้นำด้านการให้บริการระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Paperless) ตัวช่วยยุคใหม่ที่พร้อมตอบโจทย์เทรนด์ Digitzation ยกระดับการทำงานภายในองค์กร ช่วยลดต้นทุนในด้านเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่องค์กรในทุกกลุ่มอุตสาหกรรมมากขึ้น สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล info@techconsbiz.com หรือโทร. 02-634-4409
