หลายองค์กรที่เริ่มพัฒนาระบบภายใน มักพบคำว่า Document Management และ Workflow อยู่เสมอ
แม้ทั้งสองระบบจะเกี่ยวข้องกับการจัดการงานภายในองค์กร แต่มีหน้าที่และบทบาทที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน
Document Management คืออะไร
Document Management คือระบบที่ใช้จัดเก็บและบริหารเอกสารในองค์กร เช่น
- การจัดเก็บไฟล์
- การค้นหาเอกสาร
- การควบคุมเวอร์ชัน
- เน้นการจัดการ “ข้อมูลและเอกสาร”
Workflow คืออะไร
Workflow คือระบบที่ใช้กำหนดขั้นตอนการทำงาน เช่น
- ลำดับการทำงาน
- ผู้รับผิดชอบ
- การอนุมัติ
- เน้นการจัดการ “กระบวนการทำงาน”
ความแตกต่างระหว่าง Document Management และ Workflow
แม้ทั้งสองระบบจะทำงานร่วมกัน แต่มีหน้าที่ต่างกันอย่างชัดเจน
- Document Management ช่วยให้จัดการเอกสารได้ดี
- Workflow ช่วยให้จัดการขั้นตอนการทำงานได้เป็นระบบ
หากมีเพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง จะทำให้การบริหารงานไม่ครบถ้วน
ทำไมองค์กรควรใช้ทั้งสองระบบร่วมกัน
องค์กรที่ต้องการควบคุมทั้งข้อมูลและกระบวนการ ควรมีทั้ง Document Management และ Workflow การมีทั้งสองระบบจะช่วยให้:
- เอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
- กระบวนการทำงานมีความชัดเจน
- สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
การนำระบบมาใช้ในองค์กร
การเลือกใช้ระบบควรพิจารณาจากลักษณะงานขององค์กร และความซับซ้อนของกระบวนการ
WOLF เป็นแพลตฟอร์มที่รวมทั้ง Document Management และ Workflow ไว้ในระบบเดียว ทำให้องค์กรสามารถบริหารทั้งข้อมูลและกระบวนการได้พร้อมกัน
สรุป
- Document Management และ Workflow เป็นระบบที่ทำหน้าที่ต่างกัน แต่ต้องทำงานร่วมกัน
- องค์กรที่สามารถใช้ทั้งสองระบบได้อย่างเหมาะสม จะสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและควบคุมได้มากขึ้น