ระบบจัดการเอกสาร เครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรยุคใหม่

ในยุคที่คนเริ่มหันมาลดจำนวนการใช้กระดาษในชีวิตประจำวันกันมากขึ้น ทั้งในการใช้ส่วนตัว และการทำงาน เช่นเดียวกับการจัดการเอกสาร ที่เราจะเห็นได้ว่า ไม่ว่าจะธุรกิจหรือองค์กรไหน ก็ต่างหันมาสนใจการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-document กันมากขึ้น ทั้งบริษัทขนาดใหญ่ กลาง และเล็ก โดยมองว่าระบบจัดการเอกสารนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น เรามาดูกันว่าฟีเจอร์เด่น ๆ สำหรับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ขององค์กรแต่ละขนาด มีอะไรบ้าง

เกี่ยวกับระบบจัดการเอกสาร

เคยประสบปัญหานี้ไหม? เวลาจะหาเอกสารสำคัญที่จำเป็นต้องใช้ หรือต้องรีบส่งให้ลูกค้า แต่หาไม่เจอ หากคุณเคยเจอปัญหานี้ เราขอแนะนำให้คุณรู้จักกับระบบจัดการเอกสาร ที่ช่วยจัดการและประสานงานการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ผ่านทางระบบ Cloud พร้อมอัปเดตทุกการเคลื่อนไหวแบบ Real-time ช่วยให้ระบบการทำงาน หรือ Workflow ของคุณและทีม มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ธุรกิจขนาดไหน ที่เหมาะกับระบบจัดการเอกสารบ้าง

1. บริษัทขนาดใหญ่

แน่นอนว่า หากเป็นบริษัทข้ามชาติ บริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯ ต่าง ๆ หรือองค์กรที่มีขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมยานยนต์ อุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ อุตสาหกรรมการบิน ฯลฯ ต่างจำเป็นต้องมีระบบจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพสูงกันทั้งนั้น เนื่องจากมีการดำเนินการหลากหลายหน่วยงาน หลากหลายภาคส่วน โดยเฉพาะอย่างยิ่งบริษัทข้ามชาติ ที่เเราเชื่อว่าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เป็นเพียงตัวเลือกเดียวที่จะทำให้การเซ็นเอกสารเป็นเรรื่องที่ง่าย สะดวก และปล่อยภัยมากยิ่งขึ้น ไม่ต้องกลัวว่าข้อมูลสำคัญจะสูญหายระหว่างทาง

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• เปลี่ยนงานภายในองค์กรสู่ดิจิตอลทั้งกระบวนการ และพัฒนาสู่ระบบงานอัตโนมัติ

• เพิ่มความปลอดภัย ให้สิทธิในการเข้าถึงข้อมูลแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

2. บริษัทขนาดกลาง

(สถานีโทรทัศน์ หน่วยงานราชการ ธนาคาร)

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจลง  เพราะสามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรได้

• การติดตามกระบวนการการทำงานภายในองค์กรมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น

3. บริษัทขนาดเล็ก

บริษัทขนาดเล็ก ไม่ว่าจะเป็น ธุรกิจ​ SME ต่าง ๆ, Startup หรือร้านค้าออนไลน์ ก็สามารถให้ระบบจัดการเอกสารได้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

ถึงแม้ว่าธุรกิจขนาดเล็ก อาจจะมีจำนวนบุคคลากรหรือพนักงานที่ไม่เยอะ แต่เราเชื่อว่าจำนวนเอกสาร และไฟล์ต่าง ๆ น่าจะเยอะ ๆ กับธุรกิจใหญ่ 

โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง อาจจะมีบุคคลากรหรือพนักงานที่ไม่เยอะมาก แต่เพื่อช่วยลดปัญหาความยุ่งยากซับซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้เป็นระบบมากขึ้น โซลูชัน Google Workspace สามารถเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยตอบโจทย์การดำเนินธุรกิจของคุณ ให้เกิดความสะดวกและเชื่อมต่อถึงกันได้อย่างรวดเร็ว เรามาดูกันว่าฟีเจอร์จาก Google Workspace ที่สำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง มีอะไรกันบ้าง

 (ธุรกิจร้านอาหารและเครื่องดื่ม, ธุรกิจค้าขายออนไลน์, Startup)

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• จัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ

• ตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงานได้

จัดการเอกสารได้ง่าย ผ่านโปรแกรม WOLF

หากคุณต้องการให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และพร้อมที่จะเอาชนะคู่แข่งทางธุรกิจได้ เปลี่ยนมาใช้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จาก WOLF ผู้นำซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสาร Paperless สัญชาติไทย ภายใต้มาตรฐานสากล ที่พร้อมเปลี่ยนเรื่องการจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่าย สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล info@techconsbiz.com หรือโทร. 02-634-4409