ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ คืออะไร? ตอบโจทย์ยุค WFH อย่างไร?

8 มีนาคม 2021

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ตัวช่วยใหม่ ในยุค WFH

          มื่อการทำงานด้วย Digital เต็มรูปแบบ เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในโลกธุรกิจเร็วกว่าที่ทุกคนคาดเดา อาจจะด้วยปรากฏการณ์ Globalization หรือโลกาภิวัฒน์ ที่เชื่อมโยงทั้งโลกเข้าด้วยกันผ่านความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ประกอบกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 ที่เป็นตัวกระตุ้น เร่งให้การทำงานแห่งโลกอนาคต อย่างการทำงานที่บ้าน หรือ Work from home เข้ามาในชีวิตคนทำงานเร็วกว่าที่คาดคิด

         ทำให้โลกธุรกิจเอง ก็ได้รับผลกระทบและต้องปรับตัว จนต้องมีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้การดำเนินงาน เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย เพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น

          หนึ่งในนวัตกรรมแห่งแวดวงธุรกิจที่มาแรง และก้าวมาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยผลักดันองค์กร ก็คือ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

          แต่ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ดียังไง และใช้ยังไง เราขอพาทุกท่านไปทำความรู้จักให้มากขึ้น

          – ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ คืออะไร?

.

          ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ หรือ E-Signature คือ ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในองค์กร สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้ทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

          หากคุณสงสัยว่าแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์นี้ ใช้ยังไง? เราขอบอกเลยว่า โปรแกรมนี้สามารถช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติงาน การจัดเก็บ จำแนก และค้นคว้าข้อมูลในองค์กร การจัดการ Workflow ในการทำงาน สามารถตรวจสอบและติดตามการทำงาน ตลอดจนช่วยสรุปงานต่าง ๆ ได้ด้วย และยังมีฟังก์ชันอีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากยิ่งขึ้น

          – ข้อดีของ ‘ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์’

.

          ยุคนี้เป็นยุคที่ใคร ๆ ก็พูดถึงคำว่า ‘Empathy’ หรือความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น ซึ่งกลายมาเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติหลักของผู้นำในยุคนี้ ที่จะต้องพยายามเข้าอกเข้าใจเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือทุกคนที่ต้องทำงานด้วยเพื่อจะได้นำไปสู่การเรียนรู้และเข้าใจถึงปัจจัยต่าง ๆ ที่ส่งผลต่อเนื้องานมากขึ้น แถมยังช่วยสร้างบรรยากาศของความเป็นมิตรในการทำงาน ลดช่องว่างของอำนาจ เพิ่มพื้นที่ของการพูดคุยแลกเปลี่ยน อันจะก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีได้นั่นเอง

          ทำงานบนระบบออนไลน์ สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา : ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ทำงานบนระบบออนไลน์เป็นหลัก และยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโน้ตบุ้ค แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ฯลฯ จึงสามารถเข้าถึงการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำเป็นว่าต้องอยู่ที่ออฟฟิศ

          ยกระดับงานเอกสารเนื่องจากทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless : การทำงานในระบบเก่า จะต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การแบกรับต้นทุนของอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการขนส่งเอกสาร การเสื่อมสลาย การสูญหาย ความปลอดภัยในการเข้าถึง ความยากในการสืบค้นเมื่อจัดเก็บเป็นจำนวนมาก ฯลฯ แต่ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ บน Cloud Technology ซึ่งเป็นระบบไร้กระดาษที่สามารถจบปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นได้

          ลดระยะเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน : เนื่องจาก ‘ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์’ คืออีกหนึ่งระบบที่เอื้อต่อการสื่อสารอย่างรวดเร็ว เช่น การส่งหรือตอบกลับงาน การยื่นขออนุมัติ ฯลฯ ทำให้ลดเวลาในการทำงานลงไปได้อย่างมาก และสามารถตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา ทำให้ลดความผิดพลาดที่จะเกิดกับงานได้

          – เพิ่มประสิทธิภาพในการ Work from home อย่างไร?

.

          ในโลกทุกวันนี้ที่การทำงานที่บ้านกลายเป็นช่องทางหลักในการขับเคลื่อนธุรกิจทำให้หลายองค์กรต้องปรับตัวให้ได้เร็วที่สุด แต่มักจะเจออุปสรรคตรงที่การทำงานที่บ้าน ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่าการทำงานที่ออฟฟิศ ด้วยหลายๆ ปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารที่ยากขึ้น สภาพแวดล้อมที่ไม่เอื้ออำนวย ฯลฯ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ จึงเป็นตัวช่วยที่จะเข้ามาตอบโจทย์ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น พร้อมช่วยให้การดำเนินงานยังคงมีประสิทธิภาพและดำเนินต่อไปได้

          จากที่กล่าวมา ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าเทคโนโลยี Paperless หรือเอกสารไร้กระดาษ เป็นฟังก์ชันที่น่าสนใจ และมีบทบาทกับการทำงานในธุรกิจยุคใหม่มาก และเป็นฟังก์ชันสำคัญที่ทำให้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

          หากคุณกำลังมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ หรือแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่รู้ว่าเลือกเจ้าไหนดี หรือยังมีคำถามในใจว่าใช้ยังไง ที่ WOLF เราพร้อมบริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบครบวงจร พร้อมช่วยให้คุณ และองค์กรทำงนานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

www.wolfapprove.com

 : www.wolfiso.com

 : (+66) 2 634 4409

✉️ : info@techconsbiz.com

Line@ : @techconsbiz

Related