ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร? ประโยชน์และขั้นตอนการใช้งาน

หากพูดถึงนวัตกรรมทางเทคโนโลยีที่จะช่วยให้องค์กรต่าง ๆ ทำงานได้อย่างสะดวกสบาย และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คงต้องรวม ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ เข้าไปไว้ด้วย ยิ่งในยุคที่เทคโนโลยี เข้ามามีบทบาทสำคัญในโลกแห่งการทำงานอย่างเต็มรูปแบบ ระบบนี้จึงมีความสำคัญต่อแวดวงธุรกิจอย่างมาก และยังสามารถตอบโจทย์การทำงานในอนาคต อีกทั้งยังสะดวกต่อการทำงานที่บ้าน (Work From Home) หรือ การทำงานในรูปแบบไฮบริด (Hybrid Working) อีกด้วย 

เรามาทำความรู้จักระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์กันให้มากขึ้น พร้อมแนะนำขั้นตอนง่าย ๆ ในการดำเนินการ และไม่ว่าคุณกำลังทำธุรกิจในอุตสาหกรรมไหนอยู่ เครื่องมือนี้ก็พร้อมที่จะช่วยขับเคลื่อนให้คุณประสบความสำเร็จได้ง่ายยิ่งขึ้น

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คืออะไร?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ (หรือที่รู้จักในชื่อ E-Signature หรือ Digital Approval System) คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกระบวนการขออนุมัติภายในองค์กรแบบดิจิทัลครบวงจร ตั้งแต่การสร้างเอกสาร กำหนดผู้อนุมัติ ส่งเอกสารผ่านช่องทางออนไลน์ ไปจนถึงการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารที่อนุมัติแล้ว

ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ไม่ได้เป็นแค่การเซ็นเอกสารดิจิทัล แต่รวมถึงการจัดการ Workflow การอนุมัติ ทั้งหมด เช่น กำหนดลำดับผู้อนุมัติ ตั้งเงื่อนไขการส่งต่อ แจ้งเตือนอัตโนมัติ และติดตามสถานะแบบ Real-Time ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่มีกระบวนการอนุมัติซับซ้อน หรือมีทีมที่กระจายตัวอยู่หลายสถานที่

ปัญหาที่องค์กรส่วนใหญ่เจอกับการอนุมัติเอกสารแบบเดิม

ก่อนที่จะเข้าใจประโยชน์ของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ลองสำรวจว่าองค์กรส่วนใหญ่กำลังเสียต้นทุนอะไรอยู่บ้างกับระบบกระดาษแบบเดิม

• รอลายเซ็นนานหลายวัน ผู้บริหารติดประชุม ติดเดินทาง ทำให้งานสะดุด
• เอกสารหายระหว่างส่งเวียน ไม่มีระบบ Tracking ชัดเจน ไม่รู้ว่างานค้างอยู่ที่ใคร
• ต้นทุนกระดาษและการพิมพ์สะสม ทั้งหมึก กระดาษ และเวลาพนักงานที่ต้องจัดการเอกสาร
• ไม่รองรับการทำงานระยะไกล WFH หรือ Hybrid Working ทำให้กระบวนการเดิมพังทันที
• ตรวจสอบย้อนหลังยาก ไม่มี Audit Trail ที่ชัดเจน หากเกิดข้อพิพาทหรือการตรวจสอบจากภายนอก

ปัญหาเหล่านี้ นอกจากจะส่งผลในเรื่องความไม่สะดวกต่อการทำงานแล้ว ยังส่งผลต่อความเร็วในการตัดสินใจทางธุรกิจและความเสี่ยงด้านการกำกับดูแลขององค์กรโดยตรงด้วยเช่นกัน

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ vs การอนุมัติแบบกระดาษ ต่างกันอย่างไร?

5 ประโยชน์หลักของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ประโยชน์ของระบบ Approved ออนไลน์นั้นมีด้วยกันหลายข้อ โดยจะมีประโยชน์ทั้งในด้านความสะดวกสบายไปจนถึงความปลอดภัย

1. ควบคุมความปลอดภัยด้วยระบบสิทธิ์แบบละเอียด

ระบบออนไลน์ช่วยให้เจ้าของเอกสารสามารถกำหนดได้ว่าใครมีสิทธิ์ดู แก้ไข หรืออนุมัติเอกสารแต่ละฉบับ ทุกการเข้าถึงถูกบันทึกเป็น Log อัตโนมัติ และมีการเข้ารหัสข้อมูลเพื่อป้องกันการแฮกหรือรั่วไหล ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับเอกสารที่มีข้อมูลทางธุรกิจหรือข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน

2. ติดตามสถานะเอกสารแบบ Real-Time

ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่สำนักงาน บ้าน หรือต่างประเทศ ระบบจะแสดงสถานะของเอกสารทุกฉบับแบบ Real-Time ว่าอยู่ในขั้นตอนใด ใครเป็นผู้อนุมัติล่าสุด และขั้นตอนถัดไปคืออะไร ไม่ต้องโทรถามหรือส่ง email ติดตาม

3. ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ไม่มีงานตกหล่น

ระบบส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติทันทีที่มีเอกสารรอการพิจารณา ผ่านหลายช่องทางพร้อมกัน ทั้งอีเมล LINE และการแจ้งเตือนบนเว็บ สามารถตั้งค่า Reminder อัตโนมัติได้หากเอกสารค้างเกินระยะเวลาที่กำหนด ทำให้ Workflow เดินหน้าโดยไม่ต้องมีคนคอยติดตาม

4. ค้นหาเอกสารย้อนหลังได้ทันที

เอกสารทุกฉบับถูกจัดเก็บในระบบ Cloud อย่างเป็นระบบ สามารถค้นหาด้วย Keyword วันที่ ประเภทเอกสาร หรือชื่อผู้อนุมัติได้ในไม่กี่วินาที เหมาะสำหรับการตรวจสอบย้อนหลัง การตรวจสอบบัญชี (Audit) หรือการอ้างอิงในอนาคต

5. รองรับไฟล์ทุกรูปแบบ ไม่ต้องแปลงไฟล์

ระบบรองรับการแนบและอนุมัติไฟล์ได้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น PDF, JPEG, PNG, Word (.docx), Excel (.xlsx) หรือ PowerPoint (.pptx) โดยไม่จำเป็นต้องแปลงไฟล์ก่อน ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในกระบวนการทำงาน

4 ขั้นตอน ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ง่ายนิดเดียว

กระบวนการใช้งานออกแบบให้ง่ายที่สุด เพื่อให้ทุกคนในองค์กรใช้ได้โดยไม่ต้องผ่านการฝึกอบรมนาน ๆ หลายขั้นตอน

1. สร้างเอกสารออนไลน์ ด้วยการ Upload ไฟล์ โดยจะเป็นการ Upload ไฟล์เข้าสู่ระบบ หรือสร้างเอกสารใหม่โดยตรงในแพลตฟอร์ม
2. กำหนดผู้อนุมัติและลำดับการส่ง เลือกผู้อนุมัติ กำหนดลำดับ และส่งเข้าอีเมลหรือแจ้งเตือนในระบบ
3. ผู้อนุมัติดำเนินการผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต อนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งคืนพร้อมความเห็นได้จากทุกอุปกรณ์
4. ตรวจสอบและจัดเก็บเอกสารที่อนุมัติแล้ว ไฟล์ที่เซ็นแล้วถูกบันทึกใน Cloud หรือ Drive ที่กำหนด พร้อม Audit Trail ครบถ้วน

ใครควรใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์?

ระบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาดที่มีกระบวนการอนุมัติภายใน โดยเฉพาะในแผนกหรืออุตสาหกรรมเหล่านี้

• HR & ฝ่ายบุคคล อนุมัติสัญญาจ้างงาน ใบลา คำขอโอนย้าย และเอกสาร Onboarding
• Finance & บัญชี อนุมัติ Purchase Order ใบสำคัญจ่าย ใบแจ้งหนี้ และรายงานค่าใช้จ่าย
• Legal & นิติกรรม อนุมัติสัญญาธุรกิจ NDA และเอกสารที่ต้องการลายเซ็นหลายฝ่าย
• Operations & จัดซื้อ อนุมัติใบขอซื้อ ใบเสนอราคา และ Vendor Agreements
• องค์กรที่มีทีมกระจายหลายสาขา ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานหลายแห่งในประเทศ หรือทีมที่ทำงาน Remote

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

เริ่มต้นใช้งาน WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สัญชาติไทย

WOLF Approve คือระบบโปรแกรมอนุมัติเอกสารออนไลน์และ Paperless Office Solution ที่พัฒนาโดยบริษัทไทย ภายใต้มาตรฐานสากล ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานขององค์กรไทยโดยเฉพาะ รองรับทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ พร้อม Support ภาษาไทยตลอด 24 ชั่วโมง

หากต้องการปรับปรุงกระบวนการอนุมัติเอกสารขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลาและต้นทุน พร้อมรองรับการทำงานในยุคดิจิทัล

สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่

• อีเมล info@techconsbiz.com
• โทร. 02-634-4409