ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง มีอะไรบ้าง? เจาะลึกตั้งแต่ทำใบ PR ไปจนถึงการชำระเงิน

การเปิดใบสั่งซื้อ (PO) ซ้ำซ้อน การติดตามใบอนุมัติที่ล่าช้าจนหน้างานสะดุด เอกสารขอซื้อตกหล่น หรือแม้แต่ขาดประวัติการบันทึกเอกสารที่ชัดเจน ล้วนเป็นปัญหาสุดคลาสสิกในกระบวนการจัดซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อต้องเจอ นอกจากจะทำให้กระบวนการทำงานล่าช้าแล้ว ยังส่งผลให้ต้นทุนหรือแม้แต่เพิ่มความเสี่ยงที่ข้อมูลองค์กรจะรั่วไหล ด้วยเหตุนี้ทุกองค์กรจึงควรให้ความสำคัญและวางขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างให้โปร่งใสและตรวจสอบได้ตั้งแต่ต้นจนจบ (End-to-End Procurement Flow) แล้วขั้นตอนการจัดซื้อที่ดีควรเป็นอย่างไร บทความนี้จะพาทุกคนไปแกะทุกขั้นตอนอย่างละเอียด เพื่อให้คุณเข้าใจและนำไปใช้อย่างถูกวิธี

กระบวนการขั้นตอนจัดซื้อจัดจ้าง (Procure-to-Pay Flow) คืออะไร?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือระบบ Procure to Pay คือ กระบวนการทำงานที่เชื่อมโยงกิจกรรมการจัดซื้อทั้งหมดภายในองค์กร ตั้งแต่จุดเริ่มต้นที่แผนกหน้างานแจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ การคัดเลือกและสั่งซื้อจากผู้ขาย การตรวจรับมอบสินค้า ไปจนถึงการตรวจสอบเอกสารและชำระเงินให้แก่ผู้ขาย

ในปัจจุบัน การใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือ หนึ่งในโซลูชันการทำงานในรูปแบบดิจิทัล (Digital P2P Workflow) ที่ช่วยเปลี่ยนกระบวนการ P2P จากระบบเอกสารกระดาษเดิม ๆ จะช่วยให้ฝ่ายบริหารควบคุมงบประมาณได้แบบเรียลไทม์ ป้องกันการเปิดใบสั่งซื้อซ้ำซ้อน ลดความเสี่ยงจากการทุจริตภายในองค์กรด้วยการบันทึกประวัติการอนุมัติที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกขั้นตอน และลดต้นทุนแฝงจากการทำงานที่ล่าช้า

ทำไม Procure-to-Pay Flow ถึงช่วยลดต้นทุนและป้องกันการทุจริตในองค์กรได้?

การวางระบบ Procure-to-Pay Flow ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร จะช่วยเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อแบบเดิม ๆ ให้กลายเป็นการบริหารจัดการเชิงรุก โดยระบบจะเข้ามาควบคุมการใช้จ่ายและสร้างความโปร่งใสในทุกขั้นตอน ซึ่งส่งผลดีต่อองค์กรใน 4 ด้าน ได้แก่

• ช่วยควบคุมงบก่อนใช้จ่ายจริง: ระบบจะตรวจสอบงบประมาณที่ได้รับอนุมัติทันทีที่พนักงานสร้างใบขอซื้อ (PR) ป้องกันการสั่งซื้อเกินงบประมาณและลดการใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ทันที
• ระบบช่วยเพิ่มอำนาจต่อรองและลดต้นทุนการสั่งซื้อ: ฝ่ายจัดซื้อสามารถรวบรวมรายการสั่งซื้อที่มีความต้องการคล้ายกันจากหลายแผนก เพื่อนำไปต่อรองราคาสินค้ากับผู้ขาย (Supplier) เพื่อให้องค์กรได้ต้นทุนต่อหน่วยที่ถูกลง
• ตัดโอกาสทุจริตด้วยการอนุมัติแบบกำหนดสิทธิ์: ระบบจะส่งเอกสารอนุมัติ PR และ PO ตามลำดับขั้นและสิทธิ์ที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ ป้องกันพนักงานอนุมัติรายการจัดซื้อด้วยตัวเอง หรือแอบอ้างสิทธิ์ผู้อื่นเพื่อเอื้อประโยชน์แก่พวกพ้อง
• ป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อนด้วยการจับคู่เอกสาร 3 ทาง: ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบข้อมูลในใบสั่งซื้อ (PO) ใบรับสินค้า (GR) และใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้ตรงกันทั้งหมดก่อนโอนเงิน จึงช่วยปิดช่องโหว่การออกใบแจ้งหนี้เท็จและการจ่ายเงินซ้ำซ้อน

ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง มีอะไรบ้าง?

การจัดซื้อจัดจ้างไม่ใช่หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อเพียงฝ่ายเดียว แต่ยังรวมไปถึงผู้ใช้งานหน้างาน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า และฝ่ายบัญชีการเงินด้วย แต่ในที่นี้หลายคนอาจสงสัยว่า Procurement กับ Purchasing ต่างกันอย่างไร ถ้าจะให้อธิบายง่าย ๆ ก็คือ Purchasing จะเน้นเรื่องธุรกรรมการสั่งซื้อเป็นรายครั้ง แต่ Procurement จะครอบคลุมกลยุทธ์และวงจรการจัดหาทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ ดังนั้น การทำความเข้าใจแต่ละขั้นตอนใน Flow การทำงานจัดซื้อของวงจร Procure-to-Pay จะช่วยให้องค์กรอุดช่องโหว่ความล่าช้าและควบคุมการทำงานของฝ่ายจัดซื้อได้แม่นยำยิ่งขึ้น สำหรับขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างมีทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้

1. ระบุความต้องการซื้อ

เริ่มต้นจากแผนกหน้างานหรือผู้ใช้งานภายในองค์กรระบุความต้องการสินค้าหรือบริการเพื่อใช้ในการดำเนินงาน โดย e-Procurement คือ หนึ่งในระบบสำคัญที่ถูกนำมาใช้ในขั้นตอนนี้เพื่อช่วยให้ผู้ขอซื้อกำหนดรายละเอียดสเปก ปริมาณ คุณภาพ เงื่อนไขการใช้งาน และกรอบเวลาที่ต้องการสินค้าชัดเจน ก่อนส่งต่อข้อมูลเหล่านี้ไปให้ฝ่ายจัดซื้อนำไปประเมินความเหมาะสมและวางแผนการจัดหาในขั้นตอนถัดไป

2. จัดทำใบขอซื้อ

หลังจากหน้างานระบุความต้องการซื้อเรียบร้อยแล้ว ผู้ขอซื้อจะนำรายละเอียดทั้งหมดเข้าสู่ระบบดิจิทัลเพื่อจัดทำเอกสารใบขอซื้อ โดยระบบจะบันทึกข้อมูลสำคัญ เช่น รหัสสินค้า จำนวน ราคาประเมิน แผนกผู้ขอ และกำหนดการส่งมอบ เพื่อแปลงความต้องการจากกระดาษหรือคำพูดให้กลายเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ที่ได้มาตรฐาน พร้อมส่งเข้าสู่กระบวนการอนุมัติงบประมาณ

3. ตรวจสอบและอนุมัติใบขอซื้อ

ฝ่ายจัดซื้อและผู้แต่งตั้งตามลำดับขั้นจะตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารใบขอซื้อในระบบดิจิทัล โดยผู้ประเมินจะตรวจสอบความครบถ้วนของข้อมูล เงื่อนไขการใช้งาน และกรอบงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ หากเอกสารผ่านเกณฑ์ประเมินทั้งหมด ผู้มีอำนาจอนุมัติจะลงนามอิเล็กทรอนิกส์เพื่อส่งต่อใบขอซื้อไปยังฝ่ายจัดซื้อ แต่หากพบข้อมูลไม่ถูกต้องหรือเกินงบประมาณ ระบบจะทำการปฏิเสธเอกสารพร้อมตีกลับไปยังผู้ขอซื้อเพื่อแก้ไขทันที

4. จัดหา คัดเลือกผู้ขาย และออกใบสั่งซื้อ

เมื่ออนุมัติใบขอซื้อเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะเปรียบเทียบใบเสนอราคา (Quotation) จากผู้ขายและคัดเลือกเงื่อนไขที่ดีที่สุด จากนั้นระบบ PR PO Workflow จะแปลงข้อมูลจากใบขอซื้อที่ผ่านการอนุมัติแล้วให้กลายเป็นใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ เพื่อส่งเอกสารใบสั่งซื้อให้แก่ผู้ขายและใช้เป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อ ขั้นตอนนี้นับเป็นขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างบริษัทที่สำคัญที่สุด เนื่องจากเกี่ยวข้องกับการเงินขององค์กรโดยตรงและมีผลบังคับใช้ทางกฎหมาย จึงเป็นจุดที่ไม่ควรเกิดข้อผิดพลาดเด็ดขาด

5. ตรวจรับสินค้าและบริการ

หลังจากผู้ขายจัดส่งสินค้าหรือมอบบริการเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายคลังสินค้าหรือผู้รับบริการจะตรวจสอบปริมาณ คุณภาพ และสภาพของสินค้าให้ตรงตามเงื่อนไขในใบสั่งซื้อ จากนั้นผู้รับสินค้าจะบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบดิจิทัลเพื่อออกใบรับสินค้าเป็นหลักฐานยืนยันการรับมอบ โดยเอกสารใบนี้จะถูกส่งต่อเข้าสู่ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบศูนย์กลางเพื่อใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องและอนุมัติการวางบิลในขั้นตอนถัดไป

6. วางบิลและตรวจสอบเอกสาร

หลังจากนั้นผู้ขายจะส่งใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลมายังฝ่ายบัญชีการเงินเพื่อตั้งหนี้ โดยฝ่ายบัญชีจะนำใบแจ้งหนี้มาดำเนินการตรวจสอบจับคู่เอกสาร 3 ทาง ร่วมกับใบสั่งซื้อและใบรับสินค้าในระบบดิจิทัล เพื่อยืนยันว่ารายการสินค้า ปริมาณ และราคาถูกต้องตรงกันทั้งหมด

7. ชำระเงินแก่ผู้ขาย

เมื่อฝ่ายบัญชีตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้แล้ว ฝ่ายการเงินจะอนุมัติการชำระเงินตามรอบการวางบิลและเงื่อนไขระยะเวลาการชำระเงิน (Credit Term) ที่ได้ตกลงไว้ในสัญญา โดยระบบจะโอนเงินผ่านช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังผู้ขาย พร้อมจัดเก็บประวัติการทำธุรกรรมและเอกสารหลักฐานทั้งหมดไว้ในรูปแบบดิจิทัล เพื่อให้ฝ่ายตรวจสอบดึงข้อมูลมาใช้อ้างอิงและประเมินผลการทำงาน

สรุป Flow การทํางานจัดซื้อ

เพื่อให้คุณเห็นภาพรวมการส่งต่อข้อมูลระหว่างแต่ละแผนกชัดเจนขึ้น เราได้สรุป Flowchart ขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างไว้ในรูปแบบแผนภาพด้านล่างนี้แล้ว

รวมจุดคอขวดใน P2P Flow ที่องค์กรต้องระวัง

แม้ว่าโครงสร้างการทำงานทั้ง 7 ขั้นตอนจะถูกวางไว้อย่างเป็นระเบียบ แต่ในความเป็นจริง หลายองค์กรอาจต้องเผชิญกับจุดคอขวดระหว่างแผนกโดยไม่รู้ตัว ส่วนใหญ่มักเกิดขึ้นในจุดหลัก ๆ 2 จุด ได้แก่

• ช่วงการเปลี่ยนผ่าน PR ไป PO: เมื่อผู้มีอำนาจติดภารกิจนอกสถานที่ เอกสารกระดาษสูญหาย หรือค้างอยู่บนโต๊ะทำงาน อาจทำให้เอกสารใบขอซื้อค้างอยู่ในขั้นตอนการรอผู้บริหารอนุมัตินานเกินไป
• ช่วงรอยต่อระหว่างคลังสินค้ากับฝ่ายบัญชี: หากใบรับสินค้าส่งถึงฝ่ายบัญชีล่าช้า หรือใบสั่งซื้อกับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายมีข้อมูลไม่ตรงกัน อาจทำให้ฝ่ายบัญชีจับคู่เอกสารเพื่อตั้งหนี้ไม่ได้ และเสียเวลาตรวจสอบเอกสารใหม่ทั้งหมด

แม้จะเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยจนหลาย ๆ องค์กรเลือกที่จะปล่อยให้มันเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนกลายเป็นต้นทุนแฝงทั้งในแง่ของเวลา ค่าใช้จ่าย และความผิดพลาดของข้อมูล แต่ที่จริงแล้วปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ง่าย ๆ เพียงแค่นำระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์เข้ามาช่วยเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นระบบดิจิทัล เพื่อให้ทุกฝ่ายทำงานเชื่อมโยงกันได้อย่างไร้รอยต่อมากที่สุด

ยกระดับขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง ด้วยระบบ Workflow Automation

ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีขนาดเล็กหรือเริ่มขยายใหญ่ขึ้นก็ตาม การบริหารจัดการเอกสารผ่านกระดาษหรือไฟล์ Excel แบบเดิม ๆ มักก่อให้เกิดปัญหา Human Error ตามมา โดยเฉพาะช่วงที่ต้องติดตามสถานะงานที่ยากขึ้นเพราะมีคนและงานเพิ่มขึ้น รวมถึงเสี่ยงต่อข้อมูลสูญหายง่ายขึ้นเพราะไม่รู้ว่าตอนนี้เอกสารไปอยู่ที่ใคร ด้วยเหตุนี้จึงทำให้องค์กรยุคใหม่หันมาพึ่งพาโซลูชันสำเร็จรูปกันมากขึ้น โดยระบบนึงที่น่าสนใจก็คือ โปรแกรมจัดซื้อจัดจ้าง Wolf Smart Procurement เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบ P2P ให้เป็นระบบดิจิทัลบน Cloud Technology ช่วยให้ผู้มีอำนาจอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้แบบเรียลไทม์ ทุกที่ ทุกเวลา รองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย พร้อมยืดหยุ่นด้วยการให้องค์กรกำหนดสิทธิ์และวาง Workflow อนุมัติงานได้เองไม่จำกัด บนมาตรฐานการบริหารจัดการเอกสาร ISO ที่น่าเชื่อถือสำหรับทั้งภาครัฐ เอกชน และโรงงานอุตสาหกรรม

สุดท้ายนี้ การบริหารขั้นตอนของการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่ขั้นตอนการเสนอราคา การคัดเลือกผู้ขาย ไปจนถึงการชำระเงิน ไม่เพียงแต่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน แต่ยังช่วยควบคุมงบประมาณขององค์กร พร้อมกับอุดช่องโหว่ความเสี่ยงทางการเงินและปัญหาเอกสารสูญหายได้อย่างเบ็ดเสร็จ การปรับเปลี่ยนขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างบริษัทไปสู่ระบบดิจิทัลไร้กระดาษถือเป็นก้าวสำคัญที่จะช่วยยกระดับการทำงานของทุกฝ่ายให้รวดเร็ว โปร่งใส และสร้างรากฐานการเติบโตที่มั่นคงให้กับองค์กรได้ในระยะยาว

หากองค์กรของคุณกำลังเผชิญกับปัญหาคอขวดในระบบจัดซื้อจัดจ้าง หรือต้องการเปลี่ยนผ่านกระบวนการเอกสารสู่ยุคดิจิทัล ทีมผู้เชี่ยวชาญจาก Wolf พร้อมดูแลและให้คำปรึกษาแก่คุณในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การประเมินวิเคราะห์กระบวนการ การแนะนำวิธีใช้งาน ตลอดจนการปรับแต่งระบบให้ยืดหยุ่นเข้ากับ Workflow การทำงานจริงขององค์กรคุณ

ติดต่อขอรับคำปรึกษา คำนวณค่าใช้จ่าย หรือขอ Demo ทดลองใช้งานระบบฟรี ได้แล้ววันนี้