ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ด้วย e-Signature คือตัวช่วยแห่งยุค WFH
เมื่อการทำงานผ่านระบบ Digital เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในโลกธุรกิจเร็วกว่าที่ทุกคนคาดเดา ทำให้ในปัจจุบันนี้มีหลาย ๆ องค์กรเริ่มปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบ Remote Working หรือทำงานระยะไกลมากขึ้น จนเรียกได้ว่าเป็นปรากฏการณ์ Globalization หรือโลกาภิวัตน์ ที่เชื่อมโยงทั้งโลกเข้าด้วยกันผ่านความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ประกอบกับสถานการณ์โรคระบาดร้ายแรง COVID-19 ในช่วงปลายปี 2019 เป็นต้นมา ที่เป็นตัวกระตุ้น เร่งให้รูปแบบการทำงานแห่งโลกอนาคตอย่าง Remote Working เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของทุกคน
ด้วยเหตุนี้ ทำให้โลกธุรกิจได้รับผลกระทบและต้องปรับตัว จนมีนวัตกรรมหรือเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้การดำเนินงานให้เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย เพิ่มประสิทธิภาพ พร้อมทั้งเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จได้มากขึ้น โดยหนึ่งในนวัตกรรมแห่งแวดวงธุรกิจที่มาแรง และก้าวมาเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่ช่วยผลักดันองค์กรก็คือ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ผ่านระบบ e-Signature
แล้วข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ที่ถูกนำมาใช้ในระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร มีกระบวนการที่สามารถรองรับกับการเปลี่ยนแปลงของการทำงานภายในองค์กรได้อย่างไรบ้าง บทความนี้มีคำตอบ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ สำหรับ WFH คืออะไร ?
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ด้วย e-Signature คือ ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งภายในองค์กร สำหรับการดำเนินงานทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้องค์กรสามารถจัดการเอกสาร จะช่วยดำเนินการด้านการเซ็นอนุมัติเอกสารได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้นผ่านระบบออนไลน์ในช่วง Work From Home ซึ่ง e-Signature หรือระบบลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ได้รับการยอมรับตามพระราชบัญญัติธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้แทนการลงนามจริงได้อย่างถูกต้องตามกฎหมายไทย
โปรแกรมอนุมัติเอกสารออนไลน์ สำหรับ WFH จะช่วยให้คุณจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรได้ครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติงาน การจัดเก็บ จำแนก และค้นคว้าข้อมูลในองค์กร ทั้งยังช่วยส่งเสริมการจัดการภายในองค์กรให้มี Workflow ที่สามารถตรวจสอบและติดตามการทำงานได้ง่าย ตลอดจนช่วยสรุปงานต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น และยังมีฟังก์ชันอื่น ๆ อีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
ข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ในช่วง WFH
ข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ในช่วง Work From Home คือการช่วยแก้ปัญหาความล่าช้า และหยุดชะงักของกระบวนการทำงาน ที่เกิดจากความล่าช้าในกระบวนการจัดการเอกสาร บวกกับผู้บริหารตำแหน่งต่าง ๆ มักมีภารกิจ และหน้าที่มากมายทำให้บางครั้งอาจไม่มีเวลามากพอในการอ่าน และเซ็นเอกสารเพื่ออนุมัติทุกวัน ทำให้กระบวนการขอการอนุมัติเอกสารไม่สะดวก และไม่รวดเร็วเท่าที่ควร ทำให้โครงการต่าง ๆ ต้องหยุดชะงักเพียงเพราะต้องรอลายเซ็นในการดำเนินงาน
โดยข้อดีของซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์สามารถสรุปได้ ดังนี้
1. ยกระดับงานเอกสารเนื่องจากทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless
การทำงานในระบบเก่า จะต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดและความสิ้นเปลืองมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การแบกรับต้นทุนของอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการขนส่งเอกสาร การเสื่อมสลาย การสูญหาย ความปลอดภัยในการเข้าถึง ความยากในการสืบค้นเมื่อจัดเก็บเป็นจำนวนมาก ฯลฯ แต่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์สามารถจัดเก็บเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ บน Cloud Technology ซึ่งเป็นระบบไร้กระดาษที่สามารถจบปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นได้
2. ลดระยะเวลา เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
เนื่องจากซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ในรูปแบบ e-Signature คืออีกหนึ่งระบบที่เอื้อต่อการสื่อสารอย่างรวดเร็ว เช่น การส่งหรือตอบกลับงาน การยื่นขออนุมัติ ฯลฯ ทำให้ลดเวลาในการทำงานลงไปได้อย่างมาก และสามารถตรวจสอบติดตามได้ตลอดเวลา ทำให้ลดความผิดพลาดที่จะเกิดกับงานได้ รวมถึงสามารถลงลายเซ็นเพื่ออนุมัติเอกสารทางออนไลน์ได้จากทุกที่ ทุกเวลา
นอกจากนี้ การใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ยังรองรับการทำงานบนอุปกรณ์ที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน ฯลฯ ช่วยให้ผู้บริหารและพนักงานสามารถเข้าถึงระบบเพื่อตรวจทาน และเซ็นอนุมัติเอกสารได้ทันทีจากทุกมุมโลก โดยไม่จำเป็นต้องเข้ามาเซ็นเอกสารที่ออฟฟิศ ช่วยให้โครงการและกระบวนการทำงานในองค์กรดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่องไม่มีสะดุด
3. มีความปลอดภัยเมื่อต้องอนุมัติเอกสารนอกสถานที่
ความกังวลเรื่องความปลอดภัยและการรั่วไหลของข้อมูล ถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Work From Home ซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์จึงถูกออกแบบมาพร้อมระบบ Role-Based Access Control ที่ช่วยจำกัดและกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างรัดกุมตามโครงสร้างจริงขององค์กร ทำให้พนักงานมองเห็นเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ตนเองเท่านั้น เสริมความมั่นใจด้วยเทคโนโลยี Data Encryption & Cloud Security ที่ทำการเข้ารหัสข้อมูลขั้นสูง ทั้งระหว่างการรับส่งและจัดเก็บตามมาตรฐานสากล ป้องกันการถูกดักจับหรือแอบอ้างข้อมูลแม้ปฏิบัติงานนอกสำนักงาน
นอกจากนี้ ระบบยังมาพร้อม Audit Trail & Log Tracking ที่เก็บบันทึกประวัติทุกกิจกรรมอย่างแม่นยำ ไม่ว่าจะเป็นวันเวลาในการเปิดอ่าน การแก้ไขไฟล์ หรือตัวตนของผู้อนุมัติเอกสาร ทำให้ทุกขั้นตอนโปร่งใส สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ 100% องค์กรจึงมั่นใจได้ว่า การส่งต่อเอกสารและการอนุมัติผ่านช่องทางออนไลน์ในยุค WFH จะมีความปลอดภัยสูงสุดไม่ต่างจากการทำงานในออฟฟิศ
รูปแบบ Workflow การอนุมัติเอกสารออนไลน์ช่วง WFH
- การสร้างและส่งขออนุมัติ (PR / PO / Memo): พนักงานสร้างเอกสารผ่านระบบออนไลน์จากที่บ้าน พร้อมแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องได้ทันที
- ระบบแจ้งเตือนผู้อนุมัติแบบ Real-time: แจ้งเตือนผ่าน LINE หรือ Email ให้ผู้บริหารทราบทันทีเมื่อมีรายการรออนุมัติ
- การตรวจทานและลงนามด้วย E-Signature: อนุมัติและลงลายมือชื่อดิจิทัลผ่านคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ตโฟนได้โดยไม่ต้องเข้าออฟฟิศ
- การจัดเก็บและซิงก์ข้อมูลเข้าคลังเอกสาร: เอกสารที่อนุมัติแล้วจะถูกจัดเก็บเข้าคลาวด์ศูนย์กลางโดยอัตโนมัติ ทุกฝ่ายที่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงได้ทันที
อยากเริ่มต้นใช้ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องทำยังไง ?
หากองค์กรใดสนใจอยากนำระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานแบบ Work From Home หรือ Remote Working แต่ไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร หรือเลือกแอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์เจ้าไหนดี สามารถใช้แนวทางเหล่านี้ในการเลือก และเริ่มต้นใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้เลย
- เลือกซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ โดยพิจารณาจากฟีเจอร์ของระบบ, ความปลอดภัยของระบบ, การรองรับมาตรฐานอุตสาหกรรมที่องค์กรคุณต้องการ และงบประมาณที่มี
- วางแผนและกำหนดขอบเขตของระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยระบุประเภทของเอกสารที่ต้องการนำเข้าสู่ระบบ กระบวนการอนุมัติเอกสาร รวมถึงผู้มีสิทธิ์อนุมัติ และข้อกำหนดอื่น ๆ
- ติดตั้ง และปรับแต่งระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามความต้องการขององค์กร โดยการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงให้กับผู้ใช้งาน และกำหนดนโยบายความปลอดภัยที่เหมาะสม
- อบรมพนักงานให้คุ้นเคยกับการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ โดยอาจจัดทำคู่มือการใช้งานและจัดตั้งหน่วยสนับสนุนต่าง ๆ
- ทดสอบระบบอย่างถี่ถ้วนก่อนการนำมาใช้งานจริง โดยต้องมีแผนสำรองข้อมูล และแผนการกู้คืนระบบในกรณีเกิดปัญหาด้วย
หากคุณกำลังมองหาระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ และแอปพลิเคชันอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ แต่ไม่รู้ว่าเลือกเจ้าไหนดี หรือไม่รู้ว่าต้องเริ่มต้นอย่างไร ที่ WOLF เราพร้อมให้บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์แบบครบวงจร ช่วยให้องค์กรของคุณทำงานอย่างเป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สอบถามข้อมููลเพิ่มเติมได้ที่เบอร์ 02-634-4409, 099-247-8801 และ LINE Official @techconsbiz
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการอนุมัติเอกสารช่วง Work From Home (FAQs)
Q : ทำงานแบบ Work From Home (WFH) จะเซ็นอนุมัติเอกสารให้ถูกต้องตามกฎหมายได้อย่างไร?
A : สามารถทำได้โดยใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve ที่รองรับ e-Signature ตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ ทำให้การลงนามอนุมัติเอกสารจากที่บ้านหรือนอกสถานที่ มีผลบังคับใช้ทางกฎหมายเทียบเท่ากับการเซ็นเอกสารบนกระดาษในออฟฟิศ
Q : หากผู้บริหารทำงานนอกสถานที่หรืออยู่คนละจังหวัด จะอนุมัติด่วนได้อย่างไร?
A : เมื่อพนักงานสร้างเอกสารในระบบ WOLF Approve ระบบจะส่งการแจ้งเตือนแบบ Real-time ไปยังผู้บริหารผ่าน Mobile Application หรือ Email ทันที ทำให้ผู้บริหารสามารถกดตรวจทานและลงนามอนุมัติผ่านสมาร์ตโฟนหรือแท็บเล็ตได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องรอเดินทางกลับเข้าออฟฟิศ
Q : การอนุมัติเอกสารสำคัญจากบ้าน เสี่ยงต่อการโดนดักจับข้อมูลหรือปลอมแปลงหรือไม่?
A : ปลอดภัยสูง เนื่องจากระบบใช้การเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption) ตามมาตรฐานสากล พร้อมมีระบบ Role-Based Access Control จำกัดสิทธิ์การมองเห็นเอกสารเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง และมี Audit Trail เก็บบันทึก IP Address วันเวลาที่อนุมัติอย่างละเอียด จึงป้องกันการปลอมแปลงและการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตได้อย่างรัดกุม
Q : หากอินเทอร์เน็ตที่บ้านพนักงานช้า จะสามารถใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ไหม?
A : ใช้งานได้ปกติ เนื่องจาก WOLF Approve ทำงานบนระบบ Cloud Infrastructure ที่ได้รับการออกแบบให้ประมวลผลได้รวดเร็ว ดึงข้อมูลไฟล์เอกสารได้เบา และรองรับการทำงานผ่านทั้ง Web Browser และ Mobile App แม้ใช้อินเทอร์เน็ตมือถือทั่วไปก็สามารถส่งและอนุมัติงานได้อย่างราบรื่น
Q : เอกสารที่อนุมัติช่วง WFH จะถูกจัดเก็บอย่างไร ไม่ให้สูญหายหรือสับสนกับเอกสารออฟฟิศ?
A : เอกสารทั้งหมดที่ได้รับการอนุมัติแล้วจะถูกจัดเก็บเข้าสู่คลังเอกสารออนไลน์ (Cloud Central Storage) โดยอัตโนมัติ พร้อมจัดหมวดหมู่และบันทึก Version Control ให้อย่างเป็นระบบ ทำให้พนักงานทุกฝ่ายที่ได้รับสิทธิ์ สามารถค้นหาและนำเอกสารไปใช้งานต่อได้ทันที โดยไม่มีปัญหาเอกสารสูญหายหรือข้อมูลไม่ตรงกัน
อนุมัติงานเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลากับ
WOLF Approve
PacyPilot