เผย 5 เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อที่ธุรกิจชั้นนำใช้

Key takeaway 

การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อที่ได้ผลจริงต้องอาศัยการปรับเปลี่ยนจากระบบเดิมสู่การทำงานในรูปแบบดิจิทัลที่เน้นความโปร่งใสและตรวจสอบได้ โดยหัวใจสำคัญคือการทำแผนที่ลำดับงานให้ชัดเจนเพื่อกำจัดขั้นตอนที่ล่าช้า พร้อมนำเทคโนโลยีอัตโนมัติมาใช้ลดข้อผิดพลาดและลดต้นทุนแฝงในระยะยาว อีกทั้งการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลควบคู่กับการรักษาความสัมพันธ์กับพาร์ตเนอร์ จะช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวและเติบโตได้อย่างมั่นคง ซึ่งการเลือกใช้เครื่องมือที่ครบวงจรอย่าง “WOLF E-Procurement” จะช่วยให้ทุกขั้นตอนตั้งแต่การขอซื้อจนถึงการชำระเงินกลายเป็นเรื่องง่าย รวดเร็ว และปลอดภัยอย่างมืออาชีพ

ในโลกธุรกิจที่แข่งขันสูง การจัดซื้อ (Procurement) ไม่ได้เป็นเพียงการซื้อมาขายไป แต่คือกลยุทธ์สำคัญที่ชี้วัดความคล่องตัวและผลกำไรขององค์กร อีกทั้งองค์กรชั้นนำหลายแห่งยังสามารถลดต้นทุนแฝงและขจัดปัญหาความล่าช้าได้ เพียงแค่ปรับเปลี่ยนกระบวนการจัดซื้อให้เป็นระบบและทันสมัยมากขึ้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวทันยุคดิจิทัล บทความนี้จะพาไปเจาะลึกความสำคัญของการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ พร้อมเผย 5 เคล็ดลับที่ทำได้จริง เพื่อช่วยให้กระบวนการจัดซื้อในองค์กรของคุณไหลลื่น โปร่งใส และสร้างประสิทธิภาพสูงสุดในระยะยาว

ทําความเข้าใจกระบวนการจัดซื้อ: มากกว่าแค่การจ่ายเงิน

การจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากการทำความเข้าใจว่า กระบวนการนี้ไม่ได้หมายถึงการซื้อสินค้าเพียงอย่างเดียว แต่คือ “โครงสร้างและขั้นตอนที่ต่อเนื่อง” ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่การระบุความต้องการภายใน การค้นหาและคัดเลือกซัพพลายเออร์ การเจรจาต่อรอง การออกใบสั่งซื้อ (PO) ไปจนถึงการรับสินค้าและการตรวจสอบเอกสารเพื่อชำระเงิน

ดังนั้น การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ จึงหมายถึงการทำให้ทุกขั้นตอนที่กล่าวมาทำงานสอดประสานกันอย่างไร้รอยต่อ เพื่อลดความซ้ำซ้อนและเวลาที่สูญเปล่า การมองเห็นภาพรวมอย่างลึกซึ้งจะช่วยให้องค์กรระบุ “จุดอ่อน” ได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนที่เกิดคอขวด เอกสารที่ต้องผ่านการอนุมัติหลายชั้นเกินความจำเป็น หรือจุดที่ขาดการควบคุมคุณภาพ

ทำไมการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อจึงเป็นเรื่องที่ “รอไม่ได้” ?

หลายธุรกิจต้องสูญเสียต้นทุนจำนวนมากโดยไม่รู้ตัวจากกระบวนการจัดซื้อที่ไร้ทิศทาง เช่น การสต๊อกสินค้าล้นเกินความจำเป็น การสั่งซื้อซ้ำซ้อน หรือการเจรจาต่อรองที่ขาดข้อมูลรองรับ นอกจากนี้ยังมี “ต้นทุนแฝงด้านเวลา” เช่น การรออนุมัติเอกสารที่ล่าช้า ซึ่งส่งผลให้ซัพพลายเออร์ส่งมอบงานได้ยากขึ้น

ผู้บริหารระดับสูงในองค์กรชั้นนำจึงให้ความสำคัญกับการปรับปรุงระบบจัดซื้อเป็นอันดับต้น ๆ เพื่อช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์จากการจัดซื้อให้ได้มากที่สุด 

ตัดสินใจด้วยข้อมูล : การมีระบบที่ดีจะช่วยให้เข้าถึงข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อวางรากฐานการเติบโตในระยะยาวอย่างมั่นคง

ควบคุมต้นทุนและเพิ่มคุณภาพ : เพื่อให้มั่นใจว่าทุกบาทที่จ่ายไปจะได้วัตถุดิบหรือบริการที่คุ้มค่าที่สุด

สร้างความคล่องตัว : เมื่อระบบจัดซื้อทำงานได้เร็ว องค์กรก็สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ทันท่วงที

เผย 5 เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อฉบับธุรกิจชั้นนำ

หากคุณต้องการยกระดับระบบจัดซื้อให้ก้าวไปอีกขั้น นี่คือแนวทางเชิงกลยุทธ์ที่องค์กรระดับโลกนำมาใช้จริงและพิสูจน์แล้วว่าได้ผล

1. ทำแผนที่กระบวนการจัดซื้อ (Process Mapping)

การทำ Process Mapping จะช่วยให้คุณมองเห็นลำดับการทำงานในภาพรวมได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการ ซึ่งวิธีนี้เปรียบเสมือนการ “สแกน” หาจุดอ่อนเพื่อเผยให้เห็นถึง “คอขวด” (Bottleneck) หรือจุดที่ทำให้งานล่าช้าโดยไม่จำเป็น เมื่อเห็นภาพความซ้ำซ้อนชัดเจนแล้ว คุณก็จะสามารถตัดขั้นตอนที่ไร้ประสิทธิภาพออก และปรับปรุงกระบวนการให้ตรงจุดและรวดเร็วยิ่งขึ้น

2. ใช้ระบบอัตโนมัติ (Automation)

Automation ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนและกำจัดความเสี่ยงจากการป้อนข้อมูลผิดพลาด (Human Error) โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนำมาใช้ร่วมกับระบบ E-Procurement ที่สามารถเชื่อมโยงตั้งแต่การสร้างใบขอซื้อ (PR), การออกใบสั่งซื้อ (PO) ไปจนถึงขั้นตอนการจ่ายเงินเข้าด้วยกัน ส่งผลให้ทุกกระบวนการมีความโปร่งใส ตรวจสอบสถานะได้ทันทีแบบเรียลไทม์

3. ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ (Data-Driven Decision Making)

การจัดซื้ออย่างมืออาชีพต้องก้าวข้ามการใช้ความรู้สึก แล้วเปลี่ยนมาใช้ “ข้อมูล” (Data) ในการวิเคราะห์อย่างแม่นยำ ไม่ว่าจะเป็นการเปรียบเทียบราคาวัตถุดิบย้อนหลัง หรือการประเมินคะแนนซัพพลายเออร์ในด้านการส่งมอบและคุณภาพสินค้า ซึ่งการวิเคราะห์เชิงลึกเหล่านี้จะช่วยลดความเสี่ยงในการจัดซื้อที่ไม่คุ้มค่า และช่วยให้การวางแผนล่วงหน้าสอดคล้องกับความต้องการจริงของธุรกิจ

4. บริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ (Supplier Relationship Management)

จงมองซัพพลายเออร์ในฐานะ “พาร์ตเนอร์ทางธุรกิจ” มากกว่าเป็นเพียงผู้ขายสินค้า การให้ความสำคัญกับการสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาว รวมถึงการสื่อสารและให้คำแนะนำ (Feedback) อย่างสม่ำเสมอ สิ่งเหล่านี้จะช่วยสร้างความร่วมมือที่เหนียวแน่น ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้คือสิทธิประโยชน์ด้านราคา คุณภาพสินค้าที่ดีขึ้น และการสนับสนุนที่รวดเร็วเป็นพิเศษ

5. พิจารณาการใช้บริการจัดซื้อจากภายนอก (Procurement Outsourcing)

สำหรับงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านหรือองค์กรที่ต้องการลดภาระงานรูทีน การเลือกใช้ Outsourcing ถือเป็นทางออกที่ชาญฉลาด เพราะจะช่วยให้มีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาดูแลกระบวนการจัดหาและเจรจาต่อรองแทนคุณ วิธีนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยลดภาระงานภายในองค์กร แต่ยังช่วยให้คุณสามารถโฟกัสกับ “ธุรกิจหลัก” (Core Business) ได้อย่างเต็มที่ โดยที่ยังคงรักษามาตรฐานคุณภาพการจัดซื้อได้อย่างดีเยี่ยม

พลิกโฉมการจัดซื้อให้ง่ายและโปร่งใสด้วย WOLF SMART PROCUREMENT

หากองค์กรของคุณกำลังเผชิญกับความวุ่นวายในกระบวนการจัดซื้อ WOLF พร้อมส่งมอบโซลูชันแก้ไขปัญหาอย่างตรงจุดด้วยระบบ E-Procurement ออนไลน์แบบ P2P (Procure to Pay) อย่าง WOLF SMART PROCUREMENT ที่ครอบคลุมตั้งแต่การวางแผนงบประมาณ การขออนุมัติจัดซื้อ การออกใบสั่งซื้อ ไปจนถึงการตรวจรับและชำระเงิน ครบจบในที่เดียวบนเทคโนโลยี Cloud ช่วยให้คุณติดตามสถานะงานได้แบบ Real-time ทุกที่ทุกเวลา เพิ่มความคล่องตัวและลดความล่าช้าในกระบวนการทำงาน

นอกจากนี้ ระบบยังยกระดับมาตรฐานความปลอดภัยด้วยการรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ช่วยให้การอนุมัติเอกสารรวดเร็ว โปร่งใส และปลอดภัยสูงสุด สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ทันทีที่ marketing@techconsbiz.com เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz

ข้อมูลอ้างอิง

1. The Importance of Crafting Effective Procurement Strategies. สืบค้นเมื่อวันที่ 22 ธันวาคม 2568 จาก https://procurementmag.com/news/crafting-effective-procurement-strategies.

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดซื้อ (FAQs)