ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ดีต่อองค์กรอย่างไร?

ถึงเวลาบอกลาการทำงานเอกสารแบบกระดาษกันแล้ว! เพราะวันนี้เราขอแนะนำให้คุณรู้จักกับเครื่องมือดิจิทัลที่สำคัญในยุคนี้ อย่าง “ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ” ที่มีการรองรับ E-Signature อีกหนึ่งตัวช่วยที่จะทำให้องค์กรของคุณดูมีความเป็น “มืออาชีพ” มากขึ้น แถมยังช่วยปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม และยังช่วยแก้ปัญหาต่าง ๆ มากมายที่เกิดขึ้นกับการทำงานเอกสารแบบกระดาษในรูปแบบเดิม ๆ แต่ E-Signature ที่ว่านี้คืออะไร? แล้วระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะตอบโจทย์ได้อย่างไรบ้าง? เราไปดูข้อมูลเพิ่มเติมกันเลย

E-Signature คืออะไร?

E-Signature คือ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2544 (ฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) เพื่อให้มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อในเอกสารกระดาษ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุตัวตน ผู้เป็นเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความเกี่ยวข้อง มีอำนาจลงนามข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ ด้วยวิธีการลงนามที่น่าเชื่อถือ สามารถตรวจสอบได้ โดยจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ด้วยระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ผ่านการตั้งค่ารหัสผ่านและตั้งค่าเฉพาะบุคคลที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้เท่านั้น 

จะเห็นได้ว่าระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่มีการรองรับ E-Signature นั้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้มากกว่าเดิม แถมยังเพิ่มความน่าเชื่อให้แก่ตัวองค์กรอีกด้วย เนื่องจากเป็นการใช้รักษาความปลอดภัยของเอกสาร มีการได้รับอนุญาตและถูกควบคุมโดยหน่วยงานที่มีหน้าที่ออกใบรับรองดิจิทัล และสามารถตรวจสอบลายเซ็นด้วยข้อมูลของแต่ละบุคคลได้อีกด้วย

ปัญหาที่ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษช่วยคุณได้

• เอกสารสูญหาย

เมื่อไรก็ตามที่เอกสารสำคัญภายในองค์กรของคุณนั้นสูญหาย แน่นอนว่าสิ่งนี้จะทำให้ปัญหาใหญ่อื่น ๆ ตามมา ยิ่งองค์กรของคุณมีเอกสารจำนวนมาก ซึ่งอาจจะมีการจัดเก็บอย่างไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้เอกสารในรูปแบบของกระดาษสูญหายได้ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา (Quotation), ใบสั่งซื้อ (Purchase Order), ใบแจ้งหนี้ (Invoice), ใบกำกับภาษี (Tax Invoice), ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ฯลฯ ที่อาจส่งผลกระทบต่อขั้นตอนการทำงาน และความน่าเชื่อถือของบริษัทได้ ในขณะที่ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษจะช่วยเก็บรักษาข้อมูลเอกสารต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ที่คุณสามารถเชื่อมต่อผ่านระบบ Cloud และสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

• เอกสารชำรุด ฉีกขาด โดนน้ำ

อุบัติเหตุเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้เสมอ โดยเฉพาะเวลาเอกสารขาด โดนน้ำ ไฟไหม้ หรือเอกสารอยู่ในสภาพชำรุดจากการขนส่งหรือเสื่อมสภาพเมื่อเวลาผ่านไป แน่นอนว่ายิ่งเอกสารอยู่ในสภาพชำรุดมากเท่าไร ก็อาจจะทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลหรือสัญญาระหว่างลูกค้าได้เช่นกัน ตัวช่วยอย่างระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จะทำให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลในระบบ Cloud ได้อย่างง่ายดาย และคุณยังสามารถกู้คืนข้อมูลต่าง ๆ จากแบ็กอัพได้อีกด้วย

• เอกสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์

การเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ บางครั้งอาจมีบางหน้าที่ตกหล่น หรือสูญหายไป หากคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษนี้ จะช่วยให้คุณจัดการข้อมูลและไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างครบถ้วน แถมยังสามารถค้นหา สร้าง จัดการ แก้ไข หรืออัปเดตข้อมูลได้แบบเรียลไทม์ และยังเช็กได้ว่าใครเป็นผู้แก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลเหล่านั้นได้เช่นกัน

• ข้อมูลลับ ข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ รั่วไหล

หลายครั้งที่คุณรู้สึกว่าเอกสารส่วนตัว เอกสารลับ หรือข้อมูลส่วนบุคคลต่าง ๆ ในองค์กรที่จัดเก็บในรูปแบบกระดาษเป็นเรื่องยาก หรือต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม เช่น พื้นที่ปลอดภัยสำหรับจัดเก็บหรือการจ้างบริษัทรักษาความปลอดภัย แต่ในทางกลับกัน การจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลจะช่วยรักษาความปลอดภัยให้แก่เอกสารสำคัญภายในองค์กรของคุณได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น เพียงแค่กำหนดรหัสผ่านสำหรับการเข้าถึงเอกสาร หรือกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงแต่ละไฟล์เอกสาร ก็ช่วยให้คุณอุ่นใจกับความปลอดภัยของข้อมูลได้มากกว่าเดิม

• ปัญหาการจัดส่งเอกสารที่ล่าช้า

ปัญหาทางด้านการจัดส่งเอกสารที่ล่าช้าถือเป็นอีกหนึ่งปัญหาที่มาพร้อมกับการออกเอกสาร การรอเซ็นสัญญา หรือรอแจ้งหนี้ต่าง ๆ ซึ่งอาจจะทำให้ระยะเวลาที่คุณกำหนดไว้คลาดเคลื่อนอีกด้วย เพื่อความสะดวกรวดเร็วที่มากกว่า เราขอแนะนำให้องค์กรของคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่สามารถส่งเอกสาร สัญญา หรือใบแจ้งหนี้ต่าง ๆ ได้ทันที แถมยังเป็นการลดต้นทุนในการจัดส่งได้เช่นกัน

ยกระดับองค์กรยุคใหม่ ด้วย WOLF ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยดี ๆ ในการจัดการเอกสารภายในองค์กรที่มีจำนวนมากอย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น ‘ระบบจัดการเอกสารจากไร้กระดาษ’ จาก WOLF เป็นระบบอนุมัติและจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ที่มีกฎหมายรับรอง E-Signature หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ทุกชนิด ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในการทำงานแล้ว ยังช่วยให้องค์กรของคุณมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด แถมยังประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาได้มากขึ้นอีกด้วย สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล [email protected] หรือโทร. 02-634-4409