ทำความรู้จัก “ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์” ที่ตอบโจทย์ธุรกิจ

ทุกธุรกิจที่มีกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ย่อมรู้ดีว่าต้องมีงานด้านเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องในกระบวนการทำงาน ซึ่งมักทำให้เกิดความซับซ้อนและต้องใช้เวลาในการจัดการ เพราะต้องถี่ถ้วนกับเอกสารแต่ละชิ้น จนบางครั้งอาจทำให้ผู้ทำงานเกิดความสับสนและเกิดทำงานผิดพลาดได้ แต่จะดีกว่าไหม ? ถ้าคุณสามารถลดปัญหาทั้งหมดนี้ด้วยโซลูชันระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ ที่รองรับการทำงานของสำนักงาน ทั้งยังอยู่ในรูปแบบออนไลน์ ช่วยให้องค์กรปรับเปลี่ยนสู่การทำงานในแบบ Paperless ที่จะส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาว 

ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (e-Procurement) โซลูชันเพื่อธุรกิจที่มีการซื้อขาย

ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ (e-Procurement) คือระบบจัดซื้อที่นำเทคโนโลยีทางอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเกิดประสิทธิภาพมากกว่าเดิม ทั้งในเรื่องของความสะดวกรวดเร็ว มีความถูกต้องของข้อมูล ทั้งยังช่วยอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบระหว่างซัพพลายเออร์และลูกค้าได้อย่างปลอดภัย สามารถใช้งานได้หลากหลาย ตั้งแต่การประเมินผล การเปรียบเทียบราคา และการเลือกซัพพลายเออร์ ไปจนถึงการจัดทำสัญญา จัดการคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ และการชำระเงิน

4 ประเภทระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่ควรรู้จัก

ในปัจจุบันระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ได้ถูกพัฒนาขึ้นให้มีความหลากหลาย เพื่อให้สามารถรองรับต่อความต้องการในแต่ละอุตสาหกรรม โดยสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 4 ประเภท ดังนี้

1. ระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน (Internal Buy-Side System)

ระบบจัดซื้อจัดจ้างภายใน เป็นระบบการจัดซื้อจัดจ้างที่เก็บรวบรวมข้อมูลและสินค้าจากหลากหลายแหล่ง โดยใช้กันภายในองค์กร เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในแผนกจัดซื้อจัดจ้างสามารถค้นหาจากระบบส่วนกลางได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย

2. ระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง (Direct Purchasing System)

ในส่วนของระบบจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง จะเป็นระบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ผู้ซื้อและผู้ขายสามารถเชื่อมต่อกันได้โดยตรง พร้อมอำนวยความสะดวกทางด้านการเตรียมเอกสาร รวมไปถึงการขึ้นบัญชีผู้ค้า ทำให้สามารถเช็กเครดิตในระบบได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ตอบโจทย์งานจัดซื้อจัดจ้างที่ต้องการความรอบคอบ หรือในอุตสาหกรรม และกลุ่มธุรกิจที่มีการจัดซื้อจัดจ้างจำนวนมาก

3. ระบบจัดซื้อจัดจ้างตลาดอิเล็กทรอนิกส์ (E-Marketplace Involvement)

เป็นระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่รวบรวมผู้ซื้อ ผู้ขาย และคนกลางเอาไว้บน E-Marketplace ที่องค์กรเป็นผู้พัฒนาขึ้นมา โดยมีข้อดีอยู่ที่ความสามารถในการทำงานของระบบ ซึ่งจะช่วยให้เกิดการแข่งขันของผู้ขาย และช่วยให้ผู้ขายมีโอกาสได้พบกับผู้ซื้อกลุ่มใหญ่ในตลาด ไดร์ฟให้เกิดยอดขายได้ตามกลไกที่เหมาะสม

4. ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบทำงานร่วมกัน (Collaboration)

ปิดท้ายด้วยระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบทำงานร่วมกัน โดยองค์กรและผู้ขายจะทำการเชื่อมต่อระบบการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรเข้ากับระบบของผู้ขาย โครงข่ายคู่ค้าภายนอก หรือ Partner Extranet โดยตรง และเมื่อไหร่ก็ตามที่เกิดความต้องการในการซื้อสินค้า ระบบจะสามารถทำงานตามขั้นตอนของการจัดซื้อได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการทำงาน และข้อผิดพลาดในการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีเลือกซื้อระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ให้เหมาะกับโรงงาน ?

ในส่วนของการเลือกซื้อระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่เหมาะสมกับโรงงานนั้น ยิ่งต้องให้ความสำคัญ เพราะนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กรแล้ว ยังช่วยลดต้นทุน และเพิ่มความโปร่งใสให้กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างได้อย่างมั่นใจ โดยปัจจัยที่ใช้ในการพิจารณาเลือกระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์สำหรับโรงงาน จะมีอยู่ด้วยกันทั้งหมด 3 ข้อ ดังนี้

1. ขนาดของโรงงาน

• ขนาดเล็ก: โรงงานขนาดเล็กควรเลือกระบบที่มีราคาไม่แพง ใช้งานง่าย รองรับฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น การขอใบเสนอราคา การออกใบสั่งซื้อ การติดตามสถานะการสั่งซื้อ และการชำระเงิน
• ขนาดกลาง: โรงงานขนาดกลาง อาจต้องการระบบที่มีฟังก์ชันเพิ่มเติม เช่น การจัดการคลังสินค้า ระบบใบอนุญาต การวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงสามารถรองรับผู้ใช้งานได้หลายคน
• ขนาดใหญ่: โรงงานขนาดใหญ่ อาจต้องการระบบที่มีฟังก์ชันครบครัน รองรับการใช้งานที่ซับซ้อน สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ ในองค์กร และรองรับผู้ใช้งานจำนวนมากได้อย่างเสถียร

2. ประเภทของผลิตภัณฑ์

• สินค้าผลิตจำนวนมาก: โรงงานที่ผลิตสินค้าจำนวนมาก ควรเลือกระบบที่มีฟังก์ชันสำหรับการจัดการการผลิต การจัดการคลังสินค้า และการจัดการโซ่อุปทาน
• สินค้าผลิตตามคำสั่ง: โรงงานที่ผลิตสินค้าตามคำสั่ง ควรเลือกระบบที่มีฟังก์ชันสำหรับการจัดการใบเสนอราคา การติดตามสถานะการสั่งซื้อ และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
• สินค้าเฉพาะทาง: โรงงานที่ผลิตสินค้าเฉพาะทาง อาจต้องการระบบที่มีฟังก์ชันเฉพาะ เช่น การจัดการเอกสารทางเทคนิค การจัดการโครงการ และการจัดการความเสี่ยงในการจัดซื้อจัดจ้าง

3. ความต้องการเฉพาะของธุรกิจ

• รองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์: พิจารณาว่าระบบรองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามกฎหมายไทยด้วยหรือไม่ 
• รองรับหลายภาษา: พิจารณาว่าระบบรองรับภาษาไทยและภาษาอื่น ๆ ที่จำเป็นหรือไม่
• มีฟังก์ชันเสริมที่ช่วยอำนวยความสะดวก: พิจารณาฟังก์ชันอื่น ๆ ที่จำเป็น เช่น การทำบัญชี การรวบรวมข้อมูลและรายงาน รวมไปถึงฟังก์ชันการวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อใช้ประกอบแผนจัดซื้อในอนาคต

เลือกระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์สำหรับโรงงานให้ตอบโจทย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องโซลูชันดี ๆ จาก WOLF พร้อมยินดีให้คำแนะนำ สอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ marketing@techconsbiz.com เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz 

ข้อมูลอ้างอิง

1. What is e-procurement and how does it work?. สืบค้นเมื่อวันที่ 17 พฤษภาคม 2567 จาก https://www.techtarget.com/