ในยุคที่หลายองค์กรเริ่ม Work From Home และ Work From Anywhere กันมากขึ้น ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless ภายในองค์กร จึงเป็นอีกหนึ่งเทคโนโลยีใหม่ที่หลายองค์กรให้ความสนใจ เรามาดูกันว่า แล้วประโยชน์ของการใช้ระบบจัดการเอกสารนี้มีอะไรบ้าง วันนี้ WOLF เราได้เตรียมข้อมูลมาฝากทุกท่านกัน
ข้อดีของระบบจัดการเอกสารมีอะไรบ้าง?
1. การเก็บรักษาข้อมูลเป็นไปโดยง่าย ไม่ต้องมีห้องจัดเก็บ
ปัญหาเรื่องพื้นที่จัดเก็บเอกสาร อาจสร้างความลำบากใจให้กับทุกคนในองค์กรได้ ไม่ว่าจะเป็นการเคลียร์พื้นที่ในการจัดเก็บ หรือหาตู้ ชั้นวางสำหรับใส่เอกสารที่มากขึ้น โดยหากคุณมีระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ จะช่วยเพิ่มพื้นที่ในองค์กรของคุณมากขึ้น หมดกังวลเรื่องการจัดเตรียมห้องจัดเก็บเอกสาร หรือตู้สำหรับเอกสารที่อาจเพิ่มความรก และยากต่อการดูแลรักษาไปได้เลย
2. ควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ และสามารถพิสูจน์ตัวตนได้
เชื่อว่าเป็นเอกสารของทางองค์กร ยังไงเรื่องความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลนั้นต้องมาเป็นอันดับต้น ๆ เสมอ ซึ่งระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น โดยระบบจะทำการจำกัดสิทธิ์ในการเข้าถึงการใช้งานของเอกสารนั้น ๆ โดยคุณสามารถตั้งค่าหรือระบุรายชื่อของผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล และกำหนดรหัสผ่านในการเปิดดูเอกสาร เพื่อความปลอดภัยของเอกสารได้ นอกจากนี้ ภายในระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ ยังมีฟังก์ชันในการรักษาเอกสารต้นฉบับ เพื่อป้องกันการสูญหาย การเปลี่ยนแปลงข้อมูล หรือลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจอีกด้วย เรียกได้ว่าเป็นการช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับการจัดเก็บเอกสารสำคัญได้มากยิ่งขึ้น
3. ช่วยลดต้นทุนของกระดาษที่ต้องพิมพ์
หากองค์กรของคุณใช้การจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษอยู่เหมือนเดิม อาจทำให้เกิดการสิ้นเปลืองต่าง ๆ ที่เกินความจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นค่ากระดาษ ค่าหมึก หรือค่าซ่อมบำรุงเครื่องปริ้นเอกสารอีกด้วย โดยหากคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless เราเชื่อว่า นอกจากจะช่วยลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เหล่านั้นแล้ว ยังช่วยลดปริมาณการใช้ทรัพยากรและปริมาณขยะอีกด้วย
4. ลดเวลาในการจัดการข้อมูลเอกสารและการบริหาร
คุณเคยใช้เวลานานในการหาเอกสารเพียงแค่แผ่นเดียวไหม? การรวบรวมเอกสารไว้ในระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ จะช่วยให้พนักงานทุกคนในองค์กรเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย และสะดวกมากขึ้น โดยสามารถค้นหาไฟล์เอกสารที่ต้องการ รวมทั้งยังสามารถแชร์ไปยังแผนกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง และไปยังลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ ยังช่วยให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงเอกสารเพื่อเซ็นอนุมัติได้สะดวก ช่วยลดเวลาและขั้นตอนในการทำงานภายในองค์กร รวมทั้งสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
5. ลดต้นทุนในการจัดส่งเอกสาร
อีกหนึ่งค่าใช้จ่ายที่ตามมาพร้อมกับการจัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ นั่นก็คือ ค่าจัดส่งเอกสารในแต่ละครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการจัดส่งทางไปรษณีย์ หรือทางเมสเซนเจอร์ ที่ถือเป็นการสิ้นเปลือง ทั้งค่าส่งไปและกลับ ที่บางครั้งอาจต้องจัดส่งไป-มาหลายรอบ ที่อาจใช้เวลาในการจัดส่งที่นาน หรือทำให้เอกสารสูญหายหรือตกหล่น และอาจสร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้าได้
เมื่อคุณเห็นข้อดีของระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษทั้ง 5 ข้อนี้แล้ว จะดีกว่าไหม? ถ้าองค์กรของคุณมีระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless ที่จะเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานมากขึ้น สร้างความสะดวกให้กับพนักงานทุกคน แถมยังช่วยเพิ่มความประทับใจให้กับลูกค้าของคุณอีกด้วย
หากคุณกำลังมองหาตัวช่วยในการจัดการงานเอกสารต่าง ๆ ภายในองค์กรให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ที่ WOLF เรามีบริการโปรแกรมระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ ช่วยบริหารงานแบบ Workflow ในธุรกิจทุกรูปแบบ ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของเรา จะช่วยยกระดับทั้งองค์กรของคุณให้มีการทำงานที่เป็นระบบ และลดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล [email protected] หรือโทร. 02-634-4409
