แนวทางการป้องกันการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร

การทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การให้สินบนหรือการล็อกสเปก ไม่เพียงแต่ทำให้องค์กรสูญเสียงบประมาณและได้สินค้าด้อยคุณภาพ แต่ยังทำลายความน่าเชื่อถือและบั่นทอนวัฒนธรรมการทำงานภายในด้วย แนวทางป้องกันที่มีประสิทธิภาพคือการสร้างระบบตรวจสอบที่เข้มงวดผ่านการแยกหน้าที่รับผิดชอบ การเปรียบเทียบราคาจากหลายคู่ค้าอย่างโปร่งใส และการนำเทคโนโลยีดิจิทัลอย่างระบบ e-Procurement เข้ามาใช้เพื่อบันทึกและติดตามข้อมูลในทุกขั้นตอน ซึ่งจะช่วยลดช่องว่างในการทุจริตและสร้างความโปร่งใสที่ตรวจสอบได้จริงให้แก่องค์กร

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้างขององค์กรเป็นปัญหาที่ส่งผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือ และยังต้องสูญเสียด้านงบประมาณขององค์กร ดังนั้นการออกแบบกระบวนการทำงานให้โปร่งใส ตรวจสอบได้ และมีแนวทางป้องกันที่ชัดเจน จึงกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญของการบริหารงานยุคใหม่ บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจสาเหตุ ผลกระทบ และวิธีป้องกันการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้าง ที่องค์กรสามารถนำไปปรับใช้ได้จริง เพื่อเพิ่มความโปร่งใสในองค์กรและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้

การทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร ?

การทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้าง คือการกระทำที่ขัดต่อจรรยาบรรณหรือกฎหมายในขั้นตอนจัดซื้อหรือจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นในองค์กรภาครัฐหรือเอกชน โดยมีจุดประสงค์เพื่อให้บุคคลหรือกลุ่มบุคคลได้รับประโยชน์โดยมิชอบ การกระทำที่พบได้บ่อยมักจะมีตั้งแต่ การให้สินบน การสมยอมราคา การยักยอกทรัพย์สิน การล็อกสเปกสินค้า การปลอมแปลงเอกสาร ซึ่งพฤติกรรมเหล่านี้ล้วนบิดเบือนกระบวนการตัดสินใจ และทำให้ระบบจัดซื้อจัดจ้างไร้ความโปร่งใส

ผลกระทบต่อการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้าง

แม้การทุจริตอาจเริ่มต้นจากเหตุการณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเกิดขึ้นเพียงบางขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง แต่กลับส่งผลกระทบต่อองค์กรหลายด้าน ดังนี้

ผลกระทบทางด้านการเงิน

องค์กรอาจต้องใช้งบประมาณสูงกว่าความจำเป็น เพราะอาจเสี่ยงต่อการได้รับสินค้าหรือบริการที่ไม่คุ้มค่า และทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเพื่อแก้ไขปัญหาจากการจัดซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งสุดท้ายจะกลายเป็นภาระทางการเงินที่สูงขึ้นโดยไม่จำเป็น

ผลกระทบทางด้านความน่าเชื่อถือ

เมื่อเกิดข้อร้องเรียนหรือมีการตรวจพบการทุจริต ความเชื่อมั่นจากลูกค้า คู่ค้า ผู้ถือหุ้น และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะลดลงทันที ส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์และความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในระยะยาว

ผลกระทบต่อคุณภาพสินค้าและบริการ

การสมยอมราคา การล็อกสเปก หรือการเลือกซัพพลายเออร์โดยไม่ผ่านการประเมินที่โปร่งใส อาจทำให้องค์กรได้รับสินค้าคุณภาพต่ำ ไม่ตรงตามความต้องการ ส่งผลให้กระบวนการปฏิบัติงานสะดุดและเพิ่มต้นทุนแฝงที่เป็นภาระเพิ่มเติม

ผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร

การทุจริตคือการทำลายวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์กร ทำให้พนักงานรู้สึกไม่มั่นใจในระบบ ขาดแรงจูงใจในการทำงาน และอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งหรือความไม่ไว้วางใจระหว่างผู้ร่วมงาน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมลดลงอย่างเห็นได้ชัด

วิธีป้องกันการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้าง

เพื่อเสริมสร้างความโปร่งใสและลดความเสี่ยงจากการทุจริต องค์กรควรใช้แนวทางดังต่อไปนี้ เพื่อเป็นวิธีป้องกันการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ใช้งานได้จริงและเหมาะกับองค์กรทุกประเภท

ตั้งระบบการตรวจสอบที่มีประสิทธิภาพ

องค์กรควรมีระบบตรวจสอบภายในที่เข้มแข็ง เช่น การแยกหน้าที่ของผู้จัดซื้อ ผู้อนุมัติ และผู้ตรวจรับออกจากกันเพื่อลดความเสี่ยง ทั้งยังต้องให้ความสำคัญกับการบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ และการสุ่มตรวจเอกสารหรือกระบวนการเป็นระยะ ทำให้สามารถตรวจพบความผิดปกติได้ตั้งแต่ต้นทาง

ใช้ระบบเปรียบเทียบราคาจากหลายซัพพลายเออร์

ควรกำหนดให้มีการขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์หลายรายอย่างเป็นทางการ และตรวจสอบราคาเปรียบเทียบกับท้องตลาด เพื่อป้องกันการสมยอมราคา หรือการเลือกเจ้าเดิมโดยไม่จำเป็น

จัดทำแนวทางการจัดซื้อจัดจ้างที่ชัดเจน

การวางกฎระเบียบ ขั้นตอน และเกณฑ์การพิจารณาที่โปร่งใส จะช่วยให้ทุกฝ่ายปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวกัน โดยองค์กรควรสื่อสารแนวปฏิบัติให้ชัดเจนแก่พนักงานทุกระดับ พร้อมทั้งส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ยึดมั่นในความโปร่งใสและด้านจริยธรรม

บริหารจัดการฐานข้อมูลให้โปร่งใส

องค์กรควรจัดเก็บข้อมูลสำคัญ เช่น ประวัติการเสนอราคา รายการสั่งซื้อ และผลการตรวจรับสินค้าไว้เป็นระบบ พร้อมกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลอย่างชัดเจน เพื่อป้องกันการแก้ไขหรือปกปิดข้อมูลโดยไม่เหมาะสม การมีฐานข้อมูลที่ครบถ้วนและตรวจสอบได้ง่ายจะช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโปร่งใสขึ้น และลดความเสี่ยงจากการทุจริตในทุกขั้นตอน

ใช้เทคโนโลยีระบบจัดซื้อจัดจ้างที่สามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

การนำระบบดิจิทัล เช่น e-Procurement, Work flow Automation หรือระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เข้ามาจัดการระบบจัดซื้อจัดจ้าง สามารถช่วยลดงานที่ซ้ำซ้อน ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ และเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน ด้วยระบบที่สามารถติดตามผลได้ ทำให้ง่ายต่อการตรวจสอบ และดึงข้อมูลย้อนหลังได้ทันที ทำให้ทุกขั้นตอนสามารถตรวจสอบได้อย่างเป็นระบบ

เพราะการทุจริตในระบบจัดซื้อจัดจ้างนำมาซึ่งปัญหาหลากหลายประการต่อองค์กร และกระทบต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมถึงพาร์ตเนอร์ขององค์กร การนำระบบจัดซื้อจัดจ้างมาใช้ จึงเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม และสำหรับองค์กรที่กำลังหาระบบจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพ เลือก WOLF PLATFORM กับบริการระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ WOLF SMART PROCUREMENT สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ marketing@techconsbiz.com เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz

คำถามที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดซื้อจัดจ้าง (FAQs)