การจัดซื้อจัดจ้างและการจัดซื้อแม้จะดูเหมือนเป็นกระบวนการเดียวกัน แต่มีความแตกต่างในด้านขอบเขต หน้าที่ และขั้นตอนการดำเนินการ การจัดซื้อเน้นที่การจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็นภายในองค์กรเป็นประจำ โดยเน้นความรวดเร็วและการควบคุมต้นทุน ขณะที่การจัดซื้อจัดจ้างจะครอบคลุมทั้งการซื้อสินค้าและการว่าจ้างบริการหรือหน่วยงานภายนอกในโครงการที่ซับซ้อนและมีระยะเวลายาว การจัดซื้อจัดจ้างต้องการการบริหารจัดการที่เป็นระบบและมีการตรวจสอบที่มากกว่า พร้อมทั้งต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เข้มงวด
- การจัดซื้อ คืออะไร ?
- การจัดซื้อจัดจ้าง คืออะไร ?
- สรุปชัด ! การจัดซื้อจัดจ้าง VS การจัดซื้อ ต่างกันอย่างไร ?
- กระบวนการจัดซื้อที่ดีควรมีอะไรบ้าง ?
- คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง VS การจัดซื้อ (FAQs)
เมื่อพูดถึง “การจัดซื้อ” กับ “การจัดซื้อจัดจ้าง” หลายคนมักเข้าใจว่าทั้งสองคือเรื่องเดียวกัน จึงใช้คำแทนกันโดยไม่รู้ตัว แต่ในความเป็นจริง กระบวนการทั้งสองมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นในด้านบทบาทหน้าที่ ขั้นตอนการปฏิบัติ ขอบเขตงาน หรือแม้แต่กฎหมายที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้น การเข้าใจความแตกต่างระหว่าง “การจัดซื้อจัดจ้าง” VS “การจัดซื้อ” จึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้บริหารแผนกจัดซื้อ และบุคลากรที่เกี่ยวข้องควรทราบ เพื่อให้การดำเนินงานสอดคล้องกับระเบียบ ลดโอกาสเกิดความผิดพลาด และยกระดับประสิทธิภาพของกระบวนการโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น
การจัดซื้อ คืออะไร ?
การจัดซื้อ (Purchasing) คือ กระบวนการจัดหาสินค้า วัตถุดิบ หรือบริการที่จำเป็นต่อการดำเนินงานขององค์กร โดยการจัดซื้อเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นเป็นประจำในทุกธุรกิจ เช่น การซื้อเครื่องใช้สำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ อะไหล่ หรือบริการสนับสนุนต่าง ๆ การจัดซื้อที่ดียังต้องมีระบบที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบได้
จุดเด่นของการจัดซื้อ
- เน้นการจัดหาสินค้าและบริการที่จำเป็น: ช่วยให้แต่ละแผนกได้รับของที่ตอบโจทย์การใช้งานจริงและใช้ทำงานได้ทันที
- เหมาะกับงานที่ต้องซื้อเป็นประจำ: หรือมีรูปแบบตายตัว เช่น การเติมสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน ทำให้ดำเนินงานได้รวดเร็วและไม่ซับซ้อน
- ใช้ระเบียบภายในเป็นหลัก: มีความคล่องตัวสูง สามารถกำหนดขั้นตอนต่าง ๆ ให้เหมาะกับการทำงานของธุรกิจได้
- ป้องกันการขาดแคลนทรัพยากร: การจัดซื้อที่เป็นระบบจะช่วยให้การทำงานของแผนกต่าง ๆ เดินหน้าต่อได้อย่างไม่มีสะดุด
การจัดซื้อจัดจ้าง คืออะไร ?
การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement & Contracting) คือ กระบวนการจัดหาทรัพยากรที่มีขอบเขตกว้างกว่าการจัดซื้อทั่วไป ต้องใช้การจัดการเชิงระบบมากกว่า เพราะไม่ได้มีเพียงการซื้อสินค้าและบริการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการ “ว่าจ้าง” หน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญภายนอกให้เข้ามาดำเนินงานตามเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญา
จุดเด่นของการจัดซื้อจัดจ้าง
- ครอบคลุมทั้งการซื้อและการทำสัญญาจ้าง: ทำให้รองรับงานที่ซับซ้อนกว่าและต้องมีความรับผิดชอบร่วมกันระหว่างองค์กรและผู้ให้บริการ
- เหมาะสำหรับงานเฉพาะทาง: เช่น โครงการขนาดใหญ่ งานระบบ งานก่อสร้าง หรืองานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะด้าน
- มีการกำกับ ตรวจสอบ อย่างเป็นระบบ: มีการรายงานผลอย่างเป็นระบบเนื่องจากมีหลายขั้นตอนและมูลค่าโครงการสูง
- โปร่งใสและตรวจสอบย้อนหลังได้: ทั้งในด้านสัญญา การคัดเลือกผู้รับจ้าง และการส่งมอบงาน เพื่อป้องกันความผิดพลาด
สรุปชัด ! การจัดซื้อจัดจ้าง VS การจัดซื้อ ต่างกันอย่างไร ?
สรุปง่าย ๆ กระบวนการจัดซื้อคือการเน้นจัดหาสินค้าและบริการที่ใช้ภายในองค์กรอย่างประจำ เช่น อุปกรณ์สำนักงานหรือวัตถุดิบที่มีขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อนและเน้นความรวดเร็ว ส่วนการจัดซื้อจัดจ้างมีขอบเขตกว้างกว่า ครอบคลุมทั้งการซื้อสินค้าและการว่าจ้างผู้ให้บริการภายนอกในโครงการที่ซับซ้อน ซึ่งต้องมีการทำสัญญา การตรวจสอบ และการรับผิดชอบร่วมกันในหลายฝ่ายเพื่อความโปร่งใสและลดความเสี่ยงในการดำเนินงาน
กระบวนการจัดซื้อที่ดีควรมีอะไรบ้าง ?
1. วางแผนจัดซื้อ (Planning)
ขั้นตอนแรกที่กำหนดทิศทาง องค์กรต้องกำหนดความต้องการชัดเจน ทั้งปริมาณ ระยะเวลา งบประมาณ และระดับความเร่งด่วน เพื่อลดความเสี่ยงในการซื้อเกินความจำเป็นและควบคุมต้นทุนได้แม่นยำยิ่งขึ้น
2. คัดเลือกผู้ขาย (Supplier Selection)
ประเมินจากความน่าเชื่อถือ ระยะเวลาส่งมอบ คุณภาพบริการหลังการขาย และความสามารถในการรองรับงานระยะยาว การมีตัวเลือกหลายรายช่วยเพิ่มอำนาจต่อรองและป้องกันปัญหาผูกขาด
3. ออกคำสั่งซื้อ (Purchase Order)
ออกใบ PO เพื่อเป็นเอกสารยืนยันทางการ ช่วยป้องกันความผิดพลาดเรื่องราคา จำนวน รุ่นสินค้า หรือกำหนดส่งมอบ และเป็นหลักฐานสำคัญสำหรับการบันทึกค่าใช้จ่ายในระบบบัญชี
4. ตรวจรับและชำระเงิน
ตรวจสอบคุณภาพและจำนวนให้ตรงตามสัญญา หากถูกต้องจึงชำระเงินอย่างโปร่งใสและตรวจสอบได้เสมอ ช่วยลดความเสี่ยงจากสินค้าที่ไม่ได้มาตรฐาน
5. เก็บข้อมูลเพื่อวิเคราะห์
เก็บประวัติราคาสินค้าและการส่งมอบเพื่อประเมินประสิทธิภาพผู้ขาย (Supplier) และปรับกระบวนการจัดซื้อให้ดียิ่งขึ้น รองรับการเปลี่ยนไปใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างแบบ Electronic ในอนาคต
หากคุณกำลังมองหาโซลูชันเพื่อยกระดับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างให้ทันสมัย ขอแนะนำ WOLF SMART PROCUREMENT ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์แบบครบวงจร สอบถามเพิ่มเติมที่ marketing@techconsbiz.com เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz
ข้อมูลอ้างอิง
Procurement vs Contract Management: What’s the Difference?. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 ธันวาคม 2568 จาก https://www.linkedin.com/posts/josie-hawkins-6b2a17210_whats-the-difference-between-procurement-activity.
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง VS การจัดซื้อ (FAQs)
Q : การจัดซื้อจัดจ้างเหมาะกับองค์กรประเภทไหน ?
A : เหมาะกับองค์กรที่มีโครงการใหญ่หรือซับซ้อน เช่น ภาครัฐหรือบริษัทที่ต้องใช้ผู้รับเหมาหรือผู้ให้บริการภายนอกที่ต้องมีการทำสัญญาและการตรวจสอบอย่างเป็นระบบ
Q : การจัดซื้อจัดจ้าง VS การจัดซื้อแบบไหนควรเริ่มต้นก่อน ?
A : การจัดซื้อควรเริ่มต้นก่อนสำหรับสินค้าที่ใช้ประจำและต้องการความรวดเร็ว ส่วนการจัดซื้อจัดจ้างเริ่มเมื่อมีการจ้างงานโครงการที่มีความซับซ้อนสูง
Q : การจัดซื้อจัดจ้างต้องใช้เอกสารและขั้นตอนอะไรบ้าง ?
A : ต้องใช้เอกสารสัญญา ใบสั่งซื้อ รายงานการคัดเลือกผู้รับจ้าง และเอกสารการตรวจรับงาน เพื่อให้ทุกขั้นตอนโปร่งใสและตรวจสอบได้
Q : กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสามารถทำออนไลน์ได้ไหม ?
A : ได้ หลายองค์กรใช้ระบบ E-Procurement เพื่อลดขั้นตอนเอกสาร เพิ่มความรวดเร็ว และตรวจสอบความโปร่งใสได้ง่ายขึ้น
Q : ข้อดีของการใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์คืออะไร ?
A : คือการลดข้อผิดพลาดจากการทำเอกสารด้วยมือ ควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้น ตรวจสอบง่าย และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานทุกขั้นตอน