ในกระบวนการจัดซื้อขององค์กร มักมีคำที่ถูกใช้อยู่เสมอคือ PR และ PO ซึ่งแม้จะเป็นเอกสารพื้นฐานในงานจัดซื้อ แต่หลายคนยังสับสนว่าเอกสารทั้งสองนี้ต่างกันอย่างไร ใช้ในขั้นตอนไหน และมีความเชื่อมโยงกันอย่างไร
การเข้าใจลำดับของเอกสารจัดซื้ออย่างถูกต้อง เป็นพื้นฐานสำคัญของการบริหารจัดซื้ออย่างเป็นระบบ เพราะช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานได้ชัดเจน ลดข้อผิดพลาด และทำให้ขั้นตอนการอนุมัติเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
PR คืออะไร
PR ย่อมาจาก Purchase Requisition หรือใบขอซื้อ
เป็นเอกสารที่ใช้ภายในองค์กร เพื่อแจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการจากหน่วยงานต้นทางไปยังผู้มีอำนาจอนุมัติหรือฝ่ายจัดซื้อ
ข้อมูลใน PR มักประกอบด้วย
- รายการสินค้า หรือบริการที่ต้องการ
- จำนวนที่ต้องการใช้
- เหตุผลในการขอซื้อ
- วันที่ต้องการใช้งาน
- ผู้ขอซื้อ
- หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- งบประมาณหรือข้อมูลประกอบอื่น ๆ
PR จึงเป็นเอกสารที่แสดงถึง “ความต้องการซื้อ” แต่ยังไม่ใช่เอกสารที่ส่งไปยังผู้ขาย
PO คืออะไร
PO ย่อมาจาก Purchase Order หรือใบสั่งซื้อ
เป็นเอกสารที่ออกหลังจาก PR ได้รับการอนุมัติแล้ว และฝ่ายจัดซื้อได้ดำเนินการเลือกผู้ขายเรียบร้อย จากนั้นจึงออก PO เพื่อยืนยันการสั่งซื้อไปยังผู้ขายอย่างเป็นทางการ
โดยทั่วไป PO มักระบุข้อมูล เช่น
- ชื่อผู้ขาย
- รายการสินค้า หรือบริการ
- จำนวน
- ราคา
- เงื่อนไขการส่งมอบ
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- วันส่งมอบ
- เลขอ้างอิงเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้น PO จึงเป็นเอกสารที่ใช้สื่อสารกับผู้ขาย และมีบทบาทสำคัญในการควบคุมการสั่งซื้อขององค์กร
PR กับ PO ต่างกันอย่างไร
แม้จะอยู่ในกระบวนการเดียวกัน แต่ PR และ PO มีหน้าที่ต่างกันอย่างชัดเจน
| เอกสาร | ความหมาย | ใช้ภายใน/ภายนอก | จุดประสงค์ |
| PR | ใบขอซื้อ | ภายในองค์กร | ขออนุมัติความต้องการซื้อ |
| PO | ใบสั่งซื้อ | ใช้กับผู้ขาย | ยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ |
สรุปง่าย ๆ คือ
PR ใช้เพื่อขอซื้อ
PO ใช้เพื่อสั่งซื้อ
ลำดับการทำงานของ PR และ PO ในกระบวนการจัดซื้อ
โดยทั่วไปลำดับของเอกสารจะเป็นดังนี้
- หน่วยงานต้นทางมีความต้องการสินค้า หรือบริการ
- จัดทำ PR เพื่อขออนุมัติ
- ผู้มีอำนาจพิจารณาอนุมัติ PR
- ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการเปรียบเทียบราคา หรือเลือกผู้ขาย
- ออก PO ไปยังผู้ขาย
- รับสินค้า หรือบริการ
- ตรวจสอบเอกสารและดำเนินการชำระเงิน
เมื่อพิจารณาตามลำดับนี้ จะเห็นได้ว่า PR และ PO เป็นเอกสารที่เชื่อมต่อกันโดยตรง และมีความสำคัญต่อการควบคุมกระบวนการจัดซื้อให้เป็นระบบ
ทำไมองค์กรจึงควรจัดการ PR และ PO ให้เชื่อมโยงกัน
หลายองค์กรยังใช้ PR ผ่านไฟล์เอกสารหรืออีเมล แล้วจึงค่อยแยกไปออก PO อีกขั้นตอนหนึ่ง การทำงานลักษณะนี้อาจทำให้เกิดปัญหา เช่น
- ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
- เอกสารตกหล่นระหว่างขั้นตอน
- ใช้เวลาติดตามสถานะงานนาน
- ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก
- ไม่เห็นภาพรวมของกระบวนการจากต้นทางถึงปลายทาง
หาก PR และ PO อยู่ในระบบเดียวกัน จะช่วยให้ข้อมูลต่อเนื่องมากขึ้น และทำให้การจัดซื้อมีโครงสร้างที่ชัดเจนกว่าเดิม
ประโยชน์ของการจัดการ PR และ PO อย่างเป็นระบบ
ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร
เมื่อข้อมูลเชื่อมโยงกันในระบบเดียว จะช่วยลดการกรอกข้อมูลซ้ำและลดโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อน
ช่วยให้การอนุมัติชัดเจนขึ้น
ผู้เกี่ยวข้องสามารถเห็นได้ว่าเอกสารอยู่ขั้นตอนใด และใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละช่วง
ทำให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานสะดวกขึ้น
ข้อมูลจาก PR สามารถนำไปใช้ต่อในขั้นตอนการออก PO ได้อย่างต่อเนื่อง
ช่วยตรวจสอบย้อนหลังได้
องค์กรสามารถค้นหาข้อมูลได้ว่าใครเป็นผู้ขอซื้อ ใครอนุมัติ และมีการออกใบสั่งซื้อเมื่อใด
ช่วยควบคุมงบประมาณได้ดีขึ้น
เมื่อกระบวนการขอซื้อและสั่งซื้อมีความเชื่อมโยงกัน ผู้บริหารจะเห็นภาพรวมของการใช้จ่ายได้ชัดขึ้น
ระบบที่ช่วยจัดการ PR และ PO ควรมีคุณสมบัติอย่างไร
องค์กรที่มีเอกสารจัดซื้อจำนวนมาก ควรพิจารณาระบบที่สามารถ
- สร้าง PR ได้ง่าย
- กำหนด Workflow การอนุมัติได้
- เชื่อม PR ไปสู่ PO ได้อย่างต่อเนื่อง
- ตรวจสอบสถานะเอกสารได้จากศูนย์กลาง
- จัดเก็บข้อมูลย้อนหลังได้อย่างเป็นระบบ
WOLF Smart Procurementกับการจัดการ PR และ PO
WOLF Smart Procurement ช่วยให้องค์กรบริหารเอกสารจัดซื้อได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น โดยรองรับการจัดการตั้งแต่ขั้นตอนขอซื้อ การอนุมัติ การติดตามสถานะ ไปจนถึงการสั่งซื้อและการตรวจสอบย้อนหลัง
องค์กรสามารถกำหนดรูปแบบเอกสารและเส้นทางอนุมัติให้เหมาะกับโครงสร้างของตนเองได้ ทำให้ PR และ PO ไม่เป็นเพียงเอกสารแยกส่วน แต่กลายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดซื้อที่เชื่อมโยงกันอย่างชัดเจน
PR และ PO เป็นเอกสารสำคัญในงานจัดซื้อที่มีบทบาทต่างกัน แต่ทำงานเชื่อมต่อกันอย่างใกล้ชิด
การเข้าใจว่า ใบขอซื้อ PR คืออะไร และ ใบสั่งซื้อ PO คืออะไร จะช่วยให้แต่ละฝ่ายทำงานได้ชัดเจนขึ้น ลดข้อผิดพลาด และทำให้กระบวนการจัดซื้อมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับองค์กรที่ต้องการให้การขอซื้อและสั่งซื้อเป็นระบบ ตรวจสอบได้ และมีลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน การใช้ระบบที่รองรับ Workflow การจัดซื้ออย่างเหมาะสม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ในระยะยาว