การจัดซื้อจัดจ้างมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของธุรกิจ ทำให้องค์กรขนาดใหญ่ต้องปรับกลยุทธ์ด้วยการนำระบบ Procure to Pay (P2P) เข้ามาเชื่อมโยงกระบวนทำงานจัดซื้อ ควบคุมตั้งแต่จัดทำงบประมาณ จนถึงการชำระเงินเป็นไปอย่างอัตโนมัติเพื่อความยั่งยืนทางธุรกิจ
เนื่องจากกระบวนการจัดซื้อมีความเกี่ยวข้องการดำเนินงานหลายฝ่าย อาจเกิดความเสียหายจากการประสานงานที่ผิดผลาด วันนี้เราจะมาดูระบบ P2P จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ยังไง
ระบบ Procure to Pay (P2P) คืออะไร
ระบบซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาด้วยแนวความคิด ครอบคลุมกิจกรรมการซื้อขายทางธุรกิจ (Purchase to Pay) ตามกระบวนการจัดซื้อเริ่มตั้งแต่การสำรวจความต้องการทรัพยากรในการปฏิบัติงาน จนถึงการชำระค่าใช้จ่ายสินค้าและบริการที่จำเป็นต่อการขับเคลื่อนองค์กร การดำเนินงานเกี่ยวข้องกันหลายฝ่ายทำให้เป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด
P2P โซลูชันจะเข้ามาช่วยระบบจัดการเอกสารส่งข้อมูลถึงผู้ที่เกี่ยวข้องตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด โดยสามารถตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกประกอบการตัดสินใจอนุมัติอย่างครบถ้วน เช่น ข้อมูลสินค้า ความจำเป็น ต้นทุน ส่วนลด ซัพพลายเออร์ เป็นต้น
Procure to Pay Workflow (P2P) มีกระบวนการอะไรบ้าง
P2P โซลูชันจะกำหนดกระบวนการจัดซื้อสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบตาม 5 ขั้นตอน ได้แก่
Budget ตั้งงบประมาณ
ขั้นตอนแรกสำรวจความต้องการทรัพยากรการดำเนินงาน จัดทำรายละเอียดผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดขอบเขตการจัดซื้อจัดจ้าง (TOR) คำชี้แจงการทำงาน (SOW) ประกอบการพิจารณาการตั้งงบประมาณ
Purchase Requisition (PR) เอกสารขอซื้อ
สร้างใบขอซื้อ (PR) พร้อมระบุถึงข้อกำหนดการจัดซื้อจัดจ้าง (TOR/SOW) รายละเอียดต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ส่งต่อไปถึงหัวหน้าแผนก และเจ้าหน้าที่จัดซื้อพิจารณาถึงความเหมาะสม โดยผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธใบขอซื้อหลังประเมินความสำคัญ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เอกสารใบขอซื้อที่ไม่สมบูรณ์จะถูกปฏิเสธกลับไปยังผู้ริเริ่มเพื่อแก้ไขและส่งใหม่
Purchase Order (PO) เอกสารสั่งซื้อ
เมื่อพิจารณาจนเป็นที่ยอมรับ ใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกสร้างขึ้นจากใบขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อความมั่นใจถึงความถูกต้องตามข้อกำหนด ใบสั่งซื้อที่ได้รับการอนุมัติจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์รับทราบ สัญญาการสั่งซื้อจะมีผลผูกพันตามกฎหมาย
Goods Receive เอกสารตรวจรับสินค้า
เมื่อซัพพลายเออร์ส่งมอบสินค้า ผู้ซื้อจะตรวจสอบสิ่งที่ได้รับมอบเพื่อความแน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญาการซื้อขาย เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการผู้ซื้อจะอนุมัติเอกสารรับสินค้า หรือปฏิเสธเนื่องจากสินค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
จากการตรวจรับสินค้าเราสามารถประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ได้ในหลายปัจจัย เช่น คุณภาพ การส่งมอบตรงเวลา การบริการ เป็นต้น พร้อมจัดทำข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
Payment เอกสารชำระเงิน หลังการอนุมัติเอกสารตรวจรับสินค้า ทางซัพพลายเออร์จะจัดทำใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้เราจัดทำเอกสารชำระเงิน (Payment) พร้อมแนบเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) และเอกสารเอกสารตรวจรับสินค้า พร้อมส่งต่อไปแผนกการเงินดำเนินการชำระเงินตามที่ตกลงไว้ในสัญญา