ปัจจุบันนี้ การทำธุรกรรมหรือเอกสารต่าง ๆ เริ่มมีการปรับเปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของ ‘ออนไลน์’ กันมากขึ้น รวมไปถึงการเซ็นอนุมัติเอกสารด้วยเช่นกัน แต่สำหรับใครที่กำลังสงสัยหรือไม่แน่ใจว่า การเซ็นเอกสารออนไลน์นั้น มีความน่าเชื่อถือเหมือนกับการเซ็นเอกสารในแบบทั่วไปหรือไม่? เรามีคำตอบมาฝากกัน
1. รู้จัก E-Signature หรือการเซ็นเอกสารออนไลน์
E-Signature หรือ “ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์” คือการแสดงเจตนาในการเซ็นรับรองเอกสารผ่านระบบออนไลน์ สามารถใช้แทนการเซ็นด้วยลายมือบนกระดาษ และมีผลทางกฎหมายเมื่อใช้ตามเงื่อนไขที่กำหนด
2. ประเภทของการเซ็นเอกสารออนไลน์
- Simple E-Signature: ลายเซ็นทั่วไป เช่น การพิมพ์ชื่อหรือวาดลายเซ็นผ่านมือถือ
- Digital Signature: ลายเซ็นที่ใช้ใบรับรองดิจิทัล (Digital Certificate) มีความปลอดภัยและตรวจสอบแหล่งที่มาได้ชัดเจน
3. จุดเด่น/ข้อดีของการเซ็นเอกสารออนไลน์
- รวดเร็ว ไม่ต้องรอส่งเอกสาร
- ลดต้นทุนกระดาษและการจัดเก็บ
- ลดข้อผิดพลาดจากขั้นตอนอนุมัติ
- สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
- ใช้ร่วมกับระบบความปลอดภัย เช่น OTP หรือ Digital Certificate ได้
4. สรุป การเซ็นเอกสารออนไลน์ เชื่อถือได้หรือไม่?
เชื่อถือได้ หากใช้ระบบที่ได้มาตรฐาน มีการยืนยันตัวตนผู้เซ็น และมีการเก็บบันทึกหลักฐานการลงนาม เช่น วันเวลา อุปกรณ์ หรือไอพีแอดเดรส โดยเฉพาะ Digital Signature ที่ใช้ในองค์กรขนาดใหญ่ มักได้รับการรับรองจากหน่วยงานกำกับดูแล
> ไม่ว่าคุณกำลังทำธุรกิจออนไลน์ หรือทำงานในองค์กรที่ต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารเรื่องต่าง ๆ อยู่เป็นประจำ เปลี่ยนมาใช้ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้งาน ทำงานง่าย สะดวกสบายมากขึ้น
WOLF พร้อมช่วยคุณบริหารจัดการภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ marketing@techconsbiz.com เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz