ใช้ ‘WOLF Approve’ กับฝ่ายบัญชี มีดียังไงบ้าง?
หลังจากที่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ มีเสียงตอบรับที่ดีอย่างต่อเนื่องจากหลายๆ องค์กรที่ได้ติดตั้งและใช้งาน ‘WOLF Approve’ อย่างต่อเนื่อง
มีฟีดแบคที่น่าสนใจอย่างหนึ่งคือฝ่ายบัญชีของหลายๆ องค์กร มีความประทับใจในฟังก์ชันของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ ที่ช่วยให้การทำงานของฝ่ายบัญชีเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เราจึงได้รวบรวมเป็นข้อดีหลักๆ 5 ข้อที่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ จะช่วยซัพพอร์ตการทำงานของบัญชีให้ดียิ่งขึ้น
– ประหยัดเวลาจัดการเอกสาร
.
ในการที่ฝ่ายบัญชีจะต้องจัดการเอกสารสักชุดหนึ่ง จากเดิมที่ต้องใช้กระบวนการแบบแมนนวล เช่น เมื่อได้รับใบสั่งซื้อสักอย่างมา คุณอาจจะต้องแปะโพสต์อิทปะหน้าไว้ว่าเป็นงานของโปรเจกต์ไหน และใช้ลวดหนีบกระดาษในการรวมเอกสารทางการเงินเข้าไว้ด้วยกัน และใส่ไว้ในตู้เอกสารรวมกับเอกสารอีกร้อยพันชุด
แต่การใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ จะทำให้คุณสามารถจัดเอกเอกสาร จำแนกหมวดหมู่ของเอกสารได้โดยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ลดเวลาในการจัดระเบียบเอกสารได้อย่างมาก
– ไม่ต้องรออนุมัติเอกสารการเงินนานๆ
.
ฝ่ายบัญชีเป็นฝ่ายที่ต้องประสานงานกับผู้มีอำนาจในการอนุมัติเบิกจ่ายอยู่ตลอดเวลา อย่างเช่น ผู้บริหารบ่อยครั้งที่มักจะเจอปัญหาคือ ผู้บริหารไม่ได้เข้าออฟฟิศ แต่เอกสารการเงินบางฉบับ จำเป็นที่จะต้องเซ็นอนุมัติในทันที
ซึ่งอาจจะทำให้งานล่าช้า ผิดไปจากแผน และเสียโอกาสทางธุรกิจบางอย่างได้แต่ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ เป็นระบบที่สามารถใช้งานได้บนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์ จากทุกที่บนโลกที่มีอินเตอร์เน็ต
เพราะฉะนั้นไม่ว่าผู้บริการจะเข้าออฟฟิศหรือไม่ ก็จะไม่ใช่อุปสรรคในการอนุมัติงบประมาณต่างๆ อีกต่อไป
– ลดต้นทุนการจัดเก็บเอกสาร
.
วัสดุจำนวนมากที่เข้าสู่กระบวนการทางบัญชี ส่วนใหญ่แล้วก็คือกระดาษทำให้สิ้นเปลืองต้นทุนในการจ่ายค่ากระดาษ รวมถึงอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ในการจัดเก็บเอกสารและการพิมพ์
และยังสิ้นเปลืองพื้นที่ในออฟฟิศที่ต้องใช้เก็บเอกสารเหล่านั้นด้วยด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ เป็นซอฟต์แวร์สำนักงานแบบไม่ใช้กระดาษ หรือที่เรียกว่า Paperless
วัสดุและพื้นที่ทางกายภาพทั้งหมดจะถูกแทนที่ด้วยการจัดเก็บเอกสารระบบดิจิทัล ในรูปแบบเอกสารออนไลน์ หรือ E-document นั่นเอง
– สามารถเรียกใช้เอกสารได้ทันที
.
ด้วยการจัดการไฟล์เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ของระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ เจ้าหน้าที่ในฝ่ายบัญชีของสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ด้วยการพิมพ์ค้นหาเอกสารในไม่กี่วินาที
โดยไม่จำเป็นต้องลุกขึ้นไปที่ตู้เก็บเอกสารและเสียเวลาค้นหาอีกต่อไปสามารถเรียกใช้งานเอกสารที่ต้องการได้ในทันที
– ให้คำตอบได้อย่างรวดเร็ว
.
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ ยังสามารถช่วยให้เจ้าหน้าที่ในฝ่ายบัญชีของสามารถตอบคำถามจากบุคคลภายนอกได้อย่างรวดเร็ว เช่น ซัพพลายเออร์ หรือลูกค้า
หากเป็นการทำงานในระบบเดิม เมื่อมีบุคคลภายนอกโทรมาถามเกี่ยวกับการชำระเงินหรือใบสั่งซื้อเราจะหยุดสิ่งที่กำลังทำ เพื่อใช้เวลามาค้นหาเอกสารที่ต้องการ แล้วโทรกลับเพื่อตอบคำถามอีกฝ่าย
ซึ่งระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ จะใช้เวลาค้นหาเอกสารเพียงไม่กี่วินาทีในการดึงข้อมูลขึ้นมาแสดง และทำให้คุณสามารถตอบคำถามได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากฝ่ายบัญชีแล้ว ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ ยังสามารถใช้งานได้กับทุกฝ่าย ทุกแผนกในองค์กรทุกขนาด ทุกประเภทอีกด้วยเชื่อว่า ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ‘WOLF Approve’ เป็นซอฟต์แวร์ที่จะช่วยผลักดันให้การทำงานขององค์กรยุคใหม่ มีประสิทธิภาพได้มากขึ้นอย่างแน่นอน
