ระบบจัดซื้อจัดจ้าง เครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยลดความซับซ้อนของการดำเนินงาน การตรวจสอบข้อมูลระหว่างองค์กรธุรกิจ และผู้ขายสินค้า เนื่องจากความยุ่งยากของระบบ ERP ที่มีระบบจัดซื้อจัดจ้างแบ่งการทำงานเป็นระบบย่อยเท่านั้น ทำให้กระบวนการจัดซื้อ ตรวจสอบข้อมูลต้องทำแยกไม่สามารถตรวจสอบกระบวนการตั้งงบประมาณขอซื้อจนถึงขั้นตอนการจ่ายเงินพร้อมกันทั้งหมดได้
ระบบจัดซื้อจัดจ้าง คืออะไร?
ระบบที่เชื่อมโยงองค์กรสู่ห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ประสานงานระหว่างหน่วยงาน องค์กร และผู้ขายสินค้าในการจัดหาวัตถุดิบ อุปกรณ์ ชิ้นส่วน งานบริการต่าง ๆ ให้เหมาะสมสำหรับการดำเนินงานขององค์กร ตามเงื่อนไขที่กำหนดเช่น จำนวน ราคา คุณภาพ เวลา และสถานที่จัดส่ง โดยใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดซื้อจัดจ้างตั้งแต่ขั้นตอนจัดทำงบประมาณ จัดทำเอกสาร PR/PO เอกสารรับสินค้า เอกสารการเบิกจ่าย เพื่อความสะดวกรวดเร็ว ลดความผิดพลาดในการทำงาน
ความสำคัญ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
สิ่งที่ธุรกิจให้ความสำคัญนอกจากการผลกำไรคือ “การควบคุมต้นทุนค่าใช้จ่าย” ทำให้การจัดซื้อต้องมีระบบความคุมการใช้งบประมาณจัดซื้อ เปรียบเทียบราคา ปริมาณสินค้าวัตถุดิบให้มีความสมดุลไม่ให้มีจำนวนมากเกินหรือน้อยเกินความจำเป็นในการดำเนินงาน เพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย การทำงานโปร่งใสมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบข้อมูลง่าย และสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์วางแผนดำเนินงานขององค์กร
ส่วนประกอบที่สำคัญของระบบจัดซื้อจัดจ้าง
การวางระบบงานสำหรับแผนกจัดซื้อจำเป็นต้องมีทรัพยากรต่าง ๆ นำมาปรับใช้ทำงานร่วมกันในแต่ละส่วนส่งผลให้เกิดประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ได้แก่
บุคลากรฝ่ายจัดซื้อ
พนักงานจัดซื้อจัดจ้างมีหน้าที่สรรหา เปรียบเทียบต่อรองราคาสินค้ากับซัพพลายเออร์ (Supplier) มีความละเอียดรอบคอบต่อการทำงาน เพราะเป็นตำแหน่งที่เอาเงินออกจากบริษัททำให้มีแรงกดดันในการเลือกสินค้าที่มีคุณภาพ ราคา ติดตามการจัดส่งที่เหมาะสมเข้าบริษัท
เทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
องค์กรส่วนใหญ่นิยมนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในการจัดซื้อร่วมกับการงานด้านอื่น ๆ ซึ่งระบบส่วนมากถูกออกแบบมาให้สอดคล้องกับงานบัญชีมากกว่าทำให้ไม่มีความเฉพาะของระบบจัดซื้อจัดจ้างที่สำคัญอย่าง Contract Lifecycle Management, P2P (Procure to Pay) วิธีแก้ไขเรื่องนี้ต้องใช้ระบบอนุมัติเอกสารเข้ามาทำงานร่วมกับระบบ ERP เพื่อร่วมกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดเข้ามาอยู่ในระบบเดียวเราสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์วางแผนกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพ
การวางแผนการจัดซื้อจัดจ้าง
การกำหนดแผนงานเชิงกลยุทธ์การจัดซื้อโดยการสำรวจความต้องการใช้สินค้าให้เพียงพอจะทำให้เราเปรียบเทียบคุณภาพ ราคาง่าย ลดความซ้ำซ้อน พิจารณาซัพพลายเออร์ (Supplier) เพื่อองค์กรสามารถพิจารณาความคุ้มค่าถึงต้นทุนที่เสียไปรวมถึงกำหนดสินค้าบริการที่ต้องการ ควบคุมปริมาณทรัพยากรที่นำมาใช้ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
ขั้นตอนดำเนินการถูกเริ่มจากการสำรวจสิ่งจำเป็นที่ต้องมีการสั่งซื้อสำหรับการตั้งงบประมาณเริ่มต้น ทำเอกสารขอซื้อ(ใบ PR) แจ้งความประสงค์ขอซื้อสินค้าพร้อมระบุเหตุผลจึงความจำเป็นส่งให้หัวหน้าแผนกอนุมัติการส่งให้แผนกจัดซื้อดำเนินการ เมื่อจัดซื้อพิจารณาเสร็จสิ้นจะทำเอกสารสั่งซื้อ (ใบ PO)ส่งถึงผู้ขายสินค้าระบุถึงสินค้าที่ต้องการ จำนวน ราคา เป็นต้น เมื่อบริษัทได้รับสินค้าจะได้รับเอกสารรับเอกสาร (Goods Receipt) สำหรับการตรวจสอบสินค้าตรงกับเอกสารสั่งซื้อหรือไม่ ก่อนทำเรื่องส่งทางบัญชีทำเอกสารชำระเงิน (Payment)
การติดตามประเมินผล
ขั้นตอนสุดท้ายในการใช้ระบบจัดซื้อจัดจ้างนำข้อมูลทั้งหมดมาตรวจสอบ วิเคราะห์ และประเมินผลตามแผนงานองค์กร พิจารณาถึงผลลัพธ์การทำงานว่าประสบความสำเร็จตรงตามวัตถุประสงค์ของแผนการดำเนินงานมากน้อยเพียงใด พร้อมทั้งนำข้อมูลมาวางแผนงานจัดซื้อสำหรับองค์กรต่อไปในอนาคต
นี่คือกระบวนโดยรวมของระบบจัดซื้อจัดจ้างที่องค์กรต่าง ๆ สามารถนำมาปรับใช้กับระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless ช่วยในการอนุมัติเอกสารทำงานร่วมกับระบบ ERP ที่จะรวมทุกขั้นตอนของงานจัดซื้อไว้ในที่เดียวกันอย่างสมบูรณ์ ที่ Wolf มีระบบที่สามารถช่วยให้การทำงานภายในองค์กรของคุณสะดวกและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
