ในยุคที่ธุรกิจมีการแข่งขันกันอย่างเข้มข้น ในยุคที่ธุรกิจไหนก็อยากประสบความสำเร็จ ใครมีกลยุทธ์อะไร ก็งัดไม้ตายออกมาแบบจัดเต็ม แต่จริงๆ แล้ว ผู้บริหารไม่ควรลืมที่จะเริ่มวางแผนทางธุรกิจจากในองค์กรก่อน
Workflow คือ เป็นเครื่องมือสำคัญที่กำลังถูกพูดถึงมากขึ้นในระยะหลังมานี้ เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยจัดการระบบการดำเนินงานให้องค์กรยุคใหม่สามารถทำงานได้ลื่นไหลและมีประสิทธิภาพ
workflow คืออะไร ถ้าแปลเป็นไทยให้เข้าใจง่าย ๆ ก็อาจแปลได้ว่า กระแสงาน หรือลำดับในการดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบ
หลาย ๆ องค์กรจึงถึงขั้นศึกษา รวบรวมข้อมูล พัฒนา ‘Workflow’ ขึ้นมา ให้เป็นเอกสารคู่มือสำหรับการดำเนินงานของพนักงาน ช่วยให้การดำเนินงานมีระเบียบ แบบแผน เป็นขั้นตอนที่ไม่สับสน พนักงานที่ต้องปฏิบัติงาน ก็สามารถเรียนรู้ และดำเนินงานได้อย่างถูกต้อง ว่องไว ไม่สับสน
Business workflow คือ ถ้าลองยกตัวอย่างง่ายๆ เช่น หากพนักงานในฝ่ายขายต้องทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า ‘Workflow’ ของการทำงานครั้งนี้ ก็คือ
- ลูกค้าติดต่อมาเพื่อขอให้ทำเอกสารเสนอราคา พร้อมเงื่อนไขต่างๆ ในการให้บริการ เช่น ส่วนลด วิธีการชำระเงิน ฯลฯ
- พนักงานจัดทำใบเสนอราคา และพิมพ์ใบเสนอราคาออกมา
- หัวหน้าพิจารณาราคาและเงื่อนไขต่างๆ ที่จะเสนอลูกค้า เช่น ส่วนลดเกินจากมาตรฐานที่ตั้งไว้หรือไม่ ระยะเวลาการชำระเงินยาวกว่าปกติหรือไม่ ฯ
- หัวหน้าตัดสินใจอนุมัติหรือไม่อนุมัติใบเสนอราคา
- นำไปยื่นให้ผู้บริหารพิจารณาที่โต๊ทำงาน ซึ่งอาจจะต้องรอจนกว่าผู้บริหารเข้าออฟฟิศ
- ถ้าผู้บริหารอนุมัติ เอกสารก็จะถูกยื่นให้ฝ่ายขาย เพื่อดำเนินการเสนอลูกค้าต่อไป
ซึ่งจากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า ‘Workflow’ จะเป็นในรูปแบบของเอกสารที่เป็นกระดาษ และการดำเนินงานด้วยแรงคนเป็นหลัก จึงอาจจะยังมีความล่าช้าในการรออนุมัติ หรืออาจจะมีการสิ้นเปลืองทรัพยาการกระดาษและอุปกรณ์การพิมพ์
แต่ในทุกวันนี้ เราสามารถทำให้ ‘Workflow’ สะดวกสบาย และรวดเร็วได้มากขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยี Paperless อย่าง ’ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ที่เป็นหนึ่งในผลิตภัณฑ์ของ ‘WOLF Approve’ ที่จะสามารถดำเนิน ‘Workflow’ บนระบบออนไลน์ของแต่ละบริษัท ไม่ว่าจะขออนุมัติลางาน เสนองบประมาณจัดซื้อ-จัดจ้าง หรือการยื่นเอกสารใด ๆ ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย ไม่ต้องใช้กระดาษ และสามารถดำเนินการได้ทุกที่ ทุกเวลา ผู้บริหารเอง ก็จะได้รับการแจ้งเตือนทันที และสามารถอนุมัติเอกสารได้แค่ปลายนิ้วคลิก ใช้ได้ทั้งบนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์
บอกเลยว่า ’ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจให้กับธุรกิจยุคใหม่มาก ๆ เพราะ ‘Workflow’ ในองค์กรจะเป็นไปอย่างรวดเร็ว ลื่นไหล ทันโลก และมีประสิทธิภาพ ทำให้เพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จทางธุรกิจได้ไม่ยากเลย
