หลายปีแล้วที่โควิด 19 อยู่กับเราจากที่เข้าทำงานออฟฟิศทุกวัน เปลี่ยนมาทำงานกันที่บ้านที่มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน มาวันนี้ที่โควิดเป็นโรคประจำถิ่นรูปแบบการทำงานก็เปลี่ยนไปอีก แต่ไม่ว่ายังไงปัญหาระหว่างทางคือระบบจัดการเอกสารแบบกระดาษที่ประสานงานกันลำบาก บริษัทหลาย ๆ แห่งเริ่มเปลี่ยนมาใช้งาน e-Document เพื่อแก้ปัญหานี้
e-Document เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบจัดการเอกสารออนไลน์ โดยลดการใช้กระดาษเอกสาร ลดปัญหาการทำงานล่าช้า ที่จะช่วยองค์กรรับมือการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงาน เรามาดูกันดีกว่ารูปแบบการทำงานในยุคนี้มีอะไรบ้าง แล้วเทคโนโลยีนี้จะช่วยเราได้ยังไง
Work แบบไหนก็ไม่สำคัญ e-Document ช่วยเราทำงานเอกสารได้ทุกที่ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต
ทำงานภายในออฟฟิศ Work at Office (WAO)
การเข้าทำงานภายในออฟฟิศเป็นรูปแบบที่เราคุ้นเคยกันมานานที่จะเข้าออฟฟิศอย่างน้อย 5วัน ทำงาน 8 ชั่วโมงแต่จริง ๆ เกินนะ ในยุคที่เราเริ่มทำงานที่ไหนก็ได้แล้วแต่หลาย ๆ องค์กรก็ยังคงให้ความสำคัญกับการเข้าออฟฟิศอยู่เพราะบางสายงานจำเป็นต้องติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่นเป็นประจำ
ข้อดี : ภาพที่ชัดเจนสุดคือการประสานงาน ความเข้าใจ ความสัมพันธ์ของทีม คนในองค์กรมองเป้าหมายเดียวกัน ทรัพยากรในการทำงานพร้อม บรรยากาศการร่วมงานกันออกมาดีกว่าทำงานร่วมกับแบบออนไลน์ เราสามารถพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานได้โดยตรง เวลาอุปกรณ์ทำงานมีปัญหาเราสามารถแก้ปัญหาได้ทันที
ข้อเสีย : ความกดดัน ความเครียดจากการทำงานอยู่ในระดับสูง บางครั้งในเวลางานอาจถูกขัดจังหวะจากการถูกเรียกช่วยงานต่าง ๆ ถูกเรียกประชุมกะทันหัน ความเป็นส่วนตัวน้อย เสียเวลาการเดินทางเข้าออฟฟิศ
ทำงานที่บ้าน Work from Home (WFH)
ตั้งแต่การระบาดของโควิด 19 ในช่วงแรกทำให้เราไม่สามารถออกมาทำงานกันได้แบบปกติทำให้ต้องอยู่กันแต่ในบ้านออกไปไหนกันไม่ได้ แต่งานไม่ได้หยุดจนต้องทำงานที่บ้านกันทำให้ต้องปรับตัวกันพอสมควร ตอนนี้ใครหลายคนเริ่มไม่อยากกลับไปทำงานในออฟฟิศกันแล้ว
ข้อดี : การทำงานที่บ้านช่วยให้เพิ่มประสิทธิ์ภาพของงานเพิ่มขึ้น มีความอิสระ ยืดหยุ่นสูง พนักงานลดเวลาเดินทาง มีเวลากับครอบครัวมากขึ้น ลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงาน มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาช่วยเรามากขึ้นอย่างงานเอกสารที่มี e-Document
ข้อเสีย : บ้านโดยปกติไม่ใช่ที่ทำงานอยู่แล้วสิ่งรบกวนจากรอบข้างจะเกิดขึ้นเสมอ บางคนไม่สามารถแยกเวลางานกับเวลาส่วนตัวได้ ปัญหาการประสานงานที่ไม่สะดวก บริษัทหลายแห่งไม่มีระบบ e-Document เอกสารจึงถูกเก็บแบบกระจัดกระจาย ที่สำคัญพนักงานเองมีค่าใช้จ่ายส่วนตัวเพิ่มขึ้น
ทำงานที่ไหนก็ได้ Work from Anywhere (WFA)
เมื่อการทำงานไม่จำเป็นที่อยู่แต่ในออฟฟิศประกอบกับเราไม่ต้องกักตัวอยู่บ้านกันแล้ว แต่บริษัทบางแห่งยังมองเห็นถึงประโยชน์ของการ WFH อยู่แล้วยังไม่ต้องให้พนักงานเข้าออฟฟิศ ทำให้เราสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ไม่จำเป็นว่าต้องอยู่ที่บ้าน หรือที่ทำงานขอแค่แค่มีอินเทอร์เน็ต
ข้อดี : อาจเรียกได้ว่าการทำงานแบบ WFA ปรับปรุงมาจาก WFH ในส่วนที่เราสามารถจัดตารางเวลา สภาพแวดล้อมในการทำงานเองได้ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน ร้านกาแฟ หรือในระหว่างท่องเที่ยว โดยไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ลักษณะการทำงานแบบนี้ไม่จำกัดแค่กลุ่มทำงานอิสระอีกต่อไป
ข้อเสีย : การประสานงาน เป้าหมายของคนในทีมที่อาจเข้าใจไม่ตรงกัน อุปกรณ์ในการทำงานไม่มีความพร้อมมากพอที่จะดำเนินงานแบบอยู่กันคนละที่ กระบวนการทำงานที่ไม่ชัดเจนเพียงพอ
ทำงานแบบไฮบริด Hybrid Working
จากรูปแบบการทำงานทั้งภายในออฟฟิศ สลับกับที่ไหนก็ได้ หรือ Hybrid Working อาจเป็นคำตอบดีที่สุดของการทำงานในยุคต่อไปที่ยังคงรักษาข้อดี ลดข้อเสียของการทำงานในหลาย ๆ แบบเรียกได้ว่าเป็นทางสายกลางของการทำงาน บางครั้งการเข้าออฟฟิศเพียงเพื่อประชุม ระบุปัญหาจากที่เราทำงานอยู่ที่อื่น
ข้อดี : พนักงานมีอิสระ จัดตารางเข้าทำงานในออฟฟิศวันไหน ทำงานข้างนอกวันไหน ตามนโนบายของแต่ละบริษัท สร้าง Work life balance แบ่งเวลาทำงาน เวลาส่วนตัวได้ดีขึ้น เวลาที่เข้าออฟฟิศช่วยให้เราประสานงาน มองเป้าหมายความเข้าใจที่ตรงกันของทีม
ข้อเสีย : อาจจะอยู่ที่ระบบการจัดการของบริษัทเองที่ยังไม่รองรับ e-Document ที่จะช่วยให้พนักงานทำงานที่ได้ก็ได้ การส่งงานต่อ ปัญหาที่สำคัญอยู่กับความปลอดภัยของข้อมูลที่ยังไม่พร้อม
e-Document เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ไม่ว่ารูปแบบการทำงานลักษณะไหนปัญหาของการทำเอกสารที่ต้องส่งหากันทำให้องค์กรบริษัทเริ่มเปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารแบบ e-Document เอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทำงานแบบไม่ใช้กระดาษ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลภายในบริษัท
- e-Document สามารถจัดการเอกสารได้ง่าย เริ่มตั้งแต่การจัดทำเอกสาร แก้ไช ส่งต่อ คัดลอก
- e-Document ค้นหาเอกสารได้เร็วกว่าเอกสารแบบกระดาษที่มีโอกาสสูญหายไม่ต้องใช้พื้นที่จัดเก็บ เสียเวลาขนย้ายเอกสาร ผ่านระบบออนไลน์
- e-Document ใช้งานกับระบบปฏิบัติการได้ทั้ง Windows, MacOS เว็บเบราเซอร์ต่าง ๆ google chrom, firefox รวมถึงอุปกรณ์ทำงานอย่าง คอมพิวเตอร์ PC, โน้ตบุ๊ค, แท็บเลต, รวมถึงสมาร์ทโฟน
- e-Document ความปลอดภัย เราสามารถตั้งสิทธิ์ระบบการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งาน บันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเอกสารระบุได้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้แก้ไข ป้องกันข้อมูลสูญหาย การทุจริตภายในองค์กร
- e-Document ระบบสามารถพัฒนาได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานต้องการ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีของแต่ละยุคสมัย
