หลายคนอาจเคยได้ยินถึงระบบ E-Signature และ Digital Signature กันมาบ้าง แต่ยังไม่รู้ว่าคืออะไร และมีความแตกต่างกันอย่างไร รวมถึงจะสามารถช่วยสร้างความปลอดภัยให้กับการทำงานได้อย่างไรบ้าง?
บทความนี้จะพาคุณไปเปิดโลกการอนุมัติเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีทั้งความปลอดภัย สะดวก รวดเร็ว ที่ผู้ประกอบการสามารถนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรได้!
E-Signature คืออะไร?
E-Signature ย่อมาจาก Electronic Signature ที่แปลตรงตัวได้ว่า “ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์” ซึ่งเป็นระบบการลงนามที่กำลังได้รับความนิยมอย่างมาก โดยจะเป็นการใช้เพื่อยืนยันความสัมพันธ์ระหว่างตัวบุคคลและเจ้าของข้อมูล ผ่านช่องทางการจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์
โดยสามารถสร้างได้ทั้งในรูปแบบของตัวอักษร อักขระ ตัวเลข และสัญลักษณ์อื่น ๆ อีกมากมาย เพื่อนำไปใช้เป็นชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าเชื่อถือ ผ่านการใช้เทคโนโลยีเข้ารหัส เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของ
Digital Signature คืออะไร?
Digital Signature หรือที่รู้จักกันในชื่อ ลายเซ็นดิจิทัล ซึ่งเป็นอีกหนึ่งประเภทของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูกยกระดับให้สามารถเข้ารหัสข้อมูลและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างปลอดภัย โดยสามารถทำการยืนยัน และระบุตัวตนความเป็นเจ้าของลายมือชื่อได้
อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลได้อย่างรัดกุม ทำให้เจ้าของลายมือชื่อสามารถรักษาสิทธิ์ได้ตามกฎหมาย รวมไปถึงจะไม่สามารถปฏิเสธการรับผิดชอบจากการลงนามลายมือชื่อในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยเช่นกัน
E-Signature VS Digital Signature แตกต่างกันอย่างไร?
ถึงแม้จะเป็นลายมือชื่อประเภทอิเล็กทรอนิกส์เหมือนกัน แต่ในความแตกต่างในเรื่องของโครงสร้างด้านการรักษาความปลอดภัย และรูปแบบของลายเซ็น กลับต่างกันโดยสิ้นเชิง ซึ่งสามารถอธิบายให้เข้าใจได้ ดังนี้
- รูปแบบของลายเซ็น
ความต่างในเรื่องของรูปแบบของลายเซ็นนั้น E-Signature จะเป็นลายเซ็นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้อักษร อักขระ ตัวเลข ตลอดจนสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่เจ้าของลายมือนำมาออกแบบจนกลายเป็นชุดข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงลายเซ็นบนกระดาษที่นำมาสแกนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ก็ถือว่าเป็นเทคโนโลยีการอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบ E-Signature ด้วยทั้งสิ้น
ในขณะเดียวกัน Digital Signature จะใช้กับเอกสารที่ต้องรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งอาจกล่าวได้ว่า Digital Signature คือกุญแจในการเข้าถึงและอนุมัติเอกสารต่าง ๆ เพื่อยืนยันความถูกต้องของตัวบุคคลขั้นสูง ทั้งนี้เพื่อให้สามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างปลอดภัย โดยลายเซ็นในรูปแบบนี้ จะต้องเป็นลายนิ้วมือที่ประทับบนเอกสาร หรือการใช้ Biometric แบบอื่น ๆ ที่มีใบรับรองลายเซ็นดิจิทัลจากหน่วยงานที่ให้บริการ จึงจะสามารถใช้งานได้ และมีผลทางกฎหมายอย่างชัดเจน
- รูปแบบการรักษาความปลอดภัย
ส่วนในด้านการรักษาความปลอดภัย E-Signature ค่อนข้างจะเสียเปรียบ Digital Signature มากกว่า เนื่องจากโครงสร้างการเข้ารหัสผ่านที่ไม่ได้มีความซับซ้อนมากนัก จึงทำให้การใช้งาน E-Signature เหมาะกับเอกสารแสดงเจตจำนง การทำธุรกรรมทั่ว ๆ ไป และการอนุมัติ ยินยอมในเนื้อหาสัญญาของเอกสารภายในองค์กร มากกว่าการใช้ลงนามในงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความเสี่ยงสูง ทั้งด้านความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ Digital Signature จึงตอบโจทย์กับการใช้งานสำหรับเอกสารลับเฉพาะได้มากกว่า
E-Signature VS Digital Signature ประเภทไหนเหมาะกับองค์กรของคุณ?
ในการเลือกใช้ลายเซ็นประเภทอิเล็กทรอนิกส์ในยุค Paperless นั้น จะต้องพิจารณาตามวัตถุประสงค์และความเสี่ยงในการนำไปใช้งาน ฉะนั้น การมีทั้ง E-Signature และ Digital Signature ที่มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ในโอกาสที่เหมาะสมอย่างลงตัว และช่วยปิดช่องโหว่ที่อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดครั้งยิ่งใหญ่เกี่ยวกับการลงนามในเอกสารที่สำคัญ ส่วนจะเลือกใช้ในโอกาสใดได้บ้าง เราขอสรุปให้เข้าใจ ดังนี้
- E-Signature : ใช้ในเอกสารการแสดงเจตจำนง รวมถึงเอกสารการทำธุรกรรมทั่ว ๆ ไป ตลอดจนเอกสารภายในองค์กร โดยจะพิจารณาตามวัตถุประสงค์และความเสี่ยงก่อนลงนาม
- Digital Signature : ใช้ลงนามในเอกสารที่ต้องการความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือสูง เพื่อที่จะได้ตรวจสอบและระบุตัวตนคนลงนามได้อย่างชัดเจน ป้องกันการแก้ไขที่ไม่เป็นธรรมต่อตัวสัญญา
สำหรับหน่วยงานหรือองค์กรใดที่ยังใหม่ในการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ “ข้อเสนอแนะมาตรฐานฯ ว่าด้วยแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์เลขที่ ขมธอ. 23-2563” ภายใต้การจัดทำของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ ที่องค์กรต่าง ๆ สามารถใช้เป็นคู่มือเพื่อศึกษาข้อมูลเพิ่มเติม และนำไปใช้เป็นแนวทางในการเลือกลายมือชื่อที่เหมาะสมกับการลงนามและจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
WOLF APPEOVE แอปฯ อนุมัติเอกสารออนไลน์ที่รองรับลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์
หลังจากที่ได้รู้กันไปแล้วว่า E-Signature และ Digital Signature คืออะไร? มีความแตกต่างกันด้านไหนบ้าง สำหรับใครที่สนใจและกำลังมองหาระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่ทั้งสะดวกและปลอดภัย WOLF คือคำตอบ!
เพราะเรามีบริการซอฟต์แวร์อนุมัติเอกสารออนไลน์อย่าง WOLF APPROVE ตัวช่วยที่รองรับระบบ E-Signature ให้ทุกการทำงานด้านเอกสารภายในองค์กรเป็นเรื่องที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว พร้อมช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดข้อผิดพลาดด้านการอนุมัติเอกสาร และลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ info@techconsbiz.com หรือ 02-634-4409
