อย่างที่เราทราบกันดีที่ธุรกิจ SME เป็นกลุ่มธุรกิจที่ไม่ใหญ่มากทรัพยากรมีจำกัดทำให้คนเดียวต้องทำหลายหน้าที่ อย่าพูดถึงระบบจัดการเอกสารเลยมีปัญหาจนนับไม่ไหวโดยเฉพาะเอกสารแบบกระดาษที่เก็บจนปลวกกิน หาอะไรก็ไม่เจอต้องปริ้นใหม่ตลอด
จนถึงวันที่เราต้อง Work From Home บริษัทหลาย ๆ แห่งเริ่มนำแนวคิด Paperless Workplace มาใช้กับระบบจัดการเอกสารขององค์กร มาดูกันดีกว่าทำไม SMEs มีปัญหาอะไรกันถึงต้องเริ่มเปลี่ยนมาเป็นสำนักงานไร้กระดาษ
ปัญหาการทำงานเอกสารไม่เป็นระบบของธุรกิจ SME แก้ไขด้วยระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless
ปัญหาเอกสารแบบกระดาษของ SME
ปกติธุรกิจ SMEs ขาดทักษะการจัดการในหลายรูปแบบอยู่แล้วไม่ว่าจะเป็นด้านทรัพยากรมนุษย์ การจัดระเบียนทีมงาน การทำบัญชี แถมยังทำเอกสารแบบกระดาษที่เห็นปัญหาชัดเจนเริ่มจากเอกสารเราไปค้างอยู่ที่ไหนทำไมยังส่งไม่ถึงผู้บริหาร เอกสารหาย เสียเวลาค้นหาเอกสารที่เก็บเป็นเวลานาน ๆ พื้นที่จัดเก็บเอกสาร
ธุรกิจอาจมองเห็นเพียงต้นทุนค่ากระดาษ ถ้าอีกมุมต้นทุนแฝงที่มาด้วยน่าสนใจมาก ทั้งค่าจัดส่ง ค่าจัดเก็บรักษา ค่าทำลายเอกสาร รวมถึงใช้ทรัพยากรบุคคลในการดำเนินงานต่าง ๆ ถ้าพนักงานที่ดูแลเกิดลาออกเอกสารเหล่านี้อาจสูญหายสูง เพราะคนที่มารับงานต่อไม่สามารถค้นหาเอกสารที่ดูจัดเก็บได้ สำคัญสุดอยู่ที่การตรวจสอบเอกสารไม่ได้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหายแห่งอาจไม่ทราบถึงการทุจริตภายในองค์กร
Paperless คืออะไร?
ความหมายตรงตัวของ Paperless คือไร้กระดาษตามทฤษฎี แต่ทางปฏิบัติยังเป็นไปไม่ได้ที่เราจะหยุดการใช้กระดาษทั้งหมดในการดำเนินการต่าง ๆ อาจเรียกได้ว่าเป็นการลดปริมาณกระดาษในทุกกิจกรรมเหลือเพียงใช้คราวจำเป็นเท่านั้น แล้วเปลี่ยนการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลแทน ตามแต่เทคโนโลยีที่เราเลือกใช้งาน เช่น Cloud Technology
จุดเด่นของ Paperless เหมาะกับธุรกิจ SMEs ที่มีเงินทุน บุคคลกรไม่มาก ช่วยลดต้นทุนค่ากระดาษ เวลาขั้นตอนการทำงานของพนักงานที่ต้องช่วยกันทำหลายหน้าที่ จัดระเบียบการเก็บข้อมูล ตรวจสอบเอกสารได้ตลอดเวลา มีความปลอดภัยในการป้องกันข้อมูลการเข้าถึง แก้ไข สูญหายของเอกสาร
ทำไมธุรกิจ SMEs ต้องเปลี่ยนระบบมาเป็น Paperless
โลกปัจจุบันที่รูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปเป็น Hybrid Working การจัดทำเอกสารแบบกระดาษที่ต้องรอผู้บริหารเข้ามาอนุมัติเป็นเรื่องที่เสียโอกาสในการดำเนินธุรกิจ เพราะธุรกิจขนาดเล็กบุคลากรภายในต้องทำหลายหน้าที่โดยเฉพาะผู้บริหารที่ต้องออกไปพบปะลูกค้าข้างนอกแล้วต้องกลับมาตรวจสอบเอกสารที่ออฟฟิศ หรือการที่ธุรกิจมีหลายสาขาแทบเป็นไปไม่ได้ที่เราจะเข้าไปดูแลได้ในทุกวัน
การใช้ระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless การลดต้นทุนเป็นจำนวนเงินภาพอาจจะไม่ชัดเจน แต่สิ่งที่ธุรกิจควรให้ความสำคัญคือการตรวจสอบข้อมูลได้ อาจจะช่วยให้เราตอบคำถามได้ว่าทำไมขายดีแต่ไม่มีกำไร ถ้าให้เห็นภาพข้อดีมากขึ้นเราลองมาดูเหตุผลเป็นข้อ ๆ กัน
- ระบบตรวจสอบ ติดตามเอกสาร
- ป้องกันการทุจริตภายในองค์กร
- ป้องกันการแก้ไขข้อมูลของผู้ไม่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบผู้แก้ไขได้
- ส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์ เปิดดูได้ทุกอุปกรณ์ เช่น คอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน เป็นต้น
- ทำงานได้ทุกที่ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต
WOLF Approve for SMB ระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless
ระบบจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ SMEs แบบ Paperless ใช้งานง่ายอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ รับประกันความปลอดภัยของข้อมูลไม่หายระหว่างทางให้ปวดหัว เริ่มต้นเพียง 2,000 บาท ไม่ต้องมีความรู้เรื่อง IT ก็ทำได้ ทำงานได้ทุกทีขอแค่มีอินเทอร์เน็ตใช้งานได้ทุกอุปกรณ์ ใช้งานได้ 20 User ครอบคลุม 10 แบบฟอร์มเอกสาร ช่วยปกป้องเอกสารและความลับขององค์กร ด้วยระบบ Cloud ที่ได้มาตรฐานจาก Microsoft
