ตกตะกอนเหตุผลอะไรที่ทำให้ ‘Work from home’ ไม่เวิร์ก!
ถ้าพูดถึงการปรับตัวที่เห็นได้ชัดเจนที่สุดในโลกธุรกิจ โลกการทำงาน ท่ามกลางสถานการณ์ COVID-19 เพื่อลดการแพร่กระจายเชื้อ การปรับตัวนั้นก็คงจะเป็น Work from home หรือการทำงานที่บ้าน ซึ่งถือเป็นปรากฏการณ์ใหม่ของโลกธุรกิจ
เมื่อองค์กรทางธุรกิจเลือกแนวทางนี้มาเป็นคำตอบในการขับเคลื่อนองค์กรในช่วงเวลานี้ สิ่งที่ทุกองค์กรต้องทำเหมือนๆ กัน ก็คือการพยายามหาวิธีการ หาหนทางที่ดีที่สุดเพื่อให้การ Work from home มีประสิทธิภาพ และสามารถพาองค์กรไปต่อได้อย่างราบรื่น แต่ในอีกมุมหนึ่ง ก็มีอีกหลายๆ องค์กร ที่ยังพบกับปัญหาการ Work from home ที่ไม่ได้ประสิทธิภาพตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ไม่เวิร์กเหมือนภาพในอุดมคติที่เคยวาดไว้ ซึ่งอาจจะเกิดจากปัจจัยหลายๆ อย่าง
วันนี้ WOLF จะมาแชร์ 4 เหตุผล ที่อาจจะเป็นสาเหตุให้การ Work from home ไม่เวิร์กอย่างที่ตั้งใจ เพื่อเป็นแนวทางให้เพื่อนๆ หลายๆ องค์กรได้ลองนำไปปรับใช้ และพาองค์กรเดินต่อไปได้เหมือนเดิม
– เครื่องมือไม่ซัพพอร์ต
.
ระบบหรือ Workflow ในการทำงาน เป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างมาก ในการเปลี่ยนจากทำงานที่ออฟฟิศมาทำงานที่บ้าน ดังนั้น สิ่งสำคัญที่สุดคือการเตรียมเครื่องมือที่ซัพพอร์ตการทำงาน และเตรียมเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการทำงานให้พร้อม เพื่อให้การทำงานของทุกคน ทุกทีม ทุกแผนก สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
ซึ่งเครื่องมือที่เป็นตัวช่วยให้การ Work from home ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุดหนึ่งอย่าง คงหนีไม่พ้น ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ซึ่ง ‘WOLF Approve’ ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ได้รับความไว้วางใจทั้งในช่วงเวลาปกติและในช่วงของการทำงานในสถานการณ์ COVID-19 เนื่องจากเป็นระบบที่ทำงานบนเครือข่ายออนไลน์ เก็บข้อมูลเอกสารแบบไร้กระดาษ (Paperless) บน Cloud Technologyทำให้สามารถดำเนินงาน สืบค้น จัดเก็บเอกสาร เสนออนุมัติเอกสารได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว ซึ่งสามารถเข้าถึงจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ และมีความปลอดภัยสูง
– Work From Home ไม่เท่ากับวันหยุด
.
ข้อนี้เป็นสิ่งที่ทั้งองค์กรต้องตกลงทำความเข้าใจร่วมกัน ว่านโยบายนี้คืออะไร มีจุดประสงค์แย่างไร และแต่ละคนควรปฏิบัติอย่างไร
เพราะคงจะมีไม่น้อยเลยที่คนทำงานจะมีประสิทธิภาพลดลงเมื่อทำงานที่บ้าน อันเกิดจากการตีความเข้าใจไปว่าการทำงานที่บ้านคือวันหยุดรูปแบบหนึ่ง หรือการทำงานที่บ้านไม่จำเป็นต้องทำงานเต็มเวลา เต็มประสิทธิภาพ ซึ่งถ้าการ Work from home ยังจำเป็นต้องดำเนินต่อไปในระยะยาว แล้วองค์กรยังไม่ทำความเข้าใจรวมกันในจุดนี้ ก็อาจจะส่งผลเสียต่อองค์กรในอนาคตได้
– ขาดการสื่อสารระหว่างกัน
.
อีกหนึ่งผลกระทบที่พบได้มากเมื่อต้อง Work from home ก็คือการสื่อสารกันที่น้อยลง ต่างกับการทำงานที่ออฟฟิศ ที่พนักงานสามารถเจอหน้ากัน สื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ง่ายดาย
ดังนั้น เมื่อต้องทำงานที่บ้าน นอกจากจะโฟกัสกับการทำหน้าที่ในเนื้องานของตัวเองให้ดีที่สุดแล้ว ยังต้องโฟกัสกับการสื่อสารกันในทีม ระหว่างทีมด้วย เพื่อให้ภาพรวมของงานสามารถดำเนินไปตามเป้าหมายที่วางไว้ร่วมกันได้นั่นเอง
อาจจะใช้วิธีการนัดประชุมผ่าน Video Conference ให้มีความสม่ำเสมอ พูดคุย สอบถามเมื่อต้องการความคิดเห็น หรือมีข้อสงสัย หรือหมั่นตรวจเช็คงานกันระหว่างผู้ร่วมรับผิดชอบงาน
– ถูกรบกวนจากสภาพแวดล้อม
.
ไม่ใช่ทุกบ้านจะมีพื้นที่ที่เหมาะสำหรับการทำงาน จึงอาจเป็นอีกสาเหตุของประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง ซึ่งข้อนี้ถือว่าเป็นปัญหาที่ค่อนข้างปัจเจก และต้องอาศัยความยืดหยุ่นและความเข้าใจจากองค์กรเข้ามาเกี่ยวข้อง
แต่ในมุมของคนทำงานเองก็สามารถจัดการตัวเองได้ในระดับหนึ่ง โดยอาจจะเริ่มจากการหามุมหนึ่งของบ้านเพื่อกำหนดให้เป็นพื้นที่ทำงานเลย และออกแบบให้เอื้อต่อการทำงานมากที่สุด เช่น มีแสงเพียงพอ มีโต๊ะ เก้าอี้ที่เหมาะสม ไม่มีเสียงรบกวน เหล่านี้อาจจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้นได้
บอกเลยว่าทุกองค์กรต่างมีปัญหาที่ต้องเผชิญและแก้ไขต่างกันออกไป อยู่ที่ว่าใครจะรู้ปัญหาเร็วกว่า แก้ไขได้เร็วกว่า ตรงจุดกว่า องค์กรนั้นก็จะสามารถผ่านทุกปัญหา ทุกสถานการณ์ไปได้อย่างแน่นอน
