การจัดซื้อจัดจ้างมีบทบาทสำคัญในความสำเร็จของธุรกิจ ทำให้องค์กรขนาดใหญ่ต้องปรับกลยุทธ์ด้วยการนำระบบ Procure to Pay (P2P) เข้ามาเชื่อมโยงกระบวนทำงานจัดซื้อ ควบคุมตั้งแต่จัดทำงบประมาณ จนถึงการชำระเงินเป็นไปอย่างอัตโนมัติเพื่อความยั่งยืนทางธุรกิจ
เนื่องจากกระบวนการจัดซื้อมีความเกี่ยวข้องการดำเนินงานหลายฝ่าย อาจเกิดความเสียหายจากการประสานงานที่ผิดผลาด วันนี้เราจะมาดูระบบ P2P จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ยังไง
ระบบ Procure to Pay (P2P) คืออะไร
ระบบซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาด้วยแนวความคิด ครอบคลุมกิจกรรมการซื้อขายทางธุรกิจ (Purchase to Pay) ตามกระบวนการจัดซื้อเริ่มตั้งแต่การสำรวจความต้องการทรัพยากรในการปฏิบัติงาน จนถึงการชำระค่าใช้จ่ายสินค้าและบริการที่จำเป็นต่อการขับเคลื่อนองค์กร การดำเนินงานเกี่ยวข้องกันหลายฝ่ายทำให้เป็นเรื่องยุ่งยากสำหรับผู้เกี่ยวข้องตรวจสอบข้อมูลทั้งหมด
P2P โซลูชันจะเข้ามาช่วยระบบจัดการเอกสารส่งข้อมูลถึงผู้ที่เกี่ยวข้องตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด โดยสามารถตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกประกอบการตัดสินใจอนุมัติอย่างครบถ้วน เช่น ข้อมูลสินค้า ความจำเป็น ต้นทุน ส่วนลด ซัพพลายเออร์ เป็นต้น
Procure to Pay Workflow (P2P) มีกระบวนการอะไรบ้าง
P2P โซลูชันจะกำหนดกระบวนการจัดซื้อสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบตาม 5 ขั้นตอน ได้แก่
Budget ตั้งงบประมาณ
ขั้นตอนแรกสำรวจความต้องการทรัพยากรการดำเนินงาน จัดทำรายละเอียดผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดขอบเขตการจัดซื้อจัดจ้าง (TOR) คำชี้แจงการทำงาน (SOW) ประกอบการพิจารณาการตั้งงบประมาณ
Purchase Requisition (PR) เอกสารขอซื้อ
สร้างใบขอซื้อ (PR) พร้อมระบุถึงข้อกำหนดการจัดซื้อจัดจ้าง (TOR/SOW) รายละเอียดต่าง ๆ อย่างครบถ้วน ส่งต่อไปถึงหัวหน้าแผนก และเจ้าหน้าที่จัดซื้อพิจารณาถึงความเหมาะสม โดยผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธใบขอซื้อหลังประเมินความสำคัญ พร้อมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล เอกสารใบขอซื้อที่ไม่สมบูรณ์จะถูกปฏิเสธกลับไปยังผู้ริเริ่มเพื่อแก้ไขและส่งใหม่
Purchase Order (PO) เอกสารสั่งซื้อ
เมื่อพิจารณาจนเป็นที่ยอมรับ ใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกสร้างขึ้นจากใบขอซื้อที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อความมั่นใจถึงความถูกต้องตามข้อกำหนด ใบสั่งซื้อที่ได้รับการอนุมัติจะถูกส่งไปยังซัพพลายเออร์รับทราบ สัญญาการสั่งซื้อจะมีผลผูกพันตามกฎหมาย
Goods Receive เอกสารตรวจรับสินค้า
เมื่อซัพพลายเออร์ส่งมอบสินค้า ผู้ซื้อจะตรวจสอบสิ่งที่ได้รับมอบเพื่อความแน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดของสัญญาการซื้อขาย เมื่อเสร็จสิ้นกระบวนการผู้ซื้อจะอนุมัติเอกสารรับสินค้า หรือปฏิเสธเนื่องจากสินค้าไม่เป็นไปตามข้อกำหนด
จากการตรวจรับสินค้าเราสามารถประเมินประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์ได้ในหลายปัจจัย เช่น คุณภาพ การส่งมอบตรงเวลา การบริการ เป็นต้น พร้อมจัดทำข้อมูลเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
Payment เอกสารชำระเงิน
หลังการอนุมัติเอกสารตรวจรับสินค้า ทางซัพพลายเออร์จะจัดทำใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้เราจัดทำเอกสารชำระเงิน (Payment) พร้อมแนบเอกสารใบสั่งซื้อ (PO) และเอกสารเอกสารตรวจรับสินค้า พร้อมส่งต่อไปแผนกการเงินดำเนินการชำระเงินตามที่ตกลงไว้ในสัญญา
ประโยชน์ของระบบ Procure to Pay (P2P) แบบ Paperless
P2P โซลูชันการจัดซื้อจัดจ้างที่ผสานผู้เกี่ยวข้องตามกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่หน่วยที่จัดทำเอกสารขอซื้อ แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชีการเงิน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้หลายประการ
การสร้างข้อมูลเชิงลึก : การวิเคราะห์ข้อมูล สามารถระบุประเด็นปัญหาการดำเนินงานเพื่อวางกลยุทธเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานในอนาคต
เพิ่มประสิทธิภาพ : โซลูชันการจัดซื้อแบบ P2P จะส่งข้อมูลถึงผู้เกี่ยวข้องแบบอัตโนมัติช่วยให้การดำเนินงานรวดเร็วยิ่งขึ้น และช่วยให้อนุมัติการเลือกซัพพลายเออร์ได้ง่าย
การตรวจสอบ : เมื่อเกิดระบบงานที่ซับซ้อน การประสานงานระหว่างแผนกอาจเกิดข้อผิดพลาด การนำระบบ P2P จะช่วยปรับปรุงการทำงานเป็นลำดับขั้นง่ายต่อการติดตามงานพร้อมตรวจสอบข้อมูลได้ตลอดเวลา
การควบคุมภายใน : ช่วยให้องค์กรสามารถประเมินการค่าใช้จ่ายการดำเนินงานอย่างรวดเร็ว เพื่อใช้พิจารณาควบคุมกระแสเงินสด ภาระผูกพันทางการเงิน ตามข้อมูลที่ถูกบันทึก
ป้องกันความเสี่ยง : ระบบ P2P มีการตรวจสอบเอกสารจัดซื้อตั้งแต่เริ่มจนจบ ป้องกันการทุจริตภายในองค์กร ความผิดพลาดการชำระเงิน การเลือกซัพพลายเออร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ
ลดต้นทุน : ระบบสามารถตรวจสอบข้อมูลเก่า ทำให้สามารถเจรจาต่อรองราคาดีที่สุดสำหรับองค์กร พร้อมทั้งลดต้นทุนด้านเวลา และปรับปรุงการจัดการค่าใช้จ่าย
ความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ : ธุรกิจถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของความสัมพันธ์ที่ดีเราสามารถจัดคุณภาพของคู้ค้าทางธุรกิจได้อย่างคุ้มค่า
ทำไมต้อง WOLF Procure to Pay (P2P)
- เราเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านวางระบบ Paperless มากกว่า 200 บริษัทชั้นนำ
- วางระบบ ช่วยงานองค์กรมากว่า 5,000 Process
- ระบบ WOLF มีค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่าพัฒนา ERP เพื่อมาใช้ในงานจัดซื้อมาก
- ระบบ WOLF สามารถทำงานร่วมกับระบบ ERP, บัญชี และอื่นๆ
- ครอบคลุมทุกกระบวนตั้งแต่ตั้งงบประมาณจนถึงอนุมัติชำระเงิน
- มีการรับรองมาตรฐาน ISO 9001, 29110, 27001
ทาง WOLF เราคือระบบจัดการเอกสาร Paperless พร้อมที่จะให้คำปรึกษาการวางระบบเพื่อช่วยงานจัดซื้อจัดจ้างเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และปรับปรุงความยั่งยืน ธุรกิจควรพิจารณานำระบบนี้มาใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ สอบถามเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
อ้างอิง :
https://en.wikipedia.org/wiki/Procure-to-pay
