รู้จักการทำงานด้วยระบบ ‘Paperless’ พร้อมเหตุผลที่น่าปรับใช้กับองค์กร
ความฝันหนึ่งอย่างขององค์กรธุรกิจในยุคนี้ คือการอัพเกรดองค์กรให้ทันโลก ด้วยการพลิกโฉมองค์กรที่เคยใช้ระบบเอกสารที่ยุ่งยาก ล่าช้า แต่เจอปัญหาจุกจิกอยู่ตลอด
มาใช้งานระบบเอกสารไร้กระดาษ หรือ Paperless ที่จะทำให้การทำงานเอกสารในทุกๆ วัน เป็นไปอย่างสะดวก ง่ายดาย รวดเร็ว ในโลกปี 2021 นี้ หากองค์กรไหนที่กำลังจะปรับใช้ระบบ Paperless ก็บอกเลยว่ายังไม่ช้าเกินไป และเราจะมาเรียนรู้ Paperless กันแบบไวๆ ในบทความนี้
– ทำความรู้จัก Paperless
.
Paperless ถ้าแปลความหมายตรงตัวก็เข้าใจได้ไม่ยาก คือ ไร้กระดาษ นั่นเอง ซึ่งมีหลักการทำงานง่ายๆ เลย คือ จัดเก็บข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบดิจิทัล แทนการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บบน Cloud Technology ใน Harddisk รวมถึงรับส่งข้อมูลเอกสารเหล่านี้ได้โดยผ่านระบบอินเทอร์เน็ต
– Paperless กับข้อดีแห่งยุคดิจิทัล
.
ข้อดีของระบบ Paperless จริงๆ แล้วมีหลายมิติมากๆ แต่ที่เป็นจุดเด่นซึ่งทุกคนรับรู้และยอมรับอย่างกว้างขวางในภาพรวม จะประกอบด้วยต่อไปนี้
– ลดต้นทุนและความสิ้นเปลืองทรัพยากรจากการใช้เอกสาร
– ลดเวลา ละขั้นตอนในการทำงาน
– สามารถรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบข้อมูล ตลอดจนจัดเก็บ จำแนกข้อมูลไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ
– มีความปลอดภัยสูงในการป้องกันการเข้าถึงเอกสาร
– เหตุผลอะไรที่องค์กรควรปรับใช้ Paperless
.
โลกทุกวันนี้และต่อเนื่องไปจนถึงอนาคต เป็นโลกที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการขับเคลื่อน เพื่อช่วยให้การทำงานทำได้รวดเร็วขึ้น และลดต้นทุนได้ ในขณะที่การใช้กระดาษในงานเอกสารเป็นการเพิ่มต้นทุนในหลายด้าน
จึงเป็นที่มาของระบบที่เรียกว่า Paperless โดยเป็นการนำแนวคิดในการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษที่มีต้นทุนในการผลิตสูง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์การพิมพ์ อุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงการขนส่งเอกสาร เปลี่ยนมาเป็นกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการดำเนินงานนั่นเอง ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากต่อองค์กรทางธุรกิจ
ถ้าให้เห็นภาพมากขึ้น ถึงเหตุผลที่องค์กรทางธุรกิจจะได้สัมผัส จากการเปลี่ยนแปลงมาสู่การเป็น Paperless ทั้งกระบวนการทำงาน จะเห็นได้จากเหตุผลต่อไปนี้
– มีฟังก์ชันป้องกันการแก้ไขโดยผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
– มีระบบสำหรับสำหรับการตรวจสอบและติดตามกระบวนการต่างๆ ที่เกิดกับเอกสาร
– สามารถส่งเอกสารผ่านระบบออนไลน์ เพื่อขออนุมัติได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
– มีการแจ้งเตือนหากได้รับเอกสาร ผ่านระบบอีเมล์ เปิดดูได้ทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ทโฟน คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ค แท็บเลต และอื่นๆ
– สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ
สิ่งเหล่านี้ที่กล่าวมา ทำให้ไม่แปลกใจเลยว่าทั้งองค์กรเล็กใหญ่ในโลกธุรกิจทุกมุมโลก ต้องการจะเปลี่ยนแปลงอัพเกรดองค์กรมาสู่ระบบไร้กระดาษ (Paperless) หรือการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document) ที่ไม่ต้องง้อกระดาษให้สิ้นเปลืองเวลาและต้นทุนอีกต่อไป
