ในยุคสมัยที่โลกก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว และมนุษย์ไม่เคยหยุดที่จะพัฒนา ผลลัพธ์คือมีเทคโนโลยีที่ล้ำสมัยเกิดขึ้นใหม่แทบทุกวัน ซึ่งเป็นเสมือนข้อดี เพราะเมื่อสังคมเกิดการพัฒนา ชีวิตประจำวันของพวกเราก็ย่อมสะดวกสบายขึ้นตามไปด้วย แต่ในทางตรงกันข้าม หากมองในมุมขององค์กรกับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วเช่นนี้ อาจเปรียบเสมือนอุปสรรคขนาดใหญ่ เพราะถ้าหากไม่สามารถปรับตัวได้ทัน ผลลัพธ์ที่ได้คงไม่ต่างอะไรจากการก้าวตกขบวนรถไฟในที่สุด
ซึ่งหนึ่งในนวัตกรรมที่ถูกนำมาปรับใช้ เพื่อให้องค์กรก้าวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลก คือระบบจัดการเอกสาร Paperless หรือ ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ ซึ่งเป็นเครื่องมือทางดิจิทัลสำหรับองค์กรที่พร้อมปรับตัวไปสู่การทำงานยุคใหม่ นอกเหนือจากนี้ ยังมีเครื่องมืออื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถช่วยให้ธุรกิจเดินหน้าไปข้างหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่จะมีเครื่องมือดิจิทัลในรูปแบบไหนอีกบ้างที่ตอบโจทย์กับธุรกิจในยุคนี้ เราลองไปหาคำตอบกัน
1. เครื่องมือบริการลูกค้า (Customer Service)
ก่อนจะไปถึงระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ เครื่องมือดิจิทัลชิ้นแรกที่องค์กรยุคใหม่จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีคือ เครื่องมือบริการลูกค้าหรือที่เรียกว่า Customer Relationship Management (CRM) โดยซอฟต์แวร์ CRM เป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่จำเป็นสำหรับองค์กรขนาดเล็กไม่แพ้ระบบจัดการเอกสาร Paperless โดยประโยชน์ของเครื่องมือชนิดนี้คือ สามารถใช้เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลส่วนกลางที่ทำให้คุณสามารถติดตาม จัดการ ประสานกับลูกค้าได้อย่างสะดวกสบาย
นอกจากนั้นยังสามารถตรวจเช็กได้อีกว่า มีใครเข้ามาใช้งานหรือเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณบ้าง สิ่งนี้จะช่วยให้ความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น เพราะคุณสามารถนำข้อมูลการใช้งานของกลุ่มลูกค้าไปปรับปรุงเพื่อให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเครื่องมือดิจิทัลสำหรับการบริการลูกค้าที่ตอบโจทย์กับองค์กร ที่เราขอแนะนำคือ HubSpot ซึ่งเป็นเครื่องมือที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถเชื่อมต่อกับกลุ่มลูกค้าได้อย่างลื่นไหล
2. เครื่องมือสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร (Communication and Collaboration)
นอกจากระบบจัดการเอกสารที่ดีแล้ว หากจะก้าวสู่การเป็นองค์กรยุคใหม่ การสื่อสารด้วยรูปแบบดั้งเดิมเช่นโทรศัพท์หรืออีเมลอาจไม่รวดเร็วเพียงพอ และอาจทำให้องค์กรของคุณก้าวช้าเกินไป ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเครื่องมือดิจิทัลสำหรับการสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลผ่านทางออนไลน์ได้อย่างทันใจ
Microsoft Office 365 และ Slack นับเป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก และขนาดกลาง เนื่องจากติดตั้งได้ง่าย อีกทั้งยังใช้งานได้อย่างสะดวกคล่องแคล่ว
3. เครื่องมือโซเชียลมีเดีย (Social Media)
ในยุคปัจจุบันที่โซเชียลมีเดียเปรียบเสมือน Red Ocean ที่มีการแข่งขันกันอย่างดุเดือด การใช้โซเชียลมีเดียเพื่อขับเคลื่อนหรือประชาสัมพันธ์องค์กรแบบดั้งเดิมอาจไม่เพียงพออีกต่อไป เนื่องจากการจะเป็นผู้ชนะจำเป็นต้องมีชุดข้อมูล รวมถึงสถิติที่แม่นยำ จึงต้องอาศัยเครื่องมือดิจิทัลโซเชียลมีเดียเข้ามาช่วยให้องค์กรเหนือกว่าคู่แข่ง
ตัวอย่างเช่น หากองค์กรของคุณมีการทำโซเซียลมีเดียในหลาย ๆ แพลตฟอร์ม ไม่ว่าจะเป็น facebook, TikTok, Instagram หรืออื่น ๆ การมีเครื่องมือโซเซียลมีเดียที่สามารถจัดการและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ จากการทำคอนเทนต์หรือการทำโฆษณาใด ๆ เพื่อดูผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากแพลตฟอร์มเหล่านี้ ก็จะช่วยให้คุณรู้ถึงความต้องการของกลุ่มลูกค้าได้อย่างตรงจุดมากยิ่งขึ้น
ซึ่งหนึ่งในแพลตฟอร์มที่หลาย ๆแบรนด์เลือกใช้คือ Buffer ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการจัดการโซเชียลมีเดียที่ใช้งานง่ายและคล่องตัว จนได้รับความไว้วางใจจากองค์กรธุรกิจมากมาย สามารถนำไปใช้เพื่อช่วยขับเคลื่อนการมีส่วนร่วม สร้างผลลัพธ์ที่ดี จึงอาจพูดได้ว่าเครื่องมือโซเชียลมีเดียนั้นสำคัญไม่แพ้ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษเลย
4. เครื่องมือจัดเก็บข้อมูล (Storage)
คงไม่ผิดนักหากจะกล่าวว่าข้อมูลคือทุกสิ่งขององค์กร ซึ่งไม่สามารถประเมินเป็นมูลค่าได้ และนับวันยิ่งโลกหมุนเร็ว ข้อมูลที่ต้องจัดเก็บก็มีมากขึ้น จึงจำเป็นที่จะต้องมีเครื่องมือดิจิทัลที่ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
โดยตัวเลือกที่มีคุณภาพดีและได้รับความนิยมมากที่สุดในโลกคือ Google Drive ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Google อีกทั้งยังสามารถแบ่งปันไฟล์ จัดระเบียบหมวดหมู่การเข้าถึงข้อมูล ระบบจัดการเอกสารใช้งานง่าย และที่สำคัญที่สุด ทุกคนต้องใช้ Google ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว ดังนั้นจึงเป็นเครื่องมือจัดเก็บข้อมูลที่ตอบโจทย์เป็นอย่างยิ่ง
5. เครื่องมือในการอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Paperless Solution)
ปิดท้ายด้วยเครื่องมือดิจิทัลในการอนุมัติเอกสารออนไลน์ ซึ่งก็คือระบบจัดการเอกสาร Paperless หรือ ระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ เป็นตัวช่วยทำให้การจัดการเอกสารภายในองค์กรไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ทุกอย่างจะจบอยู่ในรูปแบบดิจิทัล สอดรับกับกฎหมายที่รับรอง E-Signature หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นทุกอย่างจะสะดวก ง่ายขึ้น และลดขั้นตอนที่ยุ่งยากออกไป อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาอีกด้วย
และหากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสารที่มีคุณภาพ WOLF by TechCons Biz ผู้นำด้าน Paperless Solution สามารถช่วยคุณได้ ด้วยระบบ WOLF ซอฟต์แวร์สัญชาติไทย ที่ครบคลุมบริการแบบครบวงจรด้านระบบจัดการเอกสารไร้กระดาษ ที่จะทำให้องค์กรของคุณมี Workflow ที่ลื่นไหล พร้อมช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องใช้เอกสาร ลดความผิดพลาด ทำให้องค์กรของคุณน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น สำคัญที่สุดคือประหยัดทั้งงบประมาณและเวลา หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ info@techconsbiz.com หรือ 02-634-4409
