งานจัดซื้อจัดจ้างไม่ใช่เรื่องง่าย เนื่องจากมีหลากหลายขั้นตอนที่ต้องดำเนินการ ทั้งยังต้องอาศัยข้อมูลจำนวนมากเพื่อช่วยเปรียบเทียบราคา การมีระบบจัดซื้อจัดจ้างจึงเป็นสิ่งจำเป็นที่ทุกองค์กรควรมี ดังนั้น เพื่อให้เห็นถึงความสำคัญของระบบจัดซื้อจัดจ้างหรือ E-Procurement ให้มากขึ้น บทความนี้จะพาไปรู้ถึงกระบวนการทำงานของระบบนี้ ว่าสามารถช่วยให้องค์กรประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย ทั้งยังช่วยให้การทำงานขับเคลื่อนไปอย่างราบรื่นได้อย่างไรบ้าง
ระบบ E-Procurement คืออะไร ?
E-Procurement คือระบบจัดซื้อจัดจ้าง ที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อลดระยะเวลาและความยุ่งยากในการดำเนินงาน ทั้งยังช่วยลดความยุ่งยากและซับซ้อนของงานเอกสาร จึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ
กระบวนการของระบบ E-Procurement มีอะไรบ้าง ?
1. การคัดเลือกผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
ระบบ E-Procurement ช่วยให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสะดวกขึ้น ตั้งแต่ขั้นตอนการค้นหาผู้ผลิต หรือผู้จำหน่ายที่ตรงกับความต้องการขององค์กร พร้อมดำเนินการเปรียบเทียบคุณสมบัติ ประสบการณ์ ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ เพื่อคัดเลือกผู้ผลิต หรือผู้จัดจำหน่ายที่เหมาะสมที่สุด
2. ติดต่อขอใบเสนอราคา
เมื่อคัดเลือกผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ายได้แล้ว ยังสามารถใช้ระบบในการส่งคำขอใบเสนอราคาไปยังผู้ผลิต หรือผู้จำหน่ายที่ผ่านการคัดเลือก เพื่อให้พวกเขาส่งข้อมูลกลับมาให้องค์กรได้พิจารณาทางออนไลน์ อีกทั้งระบบจะรวบรวมและจัดเก็บใบเสนอราคาเอาไว้ เพื่อการสืบค้นในอนาคต
3. ขออนุมัติในการสั่งซื้อ
เจ้าหน้าที่ที่ดำเนินการด้านการจัดซื้อจัดจ้าง ยังสามารถใช้ระบบ E-Procurement ในการส่งคำขออนุมัติการสั่งซื้อไปยังผู้บริหาร และผู้บริหารสามารถตอบรับหรือปฏิเสธคำขออนุมัติเหล่านั้น ผ่านระบบได้อีกด้วย
4. ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต/ผู้จำหน่าย
หลังจากใบเสนอราคาได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารแล้ว ระบบ E-Procurement จะออกใบสั่งซื้อให้แก่ผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายผ่านทางออนไลน์
5. ระบุจำนวนและกำหนดระยะเวลาส่งมอบ
ใบสั่งซื้อที่ออกโดยระบบ E-Procurement จะสามารถระบุรายละเอียดสินค้าหรือบริการ ไม่ว่าจะเป็น ราคา จำนวน กำหนดส่งมอบ เงื่อนไขการชำระเงิน เป็นต้น เพื่อให้เจ้าหน้าที่องค์กรสามารถติดตามสถานะและตรวจสอบได้ในภายหลัง
6. การจัดส่งสินค้า
เมื่อผู้ผลิตหรือผู้จำหน่าย จัดส่งสินค้าหรือบริการตามกำหนดระยะเวลาที่ระบุไว้ ระบบจะทำการติดตามสถานะการจัดส่ง โดยเจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบความถูกต้องของรายการสินค้าที่จัดส่ง รวมถึงสถานะในการจัดส่งผ่านทางระบบได้เลย
7. การออกใบเรียกเก็บเงิน
หลังจากการจัดส่งสินค้าและบริการเรียบร้อยแล้ว ผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายจะออกใบเรียกเก็บเงิน และส่งเข้าทางออนไลน์ โดยระบบ E-Procurement จะบันทึกข้อมูลใบเรียกเก็บเงินไว้ เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถตรวจสอบได้อย่างสะดวก
8. การชำระค่าสินค้าและบริการ
เจ้าหน้าที่ขององค์กร ยังสามารถดำเนินการชำระค่าสินค้าและบริการผ่านระบบ โดยระบบจะทำการบันทึกข้อมูลการชำระเงิน และแจ้งให้แก่ผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายได้รู้ต่อไป
ระบบ E-Procurement มีประโยชน์อย่างไร ?
ช่วยลดต้นทุนให้องค์กร
การใช้ระบบ E-Procurement ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างขององค์กร จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในหลายด้าน เช่น ค่าเอกสารและค่าจัดพิมพ์ ค่าเดินทาง ค่าดำเนินการเพื่อติดต่อประสานงาน เนื่องจากทุกขั้นตอนสามารถทำได้ผ่านทางออนไลน์
เพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง
ด้วยระบบ E-Procurement ทำให้กระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้าง มีความชัดเจนและสามารถตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน จึงทำให้ช่วยลดปัญหาการทุจริตและการใช้ดุลยพินิจที่ไม่เหมาะสมของเจ้าหน้าที่ได้ อีกทั้งยังสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้เกิดความโปร่งใสสูงสุด
ลดการใช้กระดาษในองค์กร
เนื่องจากทุกกระบวนการในการจัดซื้อจัดจ้างสามารถทำได้ด้วยระบบ E-Procuremen องค์กรจึงไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษในการพิมพ์เอกสารหรือข้อมูลต่าง ๆ ช่วยให้องค์กรสามารถลดการใช้กระดาษลงได้อย่างมาก ซึ่งไม่เพียงจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายเท่านั้น แต่ยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมอีกด้วย
เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการจัดซื้อจัดจ้าง
การใช้ระบบ E-Procurement ทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างมีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น เนื่องจากสามารถดำเนินการได้ผ่านทางออนไลน์ ไม่ต้องเสียเวลาในการจัดเตรียมเอกสาร หรือเดินทางไปติดต่อกับผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่าย อีกทั้งยังสามารถติดตามสถานะของการจัดซื้อหรือการจัดส่งสินค้าและบริการได้ตลอดเวลา
ลดข้อผิดพลาดในการดำเนินการ
E-Procurement มีระบบบันทึกและคัดกรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระหว่างกระบวนการได้อีกด้วย
เมื่อรู้ถึงข้อดีของระบบ E-Procurement กันมากขึ้นแล้ว คงทำให้หลายองค์กรมองหาระบบจัดซื้อจัดจ้างที่ได้มาตรฐาน มาช่วยบริหารจัดการภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ WOLF ยินดีให้คำแนะนำ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ [email protected] เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz
ข้อมูลอ้างอิง
- Benefits of an E-Procurement Process. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567 จาก https://www.procurify.com/
- What is E-Procurement? A Guide to Digital Procurement Processes. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567 จาก https://tipalti.com/
- What is eProcurement – A Guide To Digital Procurement Processes [2024]. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567 จาก https://simfoni.com/
