ขึ้นชื่อว่าการทำงาน ย่อมต้องมาคู่กับการพัฒนาและการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดีขึ้นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จึงไม่แปลกเลยที่หลาย ๆ องค์กรหรือหน่วยงานทั้งเอกชนและรัฐบาลจะเริ่มนำเทคโนโลยีเข้ามายกระดับการทำงานให้ทันสมัยและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น รวมทั้งการใช้ e-Signature หรือการลงลายมือชื่อแบบอิเล็กทรอนิกส์ แต่หากจะเริ่มใช้ e-Signature แล้วยังไม่มั่นใจว่าถูกกฎหมายหรือไม่ หรือต้องใช้อย่างไรให้ปลอดภัย วันนี้เรามีข้อมูลดี ๆ ของกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับ e-Signature มาฝากกัน
กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับ e-Signature
สำหรับผู้ที่ยังกังวลว่าหากใช้ e-Signature ลงลายมือชื่อบนเอกสารแทนการเซ็นด้วยปากกาตามปกติแล้ว เอกสารฉบับนั้นจะมีผลบังคับใช้ถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ ก็ขอให้สบายใจได้เลย เพราะ e-Signature เป็นเทคโนโลยีที่ถูกกฎหมายและได้รับการรับรองมาตรฐานในระดับสากล โดยกฎหมายกลางที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีนี้โดยตรงในประเทศไทย ได้แก่ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ พุทธศักราช 2544 ซึ่งกำหนดให้ e-Signatrue มีผลผูกพันและบังคับใช้ได้เช่นเดียวกับการใช้ปากกาเซ็นลงบนกระดาษเพื่อยืนยันตัวบุคคล มีความน่าเชื่อถือและสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายในชั้นศาลได้ โดยในพ.ร.บ ฉบับนี้ ได้ระบุเอาไว้ในมาตราต่าง ๆ ดังนี้
- มาตรา 9 ระบุไว้ว่า จะถือว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนั้นมีการลงลายมือชื่อแล้ว หากใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการระบุตัวตนเจ้าของลายมือชื่อ และสามารถพิสูจน์ได้ว่าเจ้าของลายมือชื่อรับรองว่าข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลของตนเอง
- มาตรา 11 กำหนดให้ห้ามปฏิเสธการรับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลักฐานในกระบวนพิจารณาตามกฎหมายเพียงเพราะเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่ให้พิจารณาจากความน่าเชื่อถือและความครบถ้วนของข้อมูล รวมทั้งพยานแวดล้อมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องร่วมด้วย
จึงมั่นใจได้ว่าการใช้ e-Signature เป็นสิ่งที่ถูกกฎหมาย และสามารถนำไปปรับใช้ต่อกระบวนการทำงานต่าง ๆ ภายในองค์กรได้
หัวใจสำคัญที่ทำให้ e-Signature มีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย
เมื่อลายมือชื่อกลายเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ คนจำนวนมากก็อาจไม่สบายใจว่าข้อมูลของตัวเองจะถูกนำไปแอบอ้างแล้วส่งผลกระทบในภายหลังหรือไม่ ซึ่งในพ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 26 ระบุไว้ว่า e-Signature ที่มีผลบังคับใช้ จะต้องเชื่อมโยงไปยังเจ้าของชื่อโดยไม่เชื่อมโยงไปถึงบุคคลอื่น และข้อมูลที่ใช้สร้าง e-Signature จะต้องอยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของชื่อและไม่ถูกควบคุมโดยบุคคลอื่น ดังนั้นเราจึงสามารถสรุปได้ว่า e-Signature ที่มีผลบังคับใช้สมบูรณ์ ถูกต้องตามกฎหมาย นอกจากจะเป็นไปตามมาตรา 26 แล้ว จะต้องมีองค์ประกอบหลัก 3 ข้อด้วยกัน ดังนี้
ระบุตัวตนชัดเจนว่าใครเป็นผู้เซ็น
สิ่งสำคัญที่สุดในการเซ็นเอกสารและทำให้มีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย ไม่ว่าจะในรูปแบบ e-Signature หรือกระดาษ คือต้องระบุตัวตนได้ชัดเจนว่าผู้ลงลายมือชื่อหรือผู้เซ็นเป็นใคร เพื่อยืนยันตัวตนของผู้เซ็น
ระบุเจตนาของเอกสารชัดเจน
เนื้อหาในเอกสารที่ถูกเซ็นด้วย e-Signature นั้น ต้องระบุเจตนาหรือวัตถุประสงค์เอาไว้ให้ชัดเจนว่าเป็นการเซ็นเพื่ออะไร เพื่อให้เอกสารฉบับนั้นมีผลบังคับใช้ตามข้อตกลงและเงื่อนไขที่ระบุเอาไว้
ข้อมูลถูกต้องและครบถ้วน
ข้อสุดท้ายที่จะทำให้ e-Signature มีผลบังคับใช้ตามกฎหมาย คือแสดงให้เชื่อมั่นว่าข้อมูลมีความถูกต้องและครบถ้วน ไม่มีการเปลี่ยนแปลงความหมายหรือข้อความในเอกสาร และใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการเซ็น เช่น มีบุคคลที่สามรับรอง มีหลักฐานการเซ็นที่ชัดเจน
การพิสูจน์ความน่าเชื่อถือของ e-Signature
เมื่อเอกสารที่ลงลายมือชื่อด้วย e-Signature มีอยู่หลายประเภท น้ำหนักและความน่าเชื่อถือจึงแตกต่างกันออกไป โดย e-Signature จะถูกแบ่งออกเป็น 3 ประเภทตามรูปแบบการใช้งานและการพิสูจน์ความน่าเชื่อถือ ดังนี้
e-Signature แบบทั่วไป
เป็น e-Signature ที่ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ ที่ถูกสร้างขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เหมาะกับการใช้ในธุรกรรมทั่วไป มีผลกระทบต่ำต่อบุคคลหรือองค์กร เช่น การลงชื่อท้ายอีเมล การใช้งานระบบอัตโนมัติที่มีชื่อผู้ตอบ เป็นต้น
e-Signature แบบเชื่อถือได้
เป็น e-Signature ที่มีรูปแบบตามพ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 26 เหมาะกับการใช้ในธุรกรรมที่มีเงื่อนไขหรือข้อควรระวังที่ต้องการความรอบคอบเพิ่มขึ้น สามารถรับรองตัวตนเจ้าของชื่อได้ และสืบค้นข้อมูลได้ในภายหลัง
e-Signature แบบเชื่อถือได้และมีใบรับรอง
e-Signature รูปแบบนี้ถือเป็น e-Signature ที่มีความน่าเชื่อถือและปลอดภัยสูงสุด ซึ่งต้องมีใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์หรือ CA (Certification Authority) เหมาะกับธุรกรรมที่มีความละเอียดอ่อนสูง ธุรกรรมที่เป็นความลับ และธุรกรรมที่ก่อให้เกิดผลกระทบในวงกว้าง
รู้แล้วว่า e-Signature คืออะไร ทำยังไง และถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่ หากต้องการใช้ e-Signature อย่างมั่นใจ ถูกกฎหมายชัวร์ เลือก WOLF บริการระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ประสิทธิภาพสูงครบวงจร มาตรฐาน ISO 9001:2015 ตอบโจทย์ทุกธุรกิจและอุตสาหกรรม สร้างมาตรฐานใหม่ให้ระบบงานในองค์กร เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ให้บริการโดยผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานแบบ Paperless ประสบการณ์ยาวนานกว่า 10 ปี พัฒนาระบบภายในให้องค์กรชั้นนำมาแล้วกว่า 100 แห่ง สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับผู้เชี่ยวชาญของเราได้ที่อีเมล info@techconsbiz.com หรือโทร. 02-634-4409
ข้อมูลอ้างอิง:
- พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544. สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์. สืบค้นเมื่อ 13 มิถุนายน 2566 จาก https://www.etda.or.th/th/Useful-Resource/กฏหมาย-HTML/พระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส/พระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส-พ-ศ-2544.aspx
การใช้ e-Signature ในประเทศไทย. สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล. สืบค้นเมื่อ 13 มิถุนายน 2566 จาก https://standard.dga.or.th/คลังความรู้/article/4868/
