ซอฟต์แวร์ดูแลมาตรฐาน ISO ‘WOLF ISO’ แตกต่างอย่างไรกับซอฟต์แวร์ทั่วไปในยุคนี้
ใกล้จะเข้าสู่ศักราชใหม่กันแล้ว หลายๆ บริษัท หลายๆ องค์กร ก็อาจจะกำลังปรับตัวไปสู่กลยุทธ์ใหม่ๆ นโยบายใหม่ๆ เลยเป็นโอกาสดีที่ WOLF จะได้พาทุกคนมารู้จักกับ ‘WOLF ISO’ ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยควบคุมดูแลมาตรฐาน ISO ให้กับบรรดาธุรกิจอุตสาหกรรม สำหรับเป็นตัวเลือกใหม่ ที่จะนำมาปรับใช้กับองค์กร ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่มีความโดดเด่นและแตกต่างจากซอฟต์แวร์ตัวอื่นในท้องตลาดอยู่มาก เราไปทำความรู้จักพร้อมๆ กันทีละข้อเลยดีกว่า
– ทำงานบน Cloud Technology
.
‘WOLF-ISO’ เป็นระบบบริหารงานคุณภาพตามมาตรฐานสากล ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยทำงานบน Cloud Technology ซึ่ง Cloud Technology คือระบบการทำงานที่มีความทันสมัย รองรับการทำงานอย่างรอบด้าน ไม่ว่าจะเป็นระบบเครือข่าย การจัดเก็บข้อมูล การทดสอบระบบหรือติดตั้งฐานข้อมูล หรือการใช้งานซอฟต์แวร์เฉพาะด้านในธุรกิจต่างๆ โดยที่ไม่ต้องติดตั้งระบบไว้ที่สำนักงานให้ยุ่งยาก แต่สามารถใช้งานได้ด้วยการเชื่อมต่อกับระบบอินเทอร์เน็ต จึงทำให้สามารถเข้าถึงจากที่ใดก็ได้
– พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญด้าน ISO
.
‘WOLF-ISO’ เป็นซอฟต์แวร์ที่ต้องช่วยควบคุมดูแลการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน ISO ดังนั้น การที่ซอฟต์แวร์ตัวนี้ ถูกพัฒนาขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญด้าน ISO ก็เพื่อความถูกต้องครบถ้วนในการดำเนินงานภายในมาตรฐาน ISO อย่างไม่ตกหล่น รวมไปถึงควบคุมการทำงานขอบซอฟต์แวร์ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
– ไม่มีทักษะด้าน IT ก็ใช้งานได้
.
‘WOLF-ISO’ ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่าย พนักงานที่ไม่มีทักษะด้าน IT ก็สามารถเรียนรู้และใช้งานได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว เนื่องจากหลายๆ องค์กร มีพนักงานที่มีความหลากหลายด้าน Demographic มีพื้นฐานความรู้ ทักษะไม่เท่ากัน การออกแบบซอฟต์แวร์ให้ตอบโจทย์ผู้ใช้งานจึงเป็นคุณสมบัติที่จำเป็นมากสำหรับองค์กรในยุคนี้
– ประหยัดเวลา
.
‘WOLF-ISO’ ถูกออกแบบมาเพื่อให้รับคำสั่งและดำเนินงานอย่างรวดเร็ว รวมไปถึงทำงานบนระบบดิจิทัล ไม่ใช่แมนนวลอย่างเช่นแต่ก่อน จึงสามารถลดระยะเวลาการทำงานลงไปอย่างเห็นได้ชัด สามารถใช้ระยะเวลาที่เหลือจากการดำเนินงาน นำไปบริหารเพื่อเพิ่มขีดความสามารถให้กับองค์กรในด้านอื่นๆ ได้อีกด้วย
– ไม่ใช้กระดาษ (Paperless)
.
‘WOLF-ISO’ เป็นระบบที่ทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless ด้วยเทรนด์ของโลกยุคใหม่ที่มีความเป็นมิตรต่อโลก ซึ่งก็ส่งผลดีในด้านธุรกิจด้วย ก็คือช่วยลดต้นทุนในด้านเอกสาร อุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร อุปกรณ์การพิมพ์ต่างๆ ถือว่าช่วยเซฟเงินให้องค์กรได้มากในยุคที่เศรษฐกิจมีความท้าทายแบบนี้
– มีระบบควบคุมเอกสารที่น่าสนใจ
.
ระบบควบคุมดูแลเอกสาร หรือ Document Control เป็นฟังก์ชันหนึ่งที่น่าสนใจของ ‘WOLF-ISO’โดยเป็นฟังก์ชันที่ใช้สำหรับบริหารจัดการกระบวนการควบคุมเอกสาร ตามข้อกำหนด ISO 9001 เรื่องการควบคุมเอกสารนั่นเอง
โดยระบบจะทำหน้าที่ระบุเป็นข้อกำหนดต่างๆ เช่น ที่จัดเก็บในระบบจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีสิทธิ์ก่อนการประกาศใช้, เอกสารที่จุดใช้งานจะต้องเป็น Version ล่าสุดเท่านั้น, เอกสารจะต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยัง Version ก่อนหน้า เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีฟังก์ชันพิเศษที่เพิ่มเติมเข้ามา เช่น การค้นดูเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้ในระบบ และการดูเอกสาร Version ก่อนๆ ย้อนหลัง
ในส่วนของฟังก์ชันการสร้างเอกสารใหม่ ระบบจะดำเนินการไปยังผู้อนุมัติในลำดับต่างๆ ตามแต่ประเภทเอกสาร สิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร ก็จะมีการกำหนดหลังจากประกาศใช้ว่าเอกสารที่ประกาศใช้ดังกล่าว มีใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้บ้าง ทำให้เอกสารมีความถูกต้องและปลอดภัยอย่างมาก
– มีระบบการตรวจสอบติดตามในองค์กร
.
การตรวจสอบติดตามในองค์กร หรือ Internal Audit ก็เป็นฟังก์ชันหนึ่งของ ‘WOLF-ISO’ ที่จะช่วยให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO นั้นเป๊ะยิ่งขึ้น โดยฟังก์ชันนี้ใช้สำหรับ บริหารจัดการเรื่องการตรวจติดตาม ถ้าขยายความก็คือ หากบริษัทมีการ Compile มาตรฐาน ISO แล้ว จะต้องมีการตรวจสอบจาก Certified Body อย่างสม่ำเสมอ อาจจะปีละครั้ง หรือสามปีครั้ง
ซึ่งหากตรวจสอบแล้ว บริษัทไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เขียนไว้ในเอกสาร อาจจะทำให้บริษัทหลุดออกจากการ Compile มาตรฐาน ISO ก็เป็นได้ เพราะไม่ได้ทำตามขั้นตอนการควบคุมคุณภาพ หรือมาตรฐานอื่นๆ แล้วหัวหน้างานหรือผู้บริหารจะรู้ได้อย่างไร ว่าขั้นตอนที่อยู่ในเอกสารทั้งหมดที่ประกาศใช้อยู่นั้น พนักงานในองค์กร ได้ปฏิบัติตามขั้นตอนครบถ้วนสมบูรณ์ เนื่องจากในข้อกำหนด หรือขั้นตอนบางเรื่องที่ระบุอยู่ในเอกสาร อาจเกี่ยวข้องกับเรื่องความปลอดภัย อันอาจส่งผลกระทบต่อ ชีวิตและทรัพย์สิน และเกี่ยวข้องกับการรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานในย่อหน้าก่อน จึงต้องมีหน่วยงาน Internal Audit ขึ้นมาตรวจสอบการทำงานของพนักงานในองค์กร ว่าสอดคล้องกับเอกสารหรือไม่
โดยระบบนี้จะมีหน้าที่ เช่น การตั้งแผนงานของผู้ตรวจสอบ, การทำ Checklist สำหรับให้ผู้ตรวจสอบระบุว่า ในการตรวจสอบแต่ละครั้งนั้น จะตรวจสอบเรื่องอะไรบ้าง การรายงานผลการตรวจสอบ ระบุเป็นข้อว่า จาก Checklist ที่เข้าไปทำการตรวจสอบ มีข้อใดบ้างที่ไม่เป็นไปตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน
– มีระบบรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน
.
ฟังก์ชันของการรายงานข้อบกพร่องและการป้องกัน หรือ CAR (Corrective Action Request) ก็มีความสำคัญและขาดไม่ได้ใน ‘WOLF-ISO’ ฟังก์ชันนี้มีหน้าที่ บริหารจัดการติดตามการแก้ไขข้อบกพร่อง และการป้องกันข้อบกพร่องที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
โดยที่ระบบจะเปิดให้สามารถ รายงานได้จาก 2 ช่องทางด้วยกัน ได้แก่
1. ในกรณีที่ Internal Audit เข้าไปตรวจสอบ แล้วพบว่า พนักงานไม่ได้ทำตามขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ระบุไว้ในเอกสาร จะทำการเปิด ใบ CAR
2. กรณีที่มีผู้พบการทำงานผิดไปจากขั้นตอน ก็สามารถเข้ามาเปิดใบ CAR ไปให้ผู้เกี่ยวข้องได้ด้วยเช่นกัน เช่น มีพนักงานไม่สวมถุงมือ เข้าไปในไลน์ผลิต เป็นต้น
โดยการเปิด CAR นั้นทำเพื่อร้องขอให้มีการแก้ไข โดยจะมีการติดตามผล ว่ามีการแก้ไขข้อบกพร่องแล้วหรือยัง และมีการแก้ไข ในหลายระดับ เช่น ระยะสั้น แก้ไขอย่างไร ระยะกลาง/ระยะยาว จะแก้ไขอย่างไร รวมถึง การป้องกันไม่ให้เรื่องดังกล่าวเกิดขึ้นอีกในอนาคตด้วย ถือเป็นอีกฟังก์ชันที่จะทำให้การดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO มีความรัดกุมมากยิ่งขึ้น
– มีความน่าเชื่อถือ
.
‘WOLF-ISO’ เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกผลิตโดยบริษัท TechCons Biz ที่มีความเชี่ยวชาญด้านซอฟต์แวร์องค์กรมาอย่างยาวนาน เป็นที่รู้จักและได้รับความไว้วางใจจากองค์กรชั้นนำในไทยมากมาย รวมถึงองค์กรยุคใหม่อย่าง SME ด้วย
หากในปี 2021 องค์กรใดอยากเพิ่มขีดความสามารถของตัวเอง มั่นใจได้เลยว่า ‘WOLF-ISO’ จะเป็นตัวช่วยให้องค์กรของคุณก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างแน่นอน
