WOLF

การมี Workflow ที่ดี ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นทั้งองค์กร

Business-Workflow-Process

แต่ละองค์กรต่างมี Workflow การทำงานที่แตกต่างกันออกไป แต่ในขณะเดียวกันบางองค์กรยังพบกับปัญหายุ่งยากในการดำเนินงาน หรือยังขาดประสิทธิภาพของงานเท่าที่ควรจะเป็น นั่นก็เพราะว่าเกิดจาก การทำงานที่ผิดพลาดไปจาก Process Workflow ที่กำหนดไว้ จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมองค์กรจึงควรมี Business Workflow ที่ดี เพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นทั้งองค์กร

  • ทำความเข้าใจ Workflow คืออะไร?
  • ความสำคัญของ Business Workflow ภายในองค์กร
  • ตัวอย่างของ Process  Workflow

เรามาเริ่มทำความเข้าใจกันก่อนว่า“Workflow” คืออะไร? 

Workflow คือการที่คุณเริ่มกระทำ (action) อะไรบางอย่าง ที่ทำไปตามลำดับขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ หรือการวางแผนแนวคิด เพื่อให้เห็นภาพรวมว่าสิ่งที่คุณกำลังทำนั้นเชื่อมโยงกันอย่างไรบ้าง เมื่อคุณสร้างแผนการดำเนินงานอย่างชัดเจน คุณก็จะสามารถทำงานได้อย่างเป็นระบบตามที่กำหนดไว้

ถ้าสิ่งที่คุณกำลังจะทำยังไม่มี Action ใดใด
นั่นหมายความว่ายังไม่มี Workflow เกิดขึ้น

ซึ่งบางครั้ง “Workflow” ก็มีความหมายคล้ายกับ “กระบวนการ” (Process) ต่างกันที่ “Workflow” เป็นการกระ ทำเพื่อให้เกิดผลสำเร็จของสิ่งนั้นๆ แต่กระบวนการคือการกระทำที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีขึ้นตามเป้าหมายที่ตั้งไว้

ซึ่งเราจะมาอธิบายกันต่อว่า“Workflow”และ “Process” นั้นต่างกันอย่างไร?

  • Workflow คือการบอกถึงลำดับของงานที่ถูกส่งต่อไปตามขั้นตอน เช่น งานนี้มีขั้นตอนอะไรบ้าง?  ทำงานนี้เพื่ออะไร? ใช้เวลาในการดำเนินงานของแต่ละขั้นตอนเท่าไหร่? มีใครที่เกี่ยวข้อง กับการทำงานนี้บ้าง?  ถ้าตัดสินใจดำเนินงานแบบนี้จะเกิดผลอย่างไร?
  • Process คือกระบวนการในการทำงาน ซึ่งมีความหมายที่กว้างกว่า “Workflow” หากคำนี้ถูกกระทำ (action) ด้วยเวิร์คโฟลว์ จะหมายถึงการดําเนินงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ให้สำเร็จ เมื่อ 2 คำนี้มารวมกัน Process Workflow จะหมายถึงกระบวนการของการดำเนินงานให้สำเร็จ

เมื่อคุณพอจะเริ่มเข้าใจความหมายของคำว่า “Workflow” กันบ้างแล้วคำถามต่อมาคือแล้วเจ้าเวิร์คโฟลว์นี้ เกี่ยวข้องกับการทำงานในองค์กรอย่างไร? ทำไมใครๆ ต่างก็ให้ความสำคัญกับคำนี้กัน..


ความสำคัญของ Business Workflow ภายในองค์กร

ความสำคัญของ Business Workflow คือมาตรฐานที่ช่วยให้การดำเนินงานเป็นระบบไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เพื่อให้ผู้บริหารได้เห็นภาพรวม และมองเห็นถึงกระบวนการบางอย่างที่สามารถลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไปได้ กระบวนการที่เรามักจะพบเจอความวุ่นวายกันอยู่บ่อยๆ ส่วนมากจะเกี่ยวข้องกับงานเอกสารที่พบข้อผิดพลาด การแก้ไขกลับไปกลับมา เอกสารหายตกหล่น หลายองค์กรจึงนำระบบ Software ในด้านของระบบการจัดการงานเอกสารเข้ามาใช้งาน หากองค์กรของคุณยังไม่เคยใช้งานระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการด้านงานเอกสาร ลองศึกษา ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เผื่อว่าจะเป็นประโยชน์ ให้คุณทำงานด้านเอกสารได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ในช่วงที่พวกเรายังอยู่กับสถานการณ์ที่ต้องมีการ Work from home กันอยู่


ตัวอย่างของ Process  Workflow

พอนึกออกไหมครับว่าในองค์กรมีหน่วยงานไหนที่ต้องมีลำดับขั้นตอนในการทำงานเยอะ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย ฝ่ายบุคคล ที่กล่าวมานี้ต่างก็มีลำดับขั้นตอนที่เยอะ และส่วนมากก็เกี่ยวข้องกับงานเอกสารเป็นส่วนใหญ่

เราจะมาลองสมมุติขั้นตอนการทำงานของฝ่ายขาย ที่มีงานเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้อง

  • ฝ่ายขาย จัดทำใบเสนอราคา ปริ้นใบเสนอราคาให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณา
  • ผู้บังคับบัญชาพิจารณาใบเสนอราคา ส่งกลับไปให้พนักงานขายแก้ไขราคา
  • ฝ่ายขาย แก้ไขตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง ปริ้นใบเสนอราคาใหม่
  • ผู้บังคับบัญชาพิจารณาอีกครั้ง พร้อมอนุมัติ และส่งต่อให้กับผู้บริหารเซ็นอนุมัติ
  • ผู้บริหารพิจารณา เซ็นอนุมัติ ส่งต่อให้กับฝ่ายขาย
  • ฝ่ายขายส่งต่อให้กับลูกค้า

คุณสังเกตุเห็นกระบวนการการดำเนินงานใช่ไหมครับ? ว่ากว่าที่ใบเสนอราคาจะไปถึงลูกค้านั้นต้องผ่านหลายกระบวนการ แต่ก็เป็นไปตาม Business Workflow ที่ควรจะเป็น ทีนี้เราจะย้อนกลับไปที่ว่าทำไม หลายองค์กรจึงนำ Technology เข้ามาใช้งาน จากตัวอย่างเป็นเพียงแค่หนึ่งแบบฟอร์มของฝ่ายขาย แต่ความจริงแล้วในการทำงานพนักงานที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสาร มีเอกสารมากมายที่พวกเขาต้องจัดการ


สรุป

ดังนั้นจะดีกว่าไหมครับ ถ้าเราให้ความสำคัญกับ Workflow ที่ดี นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานยังช่วยให้คุณทำงานง่ายขึ้นทั้งองค์กรด้วยครับ และในปัจจุบันซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยเหลือ หรือตอบโจทย์ทางด้านนี้ก็มีอยู่ไม่น้อย 

หากสนใจรับบริการ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่
TEL: 02 634 4409
Line: @Techconsbiz

ใส่ความเห็น

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Contact Form





    Contact Information