เมื่อเทคโนโลยีไร้กระดาษ (Paperless) กลายมาเป็นมาตรฐานหนึ่งในการทำงานขององค์กรธุรกิจยุคนี้ ก็เป็นสิ่งจำเป็นที่คนทำงานจะต้องรู้จัก E-Document ว่าคืออะไร มีคุณสมบัติอย่างไร และส่งผลดีต่อการดำเนินงานทางธุรกิจอย่างไร
‘E-Document’ คืออะไร? สำคัญอย่างไรกับองค์กรทางธุรกิจ
“E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์”
E-Document ก็คือเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) เป็นรูปแบบหนึ่งของการจัดเก็บข้อมูลเอกสารที่ต่างจากการเก็บในรูปแบบกระดาษแบบสมัยก่อน ซึ่งมีคุณสมบัติเด่นในการลดใช้ทรัพยากรกระดาษในแง่ของต้นทุนทางธุรกิจ และในแง่ของการรักษาสิ่งแวดล้อมด้วย
E-Document กับข้อดีทางธุรกิจ
เมื่อมีความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจนเกิดเป็น E-Document ความน่าตื่นเต้นและท้าทายก็เกิดขึ้นกับโลกธุรกิจเช่นกัน ที่ต้องพยายามใช้ E-Document ให้เกิดประสิทธิภาพในการทุ่นแรงทำงาน และเพิ่มโอกาสประสบความสำเร็จ ซึ่งข้อดีที่ E-Document ให้กับการดำเนินงานทางธุรกิจนั้นมีหลายมิติด้วยกัน
– E-Document ถูกรองรับด้วยระบบการทำงานที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็นระบบปฏิบัติการต่างๆ ทั้ง Windows, MacOS เว็บเบราเซอร์ที่หลากหลาย เช่น Safari, Firefox หรือ Google Chromeรวมถึงความหลากหลายของอุปกรณ์ที่ใช้งานทั้งโน้ตบุ๊ค แท็บเลต รวมถึงสมาร์ทโฟนทั้ง iOS และ Android
– E-Document สามารถสืบค้นเอกสารได้ง่ายดายและรวดเร็วจากระบบเดิมที่เป็นเอกสารกระดาษที่ใช้เวลาค้นหานาน เนื่องจากการเก็บที่ปริมาณมากและใช้หลายขั้นตอนกว่าจะเข้าถึงตัวเอกสาร แต่ E-Document สามารถสืบค้นได้ภายในวินาทีบนระบบออนไลน์ ทำให้ประหยัดเวลาทำงานไปได้มาก
– E-Document จัดการได้ง่ายไม่ว่าจะเป็นการจำแนก แก้ไข ลบทิ้ง เพิ่ม ส่งต่อ คัดลอก ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพในงานเอกสารขึ้นกว่าสมัยก่อน
– E-Document มีความปลอดภัยเนื่องจากสามารถตั้งค่าได้ว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารส่วนใดได้บ้าง ซึ่งก็คือการกำหนดสิทธิ์นั่นเอง ที่จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับข้อมูลภายในฝ่ายและภายในองค์กร
– E-Document สามารถพัฒนาได้เรื่อยๆตามการเติบโตก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ซึ่งการที่องค์กรคอยปรับปรุงและพัฒนา E-Document ก็เหมือนกาที่องค์กรเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จให้ตัวเองอยู่เสมอ และยังช่วยเสริมภาพลักษณ์ที่ดี น่าเชื่อถือให้องค์กรในระยะยาวได้ด้วย
นอกจากนี้ยังมีข้อดีอีกมากมาย ที่ E-Document ยังรอให้องค์กรยุคใหม่ได้ลองใช้และสัมผัสกับประสิทธิภาพที่เต็มที่ในการดำเนินงาน E-Document นอกจากจะพบได้บ่อยตามออฟฟิศ บริษัท หรือห้างร้านต่างๆ แล้วทุกวันนี้ E-Document ก็ยังถูกใช้งานในอุตสาหกรรมโรงงาน ในรูปแบบ ‘ระบบจัดการเอกสาร ISO’ ด้วย เพื่อความคุมมาตรฐานการผลิต และเพิ่มขีดความสามารถในการทำงานเพื่อเพิ่มโอกาสไปถึงเป้าหมายทางธุรกิจให้องค์กร
