ตอบโจทย์ทุกองค์กร ด้วยระบบจัดการเอกสารออนไลน์

ระบบจัดการเอกสารออนไลน์ หรือ E-Document ได้กลายเป็นระบบที่ได้รับความนิยมมากขึ้นในปัจจุบัน โดยถูกพัฒนาขึ้นเพื่อลดการใช้กระดาษภายในองค์กร ซึ่งจะเป็นดำเนินงานโดยใช้เอกสารในรูปแบบไฟล์ทั้งหมด และจะถูกจัดเก็บในระบบ Cloud ที่ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านระบบปฏิบัติการ Windows, MacOS หรือแม้กระทั่งบนสมาร์ทโฟน นอกจากนี้ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ยังมีความปลอดภัยสูง เนื่องจากผู้ใช้งานยังต้องล็อกอินเข้าสู่ระบบ และต้องเป็นผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลเท่านั้น

ความสะดวกสบาย และความปลอดภัยนี้ จึงเป็นสาเหตุให้ไม่ว่าจะเป็นการทำธุรกิจในรูปแบบใด ทั้งบริษัทขนาดใหญ่ กลาง หรือเล็ก ก็เริ่มหันมาสนใจการจัดการเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์กันมากขึ้น เรามาดูกันว่าฟีเจอร์เด่น ๆ สำหรับระบบจัดการเอกสารออนไลน์ขององค์กรในแต่ละขนาด มีอะไรบ้าง และช่วยให้การทำงานสะดวก ราบรื่นมากกว่าที่เคยได้อย่างไร

ธุรกิจรูปแบบไหน ที่ตอบโจทย์ระบบจัดการเอกสารได้บ้าง?

1. บริษัทขนาดใหญ่

ขึ้นชื่อว่าเป็นบริษัทใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทข้ามชาติ บริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ฯ หรืออุตสาหกรรมขนาดใหญ่ เช่น อุตสาหกรรมยานยนต์ หรือโรงงานการผลิตข้ามชาติ ย่อมมีการใช้งานเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นสัญญากับคู่ค้าหรือลูกค้า, ใบแจ้งหนี้, ข้อมูลพนักงาน, ข้อมูลแผนการตลาด รวมถึงเอกสารทางกฎหมายต่าง ๆ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จึงมีส่วนช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานภายในองค์กรอย่างมาก

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• เปลี่ยนงานภายในองค์กรสู่ระบบดิจิทัลทั้งกระบวนการ และพัฒนาสู่ระบบงานอัตโนมัติ
  จะดีกว่าไหม? หากระบบจัดการเอกสารภายในองค์กรของคุณเป็นแบบ Paperless ทั้งหมด เพราะจะช่วยให้คุณสามารถค้นหา หรือจัดเก็บไฟล์เอกสารได้อย่างสะดวก แถมยังเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้แก่ทุกคนในองค์กรได้อีกด้วย

• เพิ่มความปลอดภัย ให้สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลแก่ผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
  ยิ่งองค์กรของคุณมีขนาดใหญ่ขนาดไหน ความปลอดภัยในการเข้าถึงและจัดเก็บข้อมูล เอกสารก็ย่อมเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญเป็นอันดับต้น ๆ โดยระบบจัดการเอกสารออนไลน์จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยด้วยรหัสผ่าน, สิทธิ์ในการเข้าถึง และการติดตามกระบวนการทำงานได้มากขึ้น

2. บริษัทขนาดกลาง

สำหรับองค์กรขนาดกลาง ไม่ว่าจะเป็นสถานีโทรทัศน์, หน่วยงานราชการ หรือธนาคาร หากมีการใช้ระบบจัดการเอกสารเข้ามาปรับใช้ ก็จะสามารถช่วยเพิ่มความสะดวกสบายได้มากขึ้น รวมถึงยังจะช่วยทำให้ธุรกิจนั้นเติบโตได้รวดเร็ว พร้อมความปลอดภัยที่มีมากขึ้นอีกด้วย

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• ลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจลง
  ระบบจัดการเอกสารออนไลน์จะช่วยควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของพนักงานภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันข้อมูลรั่วไหล หรือการสูญหายของเอกสารสำคัญได้

• การติดตามกระบวนการการทำงานภายในองค์กรมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น
  ระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless นี้จะช่วยให้องค์กรต่าง ๆ โดยเฉพาะธนาคาร บริษัทบัญชี หรือบริษัทกฎหมาย ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข หรือข้อมูลลับ สามารถตรวจสอบได้ในทุกขั้นตอนการดำเนินงาน

3. บริษัทขนาดเล็ก

ธุรกิจขนาดเล็ก เช่น ร้านอาหารและเครื่องดื่ม, ธุรกิจค้าขายออนไลน์ และบริษัท Startup ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจผ่านระบบจัดการเอกสารได้ง่าย ๆ  แถมยังช่วยให้ประหยัดเวลา ไม่ต้องคอยเตรียมเอกสารเพื่อส่งให้กับลูกค้า หรือคู่ค้าให้ยุ่งยากอีกด้วย

ฟีเจอร์ที่สำคัญ:

• จัดการเอกสารอย่างเป็นระบบ
  ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จะช่วยให้ธุรกิจ SME ของคุณมีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบ ป้องกันการสูญหาย หรือการรั่วไหลของข้อมูลที่สำคัญอีกด้วย

• ตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงานได้
  เพราะการบริหารคนในองค์กรขนาดเล็กมีความสำคัญอย่างมาก ที่จะช่วยสร้างระบบและมาตรฐานที่ดีในการทำงานได้ ดังนั้นแล้ว ระบบจัดการเอกสารจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณกำลังมองหาโซลูชันดี ๆ สำหรับระบบจัดการเอกสารองค์กร ที่ WOLF เราคือผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการระบบบริหารงานแบบ Workflow ในธุรกิจทุกรูปแบบ ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของเรา จะช่วยเพิ่มความมั่นใจ ความสะดวกสบายให้กับคุณ พร้อมช่วยลดขั้นตอน และลดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล marketing@techconsbiz.com หรือโทร. 02-634-4409