เทคโนโลยีมีบทบาทกับชีวิตมนุษย์ในทุกจังหวะ รวมทั้งการทำงานด้วยเช่นกัน ซึ่งในปัจจุบัน นอกจากจะถูกนำมาใช้ในภาคเอกชนและอุตสาหกรรมต่าง ๆ แล้ว เทคโนโลยียังถูกนำมาใช้ในหน่วยงานของรัฐบาลอย่างแพร่หลายเพื่อตอบรับกับนโยบายไทยแลนด์ 4.0 โดยระบบ e-Signature เอง ก็เป็นหนึ่งในเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้งานในหน่วยงานของภาครัฐด้วยเช่นกัน แต่เทคโนโลยีนี้คืออะไร มีจุดเด่นอย่างไร และมีประโยชน์ต่อหน่วยงานรัฐที่ใช้ e-Signature อย่างไรบ้าง พบคำตอบได้ที่บทความนี้
ตอบครบทุกประเด็น e-Signature คืออะไร?
e-Signature หรือ Electronic Signature หมายถึงลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการลงลายมือชื่อบนเอกสารในรูปแบบออนไลน์ทดแทนการลงชื่อด้วยปากกา สามารถใช้ยืนยันตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลได้ โดยมีผลบังคับใช้และถูกรับรองตามกระบวนกฎหมายมาตราที่ 26 ซึ่งลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อาจอยู่ในรูปของตัวอักษร ตัวเลข สัญลักษณ์ต่าง ๆ รวมทั้งเสียง ขึ้นอยู่ที่เจ้าของข้อมูลระบุเอาไว้ เหมาะกับการแสดงเจตจำนงหรือยินยอมตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในเอกสาร หรือใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องและระบุตัวตน โดยปัจจุบัน e-Signature ในประเทศไทยแบ่งออกเป็น 3 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป เช่น การลงชื่อท้ายอีเมล การคลิกปุ่มตอบตบลง การสแกนไฟล์ลายเซ็นเข้าไปในคอมพิวเตอร์
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ เช่น PKI (Public Key Infrastructure) เป็นลายมือชื่อดิจิทัลที่อาศัยโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ
- ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อถือได้ซึ่งใช้ใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการออกใบรับรองที่ได้มาตรฐาน เช่น INET CA, NRCA และ Thai Digital ID
บทบาทและประโยชน์ของ e-Signature ในหน่วยงานรัฐ
การใช้งาน e-Signature ไม่เพียงแต่ได้รับความนิยมในภาคเอกชนเท่านั้น แต่ยังมีหน่วยงานรัฐที่ใช้ e-Signature อยู่หลายแห่ง โดยเราสามารถสรุปบทบาทและประโยชน์ของการใช้เทคโนโลยีนี้ให้เห็นภาพได้ ดังนี้
สามารถเซ็นชื่อได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์
ถือเป็นประโยชน์ข้อสำคัญของ e-Signature เลยก็ว่าได้ เพราะสามารถใช้งานได้สะดวก ไม่ว่าจะเป็นการลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันหรือรับรองเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอุปกรณ์อย่างคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือโทรศัพท์มือถือที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทำให้ประชาชนที่ต้องการติดต่อขอรับบริการจากหน่วยงานรัฐ ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปที่สำนักงาน ไม่ต้องเตรียมเอกสารจำนวนมาก แค่มีอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำเรื่องได้สะดวกรวดเร็ว ช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในการเดินทางลงได้เป็นอย่างดี
ง่ายต่อการบริหารจัดการและจัดเก็บเอกสาร
เมื่อเอกสารทุกอย่างถูกเปลี่ยนสภาพให้เป็นไฟล์และลงลายมือชื่อผ่านระบบ e-Signature ทำให้ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารกองโตไว้จนล้นห้องเก็บของอีกต่อไป ไม่ต้องสิ้นเปลืองค่ากระดาษ ช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม โดยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถบริหารจัดการได้ง่ายผ่านระบบคอมพิวเตอร์ จัดหมวดหมู่ได้ชัดเจน ไม่ว่าจะจัดเก็บหรือดึงข้อมูลออกมาใช้งานก็สามารถทำได้อย่างสะดวกรวดเร็วและถูกต้อง ช่วยลดความผิดพลาดที่อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงานได้อีกทางหนึ่ง
ตรวจสอบความถูกต้องได้ ความปลอดภัยสูง
ระบบ e-Signature จัดเป็นระบบที่มีความปลอดภัยสูง สามารถตรวจสอบประวัติการทำรายการย้อนหลังและความถูกต้องได้สะดวก อีกทั้งยังมีระบบช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวของประชาชนที่มาใช้บริการในหน่วยงานของรัฐ ป้องกันข้อมูลส่วนตัวรั่วไหลและเป็นช่องโหว่ให้มิจฉาชีพฉวยโอกาสสร้างความเดือดร้อนให้กับประชาชนในภายหลัง
ลดระยะเวลาการทำงาน ทำให้สามารถดำเนินการได้รวดเร็ว
ประโยชน์ข้อสุดท้ายของการลงลายมือชื่อผ่านระบบออนไลน์ คือช่วยลดระยะเวลาการทำงานและการเดินเอกสารได้เป็นอย่างดี ประชาชนผู้มาใช้บริการไม่จำเป็นต้องเตรียมเอกสารมานั่งรอเป็นเวลานาน สามารถส่งเอกสารหรือตอบกลับได้ทันที ดำเนินการทำเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างของหน่วยงานรัฐที่ใช้ e-Signature ในการทำงาน
เมื่อรู้แล้วว่า e-Signature มีประโยชน์ต่อการทำงานของหน่วยงานรัฐบาลอย่างไร เพื่อให้เห็นภาพการใช้งานให้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น เราจึงรวบรวมตัวอย่างของหน่วยงานรัฐที่ใช้ประโยชน์จาก e-Signature เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรมาฝากกัน
- กรมสรรพากร: ใช้ e-Signature สำหรับผู้เสียภาษีที่ต้องการยื่นเอกสาร โดยใช้เพื่อการยืนยันตัวตนทางเว็บไซต์
- กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์: ใช้ e-Signature บนหนังสือรับรองและการรับรองสำเนาเอกสารนิติบุคคล ทั้งในฝั่งของผู้ใช้บริการและนายทะเบียน
- ธนาคารแห่งประเทศไทย (ธปท.): กำหนดให้สามารถใช้ e-Signature เปิดบัญชีเพื่อรับฝากเงินหรือรับเงินจากประชาชนได้
- กรมบัญชีกลาง: สามารถใช้ e-Signature ในเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างได้
นี่คือประโยชน์ของ e-Signature และตัวอย่างการใช้งานในหน่วยงานของรัฐบาล ซึ่งไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของภาครัฐ ภาคเอกชน หรืออุตสาหกรรมไหน ๆ ก็สามารถยกระดับการเซ็นเอกสารในองค์กรของคุณให้สะดวก ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างง่ายดาย รองรับการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์จาก WOLF หากอยากรู้ว่า e-Signature ทำยังไง ออกแบบอย่างไรให้เหมาะกับการทำงานในองค์กรของคุณ เรามีผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำแนะนำทุกขั้นตอน สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ info@techconsbiz.com หรือ 02-634-4409
