ปัจจุบันนี้ การทำธุรกรรมหรือออกเอกสารต่าง ๆ เริ่มมีการปรับเปลี่ยนมาเป็นรูปแบบ ‘ออนไลน์’ กันมากขึ้น รวมไปถึงการเซ็นอนุมัติเอกสารด้วยเช่นกัน แต่หลาย ๆ คนอาจสงสัยว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ใช้ยังไง? รวมถึงการเซ็นเอกสารออนไลน์หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้น จะถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่? และมีความน่าเชื่อถือเหมือนกับการเซ็นเอกสารแบบทั่วไปหรือเปล่า? ในบทความนี้เรามีคำตอบมาฝากกัน!
รู้จัก E-Signature หรือการเซ็นเอกสารออนไลน์
E-Signature หรือซอฟต์แวร์เซ็นเอกสารออนไลน์ คือ เทคโนโลยีในการลงลายมือ หรือลายเซ็นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยจะใช้แทนการลงลายมือชื่อด้วยปากกาบนแผ่นกระดาษ และเป็นวิธีการเซ็นเอกสารออนไลน์ผ่านโปรแกรมในอุปกรณ์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น ซึ่งการเซ็นเอกสารออนไลน์ในปัจจุบัน ได้ผ่านการรับรองตามกระบวนการกฎหมาย มาตรา 26 ที่ทุกกลุ่มอุตสาหกรรมสามารถนำไปใช้งานได้จริง ไม่ว่าจะเป็นธุรกรรมทางการเงิน ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ หรือบริการด้านกฎหมาย เป็นต้น
ประเภทของการเซ็นเอกสารออนไลน์มีอะไรบ้าง?
ประเภทที่ 1: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบทั่วไป
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือทำลายเซ็นดิจิทัลในรูปแบบทั่วไป ทั้งในรูปแบบตัวอักษร อักขระตัวเลข เสียง หรือสัญลักษณ์อื่น ๆ ที่สร้างขึ้นในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ใช้งานจะต้องกรอกรหัสผ่านที่ตั้งไว้เองทุกครั้ง หลังจากที่กดลงทะเบียนเข้าใช้งาน เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ว่าผู้ที่เข้าใช้งานเป็นใคร หรือมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหรือไม่
ประเภทที่ 2: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีลักษณะตามที่กำหนดในกฎหมาย มาตรา 26 ของกฎหมายว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การทำลายเซ็นดิจิทัลส่วนตัว โดยใช้กุญแจส่วนตัว (Private Key) ในการรักษาความมั่นคงและความปลอดภัยของข้อมูลสาธารณะ (Public Key Infrastructure : PKI) ซึ่งลายเซ็นประเภทนี้จะต้องได้รับการยืนยันตัวตนก่อนทุกครั้ง โดยใช้บัตรประชาชนเสียบเข้าไปในระบบเพื่อยืนยันตัวตน จากนั้นผู้ใช้งานจะต้องกรอกรหัสผ่านส่วนตัวก่อนถึงจะสามารถเข้าใช้งานในระบบเซ็นเอกสารได้
ประเภทที่ 3: ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบเชื่อถือได้ และมีใบรับรอง E-Signature จากผู้ให้บริการรับรอง
เป็นการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีลักษณะตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 26 และมีใบรับรองที่ออกโดยผู้ให้บริการ ตามที่ได้มีการกำหนดไว้ในมาตรา 28 หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ เป็นวิธีการเซ็นเอกสารออนไลน์ที่จะต้องมีคนกลาง หรือผู้ให้บริการในการออกใบรับรอง (Certicate) เพื่อทำการอนุญาตให้เข้าถึงและเซ็นเอกสารได้ โดยส่วนมากจะพบในธุรกิจ E-Commerce หรือธุรกิจขนาดใหญ่ที่ต้องการการตรวจสอบข้อมูลของเอกสารอยู่ตลอดเวลา
จุดเด่นของการเซ็นเอกสารออนไลน์มีอะไรบ้าง?
- สะดวก รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น
แน่นอนว่าการใช้งานระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นั้น จะทำให้คุณสามารถเข้าสู่ระบบ เพื่อลงลายมือชื่อ หรือให้บุคคลอื่น ๆ เซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ต่าง ๆ เพื่อลดขั้นตอนการส่งเอกสารไป-กลับ จากผู้รับไปยังผู้ส่งได้ และถือเป็นการช่วยลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหายระหว่างการจัดส่งอีกด้วย
- ลดปริมาณการใช้กระดาษ
ไม่ว่าคุณจะทำธุรกิจประเภทไหน ย่อมต้องเกี่ยวข้องกับการใช้เอกสารเป็นจำนวนมาก ซึ่งการนำลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานนั้น จะช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษได้อย่างมหาศาล และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น
- เพิ่มความน่าเชื่อถือ ตรวจสอบได้
เนื่องจากวิธีเซ็นเอกสารออนไลน์ได้รับการรับรองโดย พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทำให้เอกสารทุกฉบับจะถูกบันทึกไว้ และสามารถตรวจสอบได้ทั้งแบบเรียลไทม์และแบบย้อนหลังอีกด้วย
สรุป! การเซ็นเอกสารออนไลน์ เชื่อถือได้หรือไม่?
แน่นอนว่า การเซ็นเอกสารออนไลน์ นั้นมีความน่าเชื่อถือสูงไม่น้อยไปกว่าการเซ็นอนุมัติแบบกระดาษเลยก็ว่าได้ แถมอาจจะดูปลอดภัยมากกว่าอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการรับรองข้อมูลที่สามารถตรวจสอบได้ ระบบที่สามารถยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานและเจ้าของลายเซ็นได้ การอนุญาตว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารได้ รวมทั้งเป็นระบบที่เก็บรักษาข้อมูลได้อย่างครบถ้วน ไร้กังวลเรื่องการสูญหาย หรือถูกเปลี่ยนแปลงระหว่างทาง
หลังจากที่ได้เห็นกันไปแล้วว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์นี้ใช้ยังไง และมีความน่าเชื่อถือหรือไม่ เชื่อว่าไม่ว่าคุณกำลังทำธุรกิจออนไลน์ หรือทำงานในองค์กร ก็ต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสารต่าง ๆ อยู่เป็นประจำ เปลี่ยนมาใช้ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ลดข้อผิดพลาด ลดค่าใช้จ่าย ทำงานง่าย สะดวกสบายมากขึ้น
เพราะที่ WOLF เราคือผู้นำซอฟต์แวร์ระบบอนุมัติเอกสาร Paperless สัญชาติไทย ภายใต้มาตรฐานสากล พร้อมเปลี่ยนเรื่องการจัดการเอกสารภายในองค์กรให้เป็นเรื่องง่ายกว่าเดิม สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล [email protected] หรือโทร. 02-634-4409
