E-Document น่าเชื่อถือแค่ไหน? เงื่อนไขในทางกฎหมายเป็นยังไงกัน?

   การทำงานในองค์กรก็คงจะขาดเครื่องมือสำคัญอย่าง ‘เอกสาร’ ไปไม่ได้อย่างแน่นอน ทั้งใช้เป็นแหล่งข้อมูล ใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินงานต่างๆ รวมถึงใช้ดำเนินการในด้านกฎหมายด้วย

   ซึ่งเมื่อก่อนนี้ เอกสารจะเป็นในรูปแบบบกระดาษ ที่อาจจะมาเป็นแผ่น แฟ้ม หรือเป็นหนังสือเลย แต่ในทุกวันนี้ เทคโนโลยีได้เข้ามาเปลี่ยนผ่านให้ ‘เอกสาร’ เปลี่ยนมาอยู่ในรูปแบบ ‘เอกสารอิเล็กทรอนิกส์’ ที่ไร้กระดาษ (Paperless) หรือที่เรียกกันคุ้นหูว่า ‘E-Document’

   สำหรับใครที่ยังเป็นมือใหม่ หรือเพิ่งใช้ E-Document ได้ไม่นาน อย่างองค์กรที่มีการใช้ซอฟต์แวร์ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ภายในองค์กรอาจจะเกิดคำถามขึ้นมาได้ว่า “E - Document น่าเชื่อถือแค่ไหน?” “E-Document มีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับเอกสารแบบเดิมหรือเปล่า?”วันนี้ WOLF จะมาแชร์เรื่องนี้แบบ กระชับๆ เก็ตง่ายๆ ไม่เสียเวลากัน

เอกสารกับกฎหมายในแบบเดิม

   - เอกสารกับกฎหมายในแบบเดิม

   การดำเนินการในด้านกฎหมายต่างๆ การทำนิติกรรมใดๆ กฎหมายมักจะระบุว่าต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือระบุเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องมีการลงลายมือชื่อหรือที่เราเรียกว่าลายเซ็นไว้ เพื่อใช้ยืนยันและบันทึกเจตนา เพราะจะสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ หากมีการฟ้องร้องกันในอนาคต

   โดยเมื่อก่อน กฎหมายจะเน้นในการตีความ ‘เอกสาร’ ไปในเชิงกายภาพ เช่น การกำหนดว่าให้ ‘เอกสาร’ หมายถึง กระดาษ หรือวัตถุที่ทำให้ปรากฏความหมายได้ ซึ่งถ้านึกภาพง่ายๆ ก็คือเป็นสิ่งที่จับต้องได้นั่นเอง

   แต่พอยุคสมัยเปลี่ยนไป มีการเปลี่ยนมาใช้ ‘เอกสารอิเล็กทรอนิกส์’ หรือ ‘E-Document’ กฎหมายจึงได้ถูกเขียนขึ้นมาเพิ่มเติมและเสริมจากเดิมที่เป็น ‘เอกสาร’ ในแบบก่อนๆ เพื่อให้ครอบคลุมธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ นั่นเอง

ผลทางกฎหมายของ E-Document

   - ผลทางกฎหมายของ E-Document

   E-Document จะใช้ในทางกฎหมายได้ผล และได้การยอมรับจากกฎหมายในการเป็นหลักฐานชิ้นหนึ่งเหมือนกับหนังสือหรือเอกสาร ก็ต่อเมื่อ E-Document มีคุณสมบัติครอบคลุม 3 ข้อ ต่อไปนี้

   1. สามารถเข้าถึงได้ หมายถึง เป็นข้อความที่สามารถอ่านได้ ตีความได้ แปลความหมายให้เข้าใจได้ การใช้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ภายในองค์กร ก็ตรงกับคุณลักษณะในข้อนี้ เพราะเป็นข้อมูลหรือข้อความที่สามารถเข้าถึงได้ มีการบันทึกไว้บนระบบ ปรากฎเป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจน

   2. นำกลับมาใช้ได้ หมายถึง สามารถมาเปิดดูภายหลังได้ เช่น อีเมล ไลน์ ฯลฯ การใช้ ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ภายในองค์กร ก็ตรงกับคุณลักษณะในข้อนี้ ในแง่ที่ว่าสามารถสืบค้นและดึงข้อมูลที่บันทึกจัดเก็บไว้ มาแสดงหรือใช้งานได้อย่างง่ายดายในทันที จากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้

   3. มีความหมายไม่เปลี่ยนแปลง โดยข้อนี้ สื่อถึงการพิสูจน์ข้อมูลว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกเปลี่ยนแปลงมา ซึ่งหากเราสามารถพิสูจน์ได้ว่าความหมายของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Document นี้ ไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลง ก็ถือว่าตรงกับคุณลักษณะในข้อนี้

   จากที่กล่าวมา ผู้บริหารหลายๆ องค์กรที่กำลังใช้งาน ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์’ ภายในองค์กรอยู่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ‘ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve’ ก็มั่นใจได้เลยว่า การทำงานในรูปแบบ ‘เอกสารอิเล็กทรอนิกส์’ หรือ ‘E-Document’ มีความน่าเชื่อถือ และเป็นที่ยอมรับในทางกฎหมายอย่างไม่ต้องกังวล