การจัดซื้อจัดจ้าง หนึ่งในกระบวนการสำคัญของบริษัท องค์กร หรือหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน เพื่อใช้ในการสั่งซื้ออุปกรณ์สำนักงาน วัสดุ หรือสินค้าอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต่อการใช้งานภายในองค์กรให้เป็นไปตามกฎระเบียบที่กำหนดไว้ แต่ในยุคปัจจุบัน เมื่อเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในโลกการทำงานมากขึ้น จากเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างปึกใหญ่ ก็ถูกเปลี่ยนให้กลายเป็นระบบ Electronic เพื่อความสะดวกสบายมากขึ้น แต่หลายคนอาจจะยังไม่มั่นใจว่าการจัดซื้อจัดจ้างแบบ Electronic จะมีผลบังคับใช้ตามกฎหมายหรือไม่ แล้วระบบนี้จะดีกว่าการใช้เอกสารอย่างในรูปแบบเก่าอย่างไร มาดูคำตอบได้ที่นี่
การจัดซื้อจัดจ้างด้วยระบบ e-Signature สามารถทำได้จริงไหม ?
การจัดซื้อจัดจ้าง หรือ Procurement หมายถึง การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้า บริการ งานก่อสร้าง งานจ้างที่ปรึกษา หรือการดำเนินการด้านอื่น ๆ โดยการซื้อ การจ้าง การเช่า หรือการแลกเปลี่ยน โดยทั่วไป สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน ได้แก่
- การประกาศเชิญชวนผู้ประกอบการทั่วไปที่มีคุณสมบัติตรงตามเงื่อนไขเข้ามายื่นข้อเสนอ เพื่อรับการคัดเลือก
- การประกาศเชิญชวนเฉพาะผู้ประกอบการที่มีคุณสมบัติเฉพาะเจาะจงไม่น้อยกว่า 3 ราย เพื่อเข้ามายื่นข้อเสนอและรับการคัดเลือก
- การเชิญผู้ประกอบการรายใดรายหนึ่งเข้ามายื่นข้อเสนอ หรือเจรจาต่อรองราคา ให้เป็นไปตามวงเงินที่กำหนด
ในอดีต การจะอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างได้นั้น ต้องมีเอกสารจำนวนมาก และต้องผ่านการอนุมัติหลายขั้นตอน เพื่อให้ผู้มีอำนาจลงนามและเอกสารมีผลบังคับใช้ แต่ปัจจุบัน การจัดซื้อจัดจ้างระบบ e-Signature ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย ทำให้หน่วยงานหลายแห่งเริ่มหันมาใช้ระบบนี้ในการเซ็นเอกสารจัดซื้อจัดจ้างกันมากขึ้นเรื่อย ๆ และสำหรับคำถามที่ว่าการจัดซื้อจัดจ้างผ่านเอกสารแบบ Electronic มีผลทางกฎหมายหรือไม่นั้น คำตอบก็คือ มีผลทางกฎหมายไม่ต่างจากเอกสารในรูปแบบกระดาษ และสามารถทำได้จริงทั้งหน่วยงานรัฐและภาคเอกชน โดยอาศัยอำนาจตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ทั้งยังมีการกำหนดให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 โดยมาตรา 9 ระบุว่า จะถือว่าข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีการลงชื่อแล้ว ก็ต่อเมื่อสามารถระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ และแสดงได้ว่าเจ้าของลายมือชื่อรับรองข้อความในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นว่าเป็นของตน
ข้อดีของการจัดซื้อจัดจ้างด้วยระบบ e-Signature
ได้คำตอบแล้วว่าการจัดซื้อจัดจ้างแบบ Electronic สามารถทำได้และมีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับเอกสารแบบกระดาษ ลำดับถัดไป ก็มาถึงข้อดีของการเซ็นเอกสารในรูปแบบนี้กันบ้าง เชื่อว่าหากรู้แล้ว หลาย ๆ องค์กรต้องเปลี่ยนใจ มาใช้ระบบ e-Signature ในการอนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างแน่นอน
1. อนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างได้ทุกที่ ทุกเวลา
เมื่อเอกสารและข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดอยู่ในรูปแบบ Electronic ผู้มีอำนาจลงนามจึงสามารถตรวจสอบความถูกต้อง และใช้ e-Signature ลงชื่ออนุมัติการจัดซื้อจัดจ้างได้ทันที เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการและส่งผลดีต่อความคืบหน้าของการทำงานโดยรวม
2. ติดตามและตรวจสอบกระบวนการได้อย่างโปร่งใส
ข้อดีข้อถัดมา คือข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างจะถูกบันทึกไว้ในระบบขององค์กร ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจึงสามารถติดตามและตรวจสอบทุกกระบวนการในการดำเนินงานได้แบบเรียลไทม์ เพิ่มความโปร่งใสให้การดำเนินงานได้เป็นอย่างดี
3. มีหลักฐานและข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างเก็บไว้ชัดเจน
นอกเหนือจากจะใช้ติดตามกระบวนการดำเนินงานได้แล้ว ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างที่ถูกบันทึกไว้ ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมาย และเป็นหลักฐานในกรณีที่เกิดข้อพิพาทระหว่างหน่วยงานได้อีกด้วย
4. ไม่ต้องเก็บเอกสารแบบกระดาษ
หากข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในรูปของกระดาษ ย่อมยากต่อการค้นหาและนำไปใช้งานต่อ อีกทั้งยังเสี่ยงต่อการสูญหาย ถูกทำลาย และเปลืองพื้นที่การเก็บอีกด้วย เปลี่ยนจากการจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิม ๆ มาเป็นแบบ Electronic และเก็บข้อมูลไว้ในระบบที่ได้มาตรฐาน เพิ่มความปลอดภัย ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหาข้อมูลแน่นอน
5. สะท้อนภาพลักษณ์องค์กรยุคใหม่อย่างแท้จริง
สุดท้าย คือประโยชน์ด้านภาพลักษณ์ขององค์กร โดยจะแสดงให้เห็นว่าองค์กรมีความทันสมัย นำเทคโนโลยีมาประยุกต์ให้เข้ากับการทำงานและเกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้ ยังใส่ใจสิ่งแวดล้อมด้วยการลดการใช้กระดาษ นำเสนอภาพความเป็นองค์กรยุคใหม่ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
สนใจใช้บริการระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการดำเนินการต่าง ๆ ภายในองค์กร เลือกระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์โดย WOLF ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้เป็นระบบ ง่ายต่อการติดตาม ตรวจสอบได้ และช่วยวางกลยุทธ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดซื้อในอนาคต พิสูจน์ผลงานด้วยการร่วมงานกับองค์กรชั้นนำกว่า 100 แห่งทั่วไทย สอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ [email protected] เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz
ข้อมูลอ้างอิง :
- จัดซื้อจัดจ้าง กับการใช้ e-Signature. สืบค้นเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2567 จาก https://www.etda.or.th/
- พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. ๒๕๖๐. สืบค้นเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2567 จาก https://www.opsmoac.go.th/
