ใบสั่งซื้อคืออะไร ? ทำความรู้จักเอกสารสำคัญในโลกธุรกิจ

ในโลกธุรกิจ หนึ่งในเอกสารที่ขาดไม่ได้เลยก็คือ “ใบสั่งซื้อ” หรือ “Purchase Order” (PO) เอกสารฉบับนี้เปรียบเสมือนสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย ที่ช่วยทั้งบันทึกการทำธุรกรรม ป้องกันข้อผิดพลาด และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายเอาไว้  

บทความนี้ อยากจะพาทุกคนไปทำความรู้จักว่า “ใบสั่งซื้อ” คืออะไรกันให้มากขึ้น พร้อมพาไปรู้จักประเภท องค์ประกอบ และขั้นตอนการออกใบสั่งซื้อ ที่จะช่วยให้การทำงานสะดวกและง่ายยิ่งขึ้น

ใบสั่งซื้อคืออะไร ?

ใบสั่งซื้อ หรือ PO (Purchase Order) คือเอกสารทางการค้าที่ผู้ซื้อออกให้แก่ผู้ขายเพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ เอกสารนี้จะระบุรายละเอียดสำคัญต่าง ๆ เช่น ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย รายการสินค้า ราคา จำนวน เงื่อนไขการชำระเงินและการจัดส่ง

ใบสั่งซื้อมีความสำคัญในฐานะหลักฐานข้อตกลงระหว่างคู่ค้า ช่วยป้องกันความเข้าใจผิดและข้อพิพาทที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต ทั้งยังช่วยให้การทำธุรกรรมมีความชัดเจนและเป็นระบบ

ประเภทของใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อแบ่งออกเป็นประเภทหลัก ๆ ดังนี้

• ใบสั่งซื้อแบบมาตรฐาน : ใบสั่งซื้อชนิดนี้เป็นแบบทั่วไปที่ใช้สำหรับการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการปกติ มีรูปแบบเรียบง่าย ประกอบด้วยข้อมูลพื้นฐานครบถ้วน เช่น รายละเอียดผู้ซื้อ ผู้ขาย สินค้า และเงื่อนไขต่าง ๆ เหมาะสำหรับการสั่งซื้อครั้งคราวหรือจำนวนไม่มาก
• ใบสั่งซื้อแบบกำหนดเอง : ใบสั่งซื้อประเภทนี้ออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของธุรกิจ สามารถปรับแต่งข้อมูลได้ตามต้องการ มักใช้สำหรับการสั่งซื้อสินค้าที่มีความซับซ้อนหรือมีจำนวนมาก 
• ใบสั่งซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์ : ใบสั่งซื้อในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถส่งผ่านอีเมลหรือระบบออนไลน์ ช่วยประหยัดเวลา ลดค่าใช้จ่าย และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ตัวอย่างเช่น ใบสั่งซื้อผ่านระบบ ERP

องค์ประกอบสำคัญของใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพควรประกอบด้วยข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย : ระบุชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ และรหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี) ของทั้งสองฝ่าย
2. รายละเอียดการสั่งซื้อ : หมายเลขใบสั่งซื้อที่ไม่ซ้ำกัน วันที่สั่งซื้อ รายการสินค้าหรือบริการพร้อมรายละเอียด จำนวน และราคาต่อหน่วย
3. ยอดรวมและเงื่อนไขทางการเงิน : จำนวนเงินรวมทั้งหมด วิธีการชำระเงิน และระยะเวลาการชำระเงิน
4. ข้อมูลการจัดส่ง : กำหนดวันจัดส่ง วิธีการจัดส่ง และสถานที่จัดส่ง
5. การรับรองเอกสาร : ลายเซ็นของผู้จัดทำและผู้อำนวยการเพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อใบสั่งซื้อ

ประโยชน์ของการจัดทำใบสั่งซื้อ

การจัดทำใบสั่งซื้อมีข้อดีหลัก ๆ ดังนี้

1. ควบคุมปริมาณและวางแผนการจัดซื้อ

ใบสั่งซื้อช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมปริมาณสินค้าคงคลังได้อย่างแม่นยำ ป้องกันการสั่งซื้อเกินความจำเป็น และช่วยในการวางแผนการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ลดปัญหาสินค้าล้นสต็อกหรือขาดแคลน

2. เปรียบเทียบราคาและเลือกผู้ขายที่คุ้มค่า

การใช้ใบสั่งซื้อทำให้สามารถเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขจากผู้ขายหลายราย ช่วยให้องค์กรสามารถเลือกซื้อสินค้าจากผู้ขายที่เสนอข้อตกลงที่ดีที่สุด ส่งผลให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. เป็นหลักฐานรับประกันการได้รับสินค้า

ใบสั่งซื้อเป็นหลักฐานสำคัญที่ยืนยันการสั่งซื้อสินค้า ช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับสินค้าตามที่ระบุไว้ และสามารถใช้เป็นหลักฐานในกรณีที่เกิดข้อพิพาทกับผู้ขาย

4. เป็นหลักฐานทางกฎหมายระหว่างคู่ค้า

ในฐานะเอกสารทางกฎหมาย ใบสั่งซื้อสามารถใช้เป็นหลักฐานในการฟ้องร้องดำเนินคดีหากเกิดการผิดสัญญา สร้างความมั่นใจและความน่าเชื่อถือในการทำธุรกรรมระหว่างคู่ค้า

5. สร้างความน่าเชื่อถือให้องค์กรในการติดต่อธุรกิจ

การใช้ใบสั่งซื้อแสดงถึงความเป็นมืออาชีพและระบบการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีและความน่าเชื่อถือขององค์กรในการติดต่อธุรกิจกับคู่ค้า

6. ใช้ในการบันทึกบัญชีและควบคุมสินค้าคงคลัง

ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารสำคัญในการบันทึกรายรับรายจ่ายทางบัญชี ช่วยในการควบคุมสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ และยังช่วยป้องกันปัญหาการทุจริตในกระบวนการจัดซื้อ

ใบสั่งซื้อ (Purchase order) และใบขอซื้อ (Purchase requisition) ต่างกันอย่างไร ?

ใบสั่งซื้อและใบขอซื้อคือ เอกสารสำคัญในกระบวนการจัดซื้อขององค์กร แต่มีวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนี้

• ใบขอซื้อ เป็นเอกสารภายในที่พนักงานหรือแผนกใช้แจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ มักระบุรายละเอียดสินค้า จำนวน และเหตุผลในการขอซื้อ เอกสารนี้ต้องผ่านการอนุมัติภายในองค์กรก่อนส่งต่อให้ฝ่ายจัดซื้อ
• ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้ผู้ขายภายนอก เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ระบุในใบขอซื้อที่ได้รับอนุมัติ ใบสั่งซื้อที่มีรายละเอียดครบถ้วน เช่น ข้อมูลผู้ซื้อ ผู้ขาย รายการสินค้า ราคา เงื่อนไขการชำระเงินและการจัดส่ง

โดยสรุป ใบขอซื้อเป็นการแจ้งความต้องการภายในองค์กร ขณะที่ใบสั่งซื้อเป็นคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการที่ส่งให้ผู้ขาย ใบสั่งซื้อมีผลผูกพันทางกฎหมาย ส่วนใบขอซื้อไม่มี

จะเห็นได้ว่า ใบสั่งซื้อคือเอกสารที่มีบทบาทสำคัญยิ่งในการดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การวางแผนจัดซื้อ เลือกผู้ขายที่คุ้มค่า สร้างความน่าเชื่อถือให้แก่องค์กร รวมถึงใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงทางกฎหมาย 

ทั้งนี้ ถ้าคุณกำลังมองหาผู้ช่วยในการจัดทำใบสั่งซื้อ หรือมองหาระบบจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ เพื่อเพิ่มความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการดำเนินการต่าง ๆ ภายในองค์กร เลือกใช้บริการจาก WOLF ได้เลย เราพร้อมช่วยคุณบริหารจัดการภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ [email protected] เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz

ข้อมูลอ้างอิง

1. What Is a Purchase Order & How Does It Work?. สืบค้นเมื่อวันที่ 10 กรกฎาคม 2567. จาก https://www.sumup.com/