มาตรฐาน ISO เป็นที่รู้จักกันดีว่า เป็นมาตรฐานการทำงานที่ได้รับการยอมรับจากลูกค้าและพันธมิตรทั่วโลก เนื่องจากเป็นการรับรองว่าองค์กรมีระบบการบริหารจัดการและการผลิตที่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ อย่างไรก็ดี ก่อนที่องค์กรจะได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO จำเป็นต้องผ่านกระบวนการประเมินอย่างละเอียดรอบคอบ ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรควรมีที่ปรึกษาที่มีความน่าเชื่อถือ เพื่อให้การขอรับรองมาตรฐาน ISO เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
บทความนี้ ขอชวนผู้ประกอบการไปรู้ถึงวิธีการเลือกที่ปรึกษาสำหรับการขอรับรองมาตรฐาน ISO อย่างเหมาะสม ไปดูกันว่าควรพิจารณาจากเรื่องใดบ้าง ติดตามได้เลย !
มาตรฐาน ISO คืออะไร ?
ISO หรือ International Organization for Standardization เป็นองค์กรระดับนานาชาติที่ทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ บริการ กระบวนการ และระบบ มาตรฐานเหล่านี้ได้รับการพัฒนาขึ้นโดยผู้เชี่ยวชาญจากหลากหลายประเทศทั่วโลก มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการค้าระหว่างประเทศ ทั้งยังช่วยปกป้องผลประโยชน์ของผู้บริโภค และสนับสนุนให้เกิดนวัตกรรมใหม่ ๆ ซึ่งการนำมาตรฐาน ISO มาใช้ในองค์กร จะก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย ได้แก่
- การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร : เนื่องจากมาตรฐาน ISO ช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- การลดความเสี่ยงปัญหาต่าง ๆ : เพราะมาตรฐานดังกล่าวได้ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยควบคุมและจัดการความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- การเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า : เป็นมาตรฐานที่ช่วยรับรองว่า ผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านั้นมีคุณภาพสม่ำเสมอ ตรงตามความคาดหวังของลูกค้า
- การเปิดโอกาสทางการค้าให้กว้างขวางยิ่งขึ้น : เนื่องจากมาตรฐาน ISO ได้รับการยอมรับในระดับสากล ทำให้องค์กรสามารถขยายธุรกิจเข้าสู่ตลาดใหม่ ๆ ได้ง่ายขึ้น
- การเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กร : เนื่องจากแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการรักษาคุณภาพและมาตรฐานระดับสูงสุด
ข้อดีของการเลือกที่ปรึกษา ISO ที่มีคุณภาพ
อย่างที่กล่าวไปว่า ก่อนที่องค์กรจะได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO จำเป็นต้องผ่านกระบวนการประเมินอย่างละเอียด จึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรควรมีที่ปรึกษาที่มีคุณภาพและน่าเชื่อถือ ทั้งนี้การเลือกที่ปรึกษา ISO ที่มีคุณภาพ มีข้อดีมากมาย ดังนี้
1. ได้รับคำแนะนำที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง
ที่ปรึกษา ISO ที่มีคุณภาพจะเข้าใจถึงบริบทและความต้องการเฉพาะขององค์กร พวกเขาจะทำการวิเคราะห์ระบบงานและกระบวนการที่มีอยู่ ทำให้สามารถระบุจุดอ่อนและโอกาสในการปรับปรุง จากนั้นจึงพัฒนาระบบบริหารคุณภาพ (QMS) ที่ตรงตามความต้องการขององค์กรคุณโดยเฉพาะ นอกจากนี้การมี QMS ที่ดียังจะช่วยให้มั่นใจได้ว่า ผลิตภัณฑ์และบริการของคุณมีคุณภาพสม่ำเสมอ ตรงตามความต้องการของลูกค้า และสอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรฐาน ISO อย่างเคร่งครัด
2. เพิ่มโอกาสผ่านการตรวจประเมินได้ง่ายขึ้น
ที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์จะคุ้นเคยกับกระบวนการตรวจประเมินมาตรฐาน ISO เป็นอย่างดี พวกเขาจะสามารถช่วยเหลือให้คุณเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจประเมินได้อย่างเหมาะสม รวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบงานและเอกสารต่าง ๆ ขององค์กรสอดคล้องกับข้อกำหนดมาตรฐาน ISO ทุกประการ ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสที่องค์กรของคุณจะผ่านการตรวจประเมินได้ในครั้งแรก
3. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กร
การนำระบบบริหารคุณภาพที่มีประสิทธิภาพมาใช้ จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรได้อย่างมาก ด้วยการลดข้อผิดพลาดในการดำเนินงาน พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการต่าง ๆ ซึ่งจะส่งผลให้คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในระยะยาวได้
เลือกที่ปรึกษา ISO ยังไงให้มีประสิทธิภาพสูงสุด ?
การเลือกที่ปรึกษา ISO ที่เหมาะสม จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในการรับรอง ISO และนำมาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรได้อย่างตรงจุด โดยปัจจัยสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาเลือกที่ปรึกษา ISO มีดังนี้ !
1. ความเชี่ยวชาญ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ที่ปรึกษาเหล่านั้นมีความเชี่ยวชาญในมาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณจริง ๆ โดยพวกเขาจะต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ในข้อกำหนดและแนวทางปฏิบัติของมาตรฐาน รวมถึงสามารถอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อนได้อย่างเข้าใจง่าย และสามารถตอบคำถามของคุณได้อย่างชัดเจน
2. ประสบการณ์การทำงาน การตรวจประเมิน และการจัดทำระบบ
เลือกที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการทำงานกับองค์กรประเภทเดียวกับคุณ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจถึงความท้าทายและโอกาสเฉพาะที่คุณเผชิญอยู่ นอกจากนี้ ที่ปรึกษาควรมีประสบการณ์ในการตรวจประเมินมาตรฐาน ISO และสามารถช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่สำคัญ พวกเขาจะต้องมีทักษะในการจัดทำระบบ เพื่อช่วยพัฒนาระบบบริหารคุณภาพที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณด้วย
3. มาพร้อมกับบริการที่ครอบคลุม
ที่ปรึกษาด้านมาตรฐาน ISO ควรมีความรู้ความสามารถที่เกี่ยวข้องอย่างรอบด้าน เช่น การวิเคราะห์ช่องว่าง การฝึกอบรม การให้คำปรึกษา การตรวจสอบภายใน ฯลฯ เพราะฉะนั้น ก่อนการเลือกที่ปรึกษา ISO ควรทำการตรวจสอบให้แน่ใจว่า บริการเหล่านั้นตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรได้อย่างครบถ้วน
4. ผลงานที่ผ่านมา
พิจารณาจากผลงานที่ผ่านมาของที่ปรึกษา โดยอาจสอบถามเกี่ยวกับลูกค้ารายอื่น ๆ เพื่อตรวจสอบว่า ที่ปรึกษาประสบความสำเร็จในการช่วยเหลือองค์กรอื่น ๆ ในการรับรองมาตรฐาน ISO มาก่อนหรือไม่
ระบบการจัดการเอกสารองค์กร เตรียมให้พร้อมก่อนขอมาตรฐาน ISO
การจัดเตรียมเอกสารเพื่อขอรับรองมาตรฐาน ISO เป็นงานที่ยุ่งยากและต้องอาศัยความละเอียดในการทำงาน เพราะมาพร้อมกับอุปสรรคในการจัดเตรียมเหล่านี้
- ความซับซ้อนของมาตรฐาน ISO : เพราะในแต่ละมาตรฐาน ISO มีรายละเอียดและเงื่อนไขที่แตกต่างกัน จำเป็นต้องทำความเข้าใจอย่างละเอียดถี่ถ้วน เพื่อจัดทำเอกสารให้ถูกต้องครบถ้วน
- ปริมาณเอกสารมากมาย : ต้องมีเอกสารประกอบหลากหลายประเภท ทำให้ต้องจัดการเอกสารจำนวนมากให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เป็นงานที่ยุ่งยาก
- ความสม่ำเสมอของเอกสาร : จำเป็นต้องรักษาความสอดคล้องกันของเนื้อหา รูปแบบ และภาษาที่ใช้ในเอกสารทั้งหมด เพื่อสะท้อนการนำมาตรฐานไปปฏิบัติอย่างจริงจัง
- การปรับปรุงให้ทันมาตรฐานใหม่ : เนื่องจากมาตรฐาน ISO มีการปรับปรุงอยู่เสมอ องค์กรจึงต้องปรับปรุงเอกสารให้สอดคล้องกับมาตรฐานฉบับใหม่อย่างต่อเนื่อง
ดังนั้น การมีระบบจัดการเอกสารองค์กรที่มีประสิทธิภาพจึงถือเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้การเตรียมความพร้อมเพื่อขอรับรองมาตรฐาน ISO ให้เป็นไปอย่างราบรื่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบจัดการเอกสารแบบ Paperless หรือระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกให้การขอเอกสารรับรองมาตรฐาน ISO ให้ผ่านการประเมินได้ง่ายขึ้น ดังนี้
- เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสาร
ระบบ Paperless เป็นระบบการจัดการเอกสารที่ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากในการค้นหาเอกสาร นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้สามารถจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้สะดวก ไม่ว่าจะเป็นการสร้าง แก้ไข ลบ แชร์ หรืออนุมัติ ผ่านระบบออนไลน์ โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารบนกระดาษ อีกทั้ง ยังเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในระบบดิจิทัล จึงช่วยลดความเสี่ยงจากเอกสารสูญหาย หรือถูกทำลายได้เป็นอย่างดี
- ช่วยลดภาระงานของผู้ตรวจประเมิน
ระบบช่วยให้ผู้ตรวจประเมินสามารถเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างสะดวกและรวดเร็วผ่านระบบออนไลน์ ช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานในการตรวจสอบ นอกจากนี้ ระบบยังช่วยให้สามารถเก็บหลักฐานการดำเนินงานตามมาตรฐาน ISO ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยสามารถค้นหาและแสดงหลักฐานให้กับผู้ตรวจประเมินได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
การนำระบบ Paperless มาใช้ในองค์กร จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้ เนื่องจากระบบจะลดการใช้กระดาษ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานต่าง ๆ นอกจากนี้ ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน ให้สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เพิ่มความยืดหยุ่นและการเข้าถึง
ด้วยระบบ Paperless ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารได้จากทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน ช่วยเพิ่มความยืดหยุ่นและความคล่องตัวในการทำงาน พร้อมกันนั้น ระบบ Paperless มีระบบความปลอดภัยในการควบคุมการเข้าถึงเอกสาร โดยจำกัดเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่สำคัญขององค์กร
การเลือกที่ปรึกษาสำหรับการตรวจมาตรฐาน ISO ที่มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ จะช่วยให้องค์กรของคุณมีโอกาสผ่านการตรวจประเมินได้ง่ายขึ้น
หากคุณกำลังมองหาที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญในด้านนี้โดยเฉพาะ ทีมผู้เชี่ยวชาญจาก WOLF ของเรามีบริการที่ปรึกษา ISO ที่มีประสบการณ์ยาวนานกว่า 10 ปี สอบถามเพิ่มเติมได้เลยที่ [email protected] เบอร์ 02-634-4409 หรือ LINE Official @techconsbiz
ข้อมูลอ้างอิง
- ระบบ ISO คืออะไร?. สืบค้นเมื่อวันที่ 16 พฤษภาคม 2567. จาก https://www.nstda.or.th/home/knowledge_post/iso/.
