ใครที่ทำงานอยู่ในองค์กรที่ต้องมีการเซ็นเอกสารสำหรับอนุมัติเรื่องต่าง ๆ อยู่เป็นประจำ น่าจะพอทราบกันดีว่า ในการทำงานนั้นมาพร้อมกับหลากหลายขั้นตอน ทำให้ต้องใช้เวลาในการอนุมัติที่ยาวนาน แต่ในปัจจุบันได้มีเทคโนโลยีอย่าง E-Signature เข้ามาช่วยให้การทำงานมีความสะดวกรวดเร็ว และสามารถช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้สั้นลงได้ พร้อมช่วยให้การดำเนินธุรกิจมีความคล่องตัว ราบรื่น และมีความถูกต้องปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการจะสร้าง E-Signature แต่ไม่รู้ว่าจะทำยังไงให้สามารถใช้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้มีคำตอบ!
E-Signature ดีกว่าอย่างไร?
ก้าวทันไปพร้อมกับการเปลี่ยนแปลงของโลก ที่กำลังก้าวเข้าสู่สังคมการทำงานแบบ Paperless ด้วยการสร้าง E-Siganature หนึ่งในเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่มาพร้อมกับประโยชน์มากมาย และยังสามารถช่วยรองรับกับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างครอบคลุมดังนี้
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายในองค์กร
ช่วยลดค่าใช้จ่าย ทั้งค่าจ้างพนักงานที่ทำหน้าที่ในการจัดการกับเอกสาร ค่าบริการแมสเซนเจอร์สำหรับส่งให้กับคู่ค้า ค่าจัดซื้อกระดาษ เครื่องถ่ายเอกสาร และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง แต่การใช้วิธีทำ E-Signature จะสามารถช่วยประหยัดงบประมาณเหล่านี้ได้ เพราะเอกสารจะถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ในคอมพิวเตอร์ ที่ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหาหากต้องการใช้งาน
- เพิ่มความสะดวกสบาย
สามารถอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตก็สามารถเซ็น E-Signature ได้ โดยไม่ต้องห่วงว่าจะทำยังไงให้เอกสารไม่เสียหายหรือสูญหาย ในระหว่างที่ทำการอนุมัติภายนอกสถานที่ทำงาน
- รับรองและมีผลทางกฎหมาย
วิธีทำ E-Signature ให้น่าเชื่อถือ และมีผลทางกฎหมาย ไม่ต่างจากการเซ็นเอกสารลงบนกระดาษ ด้วยการยื่นคำขอไปที่หน่วยงานให้บริการออกใบรับรอง E-Signature ที่สามารถเลือกยื่นเรื่องได้หลากหลายแห่ง ทั้งนี้เพื่อยกระดับในเรื่องความปลอดภัยให้รัดกุม รวมถึงช่วยรักษาองค์ประกอบของประเภทลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้มีความครบถ้วน เพิ่มความมั่นใจ ในทุกครั้งที่ต้องใช้งาน E-Signature!
- เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
ตอบโจทย์การทำงานในแบบสังคมไร้กระดาษ (Paperless) ช่วยลดขยะจากการพิมพ์เอกสารและทำสำเนาโดยไม่จำเป็น ด้วยการแปลงให้อยู่ในรูปแบบของ E-Document พร้อมทำการอนุมัติด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างรวดเร็ว ที่สำคัญยังสามารถจัดเก็บในคลังเอกสารออนไลน์ที่มีระบบจัดการที่ดีเยี่ยม และอุ่นใจได้ในเรื่องของความปลอดภัย
องค์ประกอบแบบใดที่ทำให้ E-Signature มีความน่าเชื่อถือ?
สำหรับใครที่ยังสงสัยว่า นอกจากการยื่นเรื่องเพื่อขอใบรับรอง E-Signature แล้ว จะต้องมีอะไรอีกบ้างที่จะช่วยยืนยันได้ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณจะมีความน่าเชื่อถือ และสามารถนำไปใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ซึ่งหากอ้างอิงตาม พ.ร.บ.ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ฯ มาตราที่ 26 ได้มีการระบุถึงองค์ประกอบของลายมือชื่อแบบ E-Signature ที่มีความน่าเชื่อถือ โดยจะต้องมีลักษณะดังนี้
- ข้อมูลที่ใช้สำหรับประกอบวิธีทำ E-Signature ต้องอยู่ภายใต้การควบคุมของเจ้าของลายมือ
- ข้อมูลที่ใช้สำหรับสร้าง E-Signature ต้องเชื่อมโยงไปยังเจ้าของลายมือชื่อได้
- สามารถตรวจพบการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับลายมือชื่อหรือข้อความได้ นับตั้งแต่เวลาที่สร้างขึ้นมา
อยากเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ E-Signature ต้องทำยังไง?
เมื่อการระบุลายมืออิเล็กทรอนิกส์ มีผลทางกฎหมายเช่นเดียวกับการเซ็นลายมือลงบนกระดาษ แต่หากต้องการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับการใช้ E-Signature บนเอกสาร E-Document ควรจะต้องทำอย่างถูกต้องตามหลักการเหล่านี้
- สามารถระบุได้ว่าเจ้าของลายเซ็น/ลายมือคือใคร
ไม่ว่าจะเป็นลายมือ ตัวอักษร ตัวเลข หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ก็ตามที่สร้างขึ้นมาให้อยู่ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ และใช้แทนการลงนามของเจ้าของลายมือ จะต้องสามารถระบุตัวตนได้อย่างชัดเจน และสามารถตรวจสอบได้
- สามารถระบุเจตนาต่อตัวข้อความได้
เช่นเดียวกับการอนุมัติหรือลงนามบนกระดาษ วิธีทำ E-Signature จะต้องสามารถระบุเจตนาที่ชัดเจนได้ เช่น การตอบรับด้วยการกดตกลง เพื่อยืนยันการทำสัญญาที่ระบุไว้ตามเงื่อนไข โดยข้อความดังกล่าวจะช่วยยืนยันว่าการลงนามนั้น ๆ เป็นไปอย่างชอบธรรม ไม่ได้ถูกบังคับใด ๆ เป็นต้น
- ดำเนินการด้วยวิธีที่เชื่อถือได้
โดยจะอ้างอิงตามหลักองค์ประกอบที่กล่าวเอาไว้ในข้างต้น ภายใต้การรับรองและจัดทำลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ภายใต้หน่วยงานที่ให้บริการ ทั้งนี้ ก็เพื่อที่จะมั่นใจได้ว่าวิธีทำ E-Signature ที่ใช้กับองค์กรของคุณ จะเป็นไปตามกฎหมายที่ระบุเอาไว้ และสามารถใช้งานได้โดยไม่เกิดข้อผิดพลาดระหว่างการอนุมัติเอกสาร รวมถึงการดำเนินธุรกรรมหรือการทำสัญญาใด ๆ ได้อย่างราบรื่น
อนุมัติเอกสารด้วย E-Signature ได้ง่ายกว่ากับแอปพลิเคชันจาก WOLF
รองรับวิธีทำเอกสาร ลงนามด้วย E-Signature ที่น่าเชื่อถือ ด้วยระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์จาก WOLF ที่จะมาช่วยอำนวยความสะดวกให้องค์กรของคุณทำงานได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าธุรกิจไหนก็ดำเนินต่อไปได้อย่างไม่มีสะดุด พร้อมบอกลาปัญหาเซ็นเอกสารล่าช้า แถมยังใช้งานง่าย โดยใช้ได้ทันทีหลังการติดตั้ง หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
