เมื่อเทคโนโลยีได้เข้ามามีบทบาทในการทำงานมากขึ้น จึงทำให้หลายองค์กรต้องมีการปรับเปลี่ยนระบบการทำงานต่าง ๆ เพื่อรองรับกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ รวมทั้งความต้องการของผู้บริโภคที่มีความหลากหลายมากขึ้น จนมีการพูดถึงอยู่บ่อยครั้งถึงเรื่องของ “Digital Workplace” หรือเทรนด์วิธีการทำงานในรูปแบบใหม่ที่เหมาะสมกับการทำงานในยุคปัจจุบัน เพราะจะสามารถช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างราบรื่นมากยิ่งขึ้น
แต่หลาย ๆ บริษัทอาจมีการนำระบบจัดการเอกสารองค์กรแบบไร้กระดาษ (Paperless Solution) เข้ามาช่วยเพิ่มสะดวกให้กับการทำงานเป็นที่เรียบร้อย แต่ยังมีเรื่องใดอีกบ้างที่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยน? เพื่อให้องค์กรของคุณสามารถรองรับกับการทำงานในยุคดิจิทัลได้อย่างเต็มรูปแบบ
ขอชวนมารู้กับ 5 วิธีในการปรับเปลี่ยนองค์กร ที่ผู้ประกอบการสามารถนำไปปรับใช้ได้
Digital Workplace คืออะไร?
Digital Workplace คือรูปแบบการทำงานสมัยใหม่ ที่เน้นใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลต่าง ๆ ในการเป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดขั้นตอนการดำเนินงาน รวมทั้งยังลดข้อจำกัดในการทำงานบางอย่าง โดยมีการแปลงโฉมรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ ให้ทุกคนและทุกฝ่ายได้เข้าถึงเครื่องมือดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปพลิเคชันในการทำงาน, การสร้างระบบ Cloud ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่-ทุกเวลา, การใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมไปถึงการใช้แอปพลิเคชั่นสื่อสารภายในองค์กรและระหว่างองค์กร ที่จะช่วยให้เกิดการสื่อสารที่สะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าคุณจะทำงานอยู่ที่ไหน หรือทำงานแบบ Remote Work ก็ตาม ทุกคนสามารถเห็นการทำงานของแต่ละฝ่าย พร้อมแบ่งปันข้อมูลกันได้ง่าย ๆ รวมทั้งยังช่วยประหยัดต้นทุน ประหยัดเวลา และลดการใช้ทรัพยากรที่สิ้นเปลืองภายในองค์กรได้ด้วยเช่นกัน
ทำไมต้องให้ความสำคัญกับ Digital Workplace?
หลายคนอาจมองข้ามการนำรูปแบบการทำงาน Digital Workplace มาปรับใช้ในองค์กร แต่ขอบอกเลยว่า หากองค์กรของคุณยังมีการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ท่ามกลางเทคโนโลยีที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา รวมทั้งคู่แข่งของคุณยังมีการพัฒนารูปแบบการทำงานและกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่แข็งแกร่งมากขึ้น ก็อาจทำให้องค์กรของคุณเสียเวลา เสียงบประมาณ เพราะมัวแต่โฟกัสกับเรื่องที่ไม่จำเป็น แถมยังให้ผลลัพธ์และประสิทธิภาพการทำงานที่เท่าเดิมหรืออาจน้อยลง จนทำให้ลูกค้ารู้สึกไม่เชื่อมั่นในการดำเนินงานภายในองค์กรคุณได้
5 วิธีเปลี่ยนองค์กรของคุณเป็น Digital Workplace
1. ตรวจสอบรูปแบบและกระบวนการทำงานขององค์กรในปัจจุบัน
ก่อนที่องค์กรของคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงไปเป็น Digital Workplace เราขอแนะนำให้คุณและแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรมีการระดมความคิด (Brainstorming) ว่าองค์กรของคุณควรมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปในทิศทางใด มีความจำเป็นต้องประยุกต์ใช้เครื่องมือดิจิทัลใหม่ ๆ อะไรบ้าง โดยอาจจะวิเคราะห์จากปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญ หรือที่ลูกค้าเสนอแนะเข้ามา (Pain Point Analysis)
2. ศึกษาข้อมูล และเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลอย่างเหมาะสม
เนื่องจากในปัจจุบัน เครื่องมือดิจิทัลสำหรับองค์กรมีหลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม CRM, ระบบจัดการเอกสารองค์กร, การใช้ AI (Artificial Intelligence), การใช้ Big Data เป็นต้น การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมกับตัวธุรกิจขององค์กรจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างตรงจุด แถมไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายและเวลาที่เสียไปอีกด้วย ดังนั้นแล้ว เราขอแนะนำให้คุณศึกษาข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องมือหรือโปรแกรมดิจิทัลต่าง ๆ ให้เหมาะสมก่อนเริ่มลงทุน
3. จัดคอร์สเทรนนิ่งหรืออบรมให้ความรู้แก่พนักงาน เกี่ยวกับเครื่องมือดิจิทัลต่าง ๆ
นอกจากการเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมแล้ว การให้ความรู้แก่พนักงานภายในองค์กรเกี่ยวกับวิธีการใช้งานเครื่องมือหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็จะช่วยให้ทุกคนในองค์กรได้เรียนรู้ไปพร้อมกัน พร้อมนำความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือและระบบต่าง ๆ เหล่านั้นไปแก้ปัญหาในการทำงานของตัวเองได้มากขึ้น
4. ปรับกลยุทธ์ในองค์กรให้รองรับธุรกิจดิจิทัลมากขึ้น และนำ AI เข้ามาใช้งาน
หากองค์กรของคุณมีกลยุทธ์ที่รองรับธุรกิจดิจิทัลมากขึ้น จะช่วยให้องค์กรของคุณสามารถวางแผนธุรกิจใหม่ ๆ ได้อย่างเต็มที่ รวมทั้งการนำ AI เข้ามาใช้งาน อย่างการแชตบอท (Chatbot) ก็จะสามารถช่วยลดการทำงานที่ซับซ้อน และเมื่อต้องเจอคำถามเดิม ๆ จากลูกค้า การมี AI เข้ามาช่วยในส่วนนี้ ก็จะช่วยลดการทำงานของพนักงานในองค์กรคุณได้มากขึ้น รวมทั้งยังสามารถลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานในตำแหน่งนั้น ๆ ได้เช่นกัน
5. เริ่มจัดเก็บข้อมูลเอกสารบน Cloud
ปรับเปลี่ยนการทำงาน และการเก็บข้อมูลเอกสารให้ง่ายขึ้น ด้วยการสร้างระบบจัดการเอกสารองค์กรและพื้นที่เก็บข้อมูลบน Cloud ที่ไม่ว่าคุณหรือพนักงานจะอยู่ที่ไหน ก็สามารถทำงานบนเครือข่าย สร้าง ปรับเปลี่ยน หรือแก้ไขข้อมูลบน Cloud ได้ตลอดเวลา เพื่อให้การทำงานในทุกที่ของคุณกลายเป็น Digital Workplace ได้
เปลี่ยนมาใช้ระบบจัดการเอกสารองค์กร จาก WOLF สะดวกสบาย ได้ประสิทธิภาพ
เพราะการรับมือกับความเปลี่ยนแปลงยุคดิจิทัลเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญเสมอ เพิ่มความสะดวกสบายและประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ด้วยระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จาก WOLF จะช่วยเปลี่ยนกระบวนการทำงานเป็นแบบ Paperless ใช้ง่าย ปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล แถมยังช่วยลดขั้นตอน ลดค่าใช้จ่าย พร้อมทั้งจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระบบ หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
