ในยุค New Normal ไลฟ์สไตล์ในการทำงานของ พนักงานออฟฟิศ ส่วนใหญ่ปรับเปลี่ยนไป Work From Home กักตัวทำงานที่บ้านที่มีการสำรวจมาทำให้ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น พนักงานเองก็ลดเวลาเดินทาง อยู่กับครอบครัวมากกว่าเดิม
แต่ข้อเสียที่ตามมาพนักงานมีความเครียดมากขึ้นบางครั้งไม่สามารถแยกเวลางานกับเวลาส่วนตัวได้ ความลำบากในการติดต่อประสานงาน สิ่งแวดล้อมที่ไม่เหมาะสำหรับทำงาน ความปลอดภัยของข้อมูลที่อาจหลุดออกไปภายนอก รวมถึงค่าใช่จ่ายสาธารณูปโภคที่สูงขึ้น
ตอนนี้สถานการณ์โควิด-19 ดีขึ้นกว่าเดิมหลาย ๆ องค์กรเริ่มเรียกพนักงาน Work From Office กันแล้ว ทำให้ต้องมีการเลือกกลยุทธ์สร้างสภาพแวดล้อมสำหรับพนักงานออฟฟิศทำงานได้มีประสิทธิผลรวมถึงการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วย Work-Life Balance ที่สมดุลและมีความสุขกับการทำงาน
สุขภาวะแบบไหนถึงเรียกว่า Work-Life Balance ของ พนักงานออฟฟิศ
จัดออฟฟิศแบบไหนดีแบบเปิดโล่ง / ปิดทึบ
แบบเปิดโล่งเป็นที่นิยมกันมาหลายปีแล้วสำหรับการทำงานของพนักงานออฟฟิศ สามารถใช้พื้นที่ร่วมกันไม่มีคอกกันระหว่างพนักงานด้วยกัน เปิดวิสัยทัศน์ให้มองไปกว้างๆ โล่ง ๆ ได้ สามารถพักผ่อนสายตาได้ในระหว่างทำงาน ติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานได้ง่ายเพื่อการทำงานที่ดีขึ้น องค์กรเองก็ลดงบประมาณการตกแต่งสามารถการวางเลย์เอาท์ของออฟฟิศได้ง่ายไม่มีรูปแบบตายตัวขึ้นอยู่กับไลฟ์สไตล์ของผู้บริหารอย่างได้แบบมินิมอล ทันสมัย ธรรมชาติเลือกได้ตามต้องการ
แบบปิดทึบจะแบ่งพื้นที่เป็นสัดส่วนมีฉากกั้นสร้างความเป็นส่วนตัวป้องกันสิ่งรบกวนที่จะเกิดกับพนักงานสร้างสมาธิมากขึ้นลดความเครียดที่มาจากรอบข้างไม่หลุดโฟกัสจากงานที่กำลังทำลักษณะของห้องกั้นจะแบ่งชัดเจนถึงตำแหน่งงาน อาจจะเป็นการสร้างแรงบันดาลใจเพื่อให้พนักงานเติบโตในหน้าที่การงาน รวมถึงสุขภาพของพนักงานออฟฟิศในยุคที่โควิด19 ยังคงอยู่การเปิดโล่งแล้วมีคนทำงานเต็มออฟฟิศที่เราอย่างไม่รู้ว่าจะติดเมื่อไร
ใส่ใจสุขภาพพนักงานจากการเลือกเฟอร์นิเจอร์
ก่อนที่คนทำงานจะกลายเป็นออฟฟิศซินโดรมอย่าได้ตัดสินใจสั่งเฟอร์นิเจอร์ราคาถูกแต่ทำร้ายสุขภาพพนักงานออฟฟิศ เมื่อก่อนบริษัทมักจะละเลยเรื่องแบบนี้ การทำงานที่ดีเริ่มจากการเลือกเฟอร์นิเจอร์โต๊ะ เก้าอี้ที่เหมาะสมกับรองรับร่างกายเหมาะสำหรับนั่งทำงานนาน ๆ เพื่อลดอาการปวดเมื่อย เพราะชีวิตคนทำงานส่วนใหญ่จะอยู่ในออฟฟิศอย่างน้อย 8 ชั่วโมงการมีสุขภาพที่ดีจึงสำคัญมาก
ให้พนักงานมีอิสระในการทำงานนอกออฟฟิศ
นับแต่โควิด19 เกิดขึ้นมาการทำงานในออฟฟิศก็ไม่จำเป็นเสมอไปรูปแบบการทำงานทางไกลนอกสถานที่เป็นที่นิยมมาก ทั้งทำงานที่บ้าน ร้านกาแฟ ระหว่างรอเดินทางที่สนามบิน หรือสำนักงานย่อยขององค์กร ในสมัยก่อนการทำงานทางไกลเป็นปัญหาอย่างมากทั้งในเรื่องการประสานงาน ทำเอกสาร รอเรื่องอนุมัติจากผู้บริหาร ในยุคปัจจุบันเทคโนโลยีก้าวหน้าไปไกลมากแล้วขอแค่มีปลั๊กไฟ อินเทอร์เน็ตก็พอ ในทางกฎหมายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์เป็นที่ยอมรับ การประสานงานทำได้สะดวกกว่าสมัยก่อน เราไม่จำเป็นที่เราต้องเข้าออฟฟิศทุกวันเหมือนสมัยก่อน
กำหนดพื้นที่สันทนาการสำหรับ พนักงานออฟฟิศ
ปกติการสันทนาการภายในองค์กรไม่ได้รับความนิยมในสมัยก่อนแต่ให้ความสำคัญกับแนวคิดเวลาการทำงานมากกว่าการทำอะไรที่ผ่อนคลายจากการทำงานเป็นเวลานาน ๆ อาจถูกตักเตือน สำหรับยุคออนไลน์แบบนี้เวลาการทำงานดูจะไม่ใช่เรื่องที่องค์กรให้ความสำคัญอันดับแรกแต่อยู่ที่เนื้องานของตัวพนักงานเอง บางองค์กรจึงกำหนดพื้นที่สันทนาการให้พนักงานได้ผ่อนคลายมากขึ้นแล้วแต่องค์กรว่าจะจัดพื้นที่แบบห้องนั่งเล่น อ่านหนังสือ กีฬา ที่ทำให้พนักงานออฟฟิศมีพื้นที่ปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น เมื่อสุขภาพจิตดีคนทำงานจะมีไอเดียในการทำงานของตัวเองได้ดีขึ้น
สร้างพลังบวกให้ พนักงานออฟฟิศ ในการประชุม
ประชุมทีไรง่วงตลอดแต่ก็ต้องเข้าเพราะเป็นระบบสำคัญของการทำงาน เราต้องรายงานความเคลื่อนไหวของสิ่งที่กำลังทำรับรู้ถึงสถานการณ์ของงานที่อยู่รอบตัว เสนองานแนวคิดต่าง ๆ เราต้องสร้างบรรยากาศในห้องประชุมให้พนักงานออฟฟิศมีความผ่อนคลาย สนุกสนาน หลุดแนวคิดห้องประชุมยุคก่อนที่เคร่งเครียดกดดัน เนื้อหาที่ตรงประเด็นกระชับ ระยะเวลาไม่นานจนเกินไป ผู้เข้าประชุมต้องมีส่วนร่วม ไม่ให้คนเข้าเยอะจนเกินความจำเป็น กระตุ้นการทำงานที่ดีของพนักงานออกมา
จัดกิจกรรมออกกำลังกายขจัดความเครียด
ก่อนพนักงานจะเป็นออฟฟิศซินโดรมกันหมดองค์กรควรให้ความสำคัญกิจกรรมออกกำลังอาจจะเริ่มจากการทำความเข้าใจในเรื่องขยับร่างกายบ้างหลังทำงานเป็นเวลานาน แล้วค่อยวางแผนถึงการจัดคลาสออกำลังกายภายในองค์กร แต่ถ้ากลัวกระทบต่องานที่ทำกันในแต่ละวันลองวางแนวคิดให้สวัสดิการออกกำลังกายนอกเวลางาน เพื่อลดความเครียดส่งเสริมสุขภาพเพื่อการทำงานที่ดีของพนักงานออฟฟิศ
พื้นที่สีเขียวในออฟฟิศ ช่วยให้พนักงานมีผ่อนคลาย
เทรนที่กำลังมาในตอนนี้ปลูกต้นไม้ ผักสวนครัว ตามอาคารออฟฟิศมีงานวิจัยบอกไว้พื้นที่สีเขียวทำให้เรามีผ่อนคลาย ความคิดปลอดโปร่ง อาจจะปลูกในกระถางเล็ก ๆ บนโต๊ะทำงาน ต้นไม้มีผลต่อสุขภาพจิตของพนักงานออฟฟิศ เพราะเมื่อเราจดจ่อกับอะไรได้นานไปความเครียดสะสมได้ง่ายพาร่างกายอ่อนล้าไปด้วยการได้อยู่ในพื้นที่สีเขียวสัก 2-3นาที ก็สามารถทำให้ร่ายกายผ่อนคลายได้เร็วขึ้น งานวิจัยยังมีต่อว่าพนักงานที่ทำงานอยู่ในพื้นที่สีเขียวจะทำงานที่ดีกว่ากลุ่มที่ไม่มีต้นไม้อยู่เลยประมาณ 15%
พื้นที่เงียบและห้องทำสมาธิ ช่วยพนักงานตั้งสติง่านขึ้น
บางครั้งเราก็ต้องการความเงียบเพื่อคิดในสิ่งต่าง ๆ ปรับมุมมองสร้างพลังบวกกับสิ่งที่ผ่านเข้ามา มันเป็นการพักผ่อนทางร่ายกาย จิตใจ บางองค์กรมองเห็นถึงสิ่งนี้จะมีการจัดห้องเงียบ ๆ เอาไว้ตั้งสติอยู่กับตัวเอง ทบทวนสิ่งที่ไม่เข้าใจเพื่อที่จะได้กลับมาทำงานต่ออย่างปลอดโปล่ง
สวัสดิการอาหารสุขภาพสำหรับ พนักงานออฟฟิศ
องค์กรขนาดใหญ่หลายแห่งให้ความสำคัญกับอาหารที่พนักงานได้บริโภคในแต่ละวันอย่างเช่น google ที่จัดสรรห้องอาหารภายในองค์กรบริการอาหารฟรี หรือช่วยค่าอาหารแบบมีเงื่อนไขกับร้านอาหารที่กำหนด นอกจากนั้นสวัสดิการอาหารเสริมสุขภาพเช่นวิตามินบำรุงต่าง ๆ องค์กรอาจมองเป็นเรื่องไม่จำเป็นแต่การที่ใส่ใจอาหารสุขภาพมันส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างมาก
ทริปวันหยุดท่องเที่ยวสร้างความสัมพันธ์ในองค์กร
หลังจากเหนื่อยกันมาทั้งปีก็ถึงเวลาที่ต้องพักผ่อนกันบ้างเริ่มจากงานเลี้ยงประจำปีที่จัดกันช่วงปีใหม่ อนุญาตการลาพักร้อนเพื่อให้พนักงานได้ใช้ชีวิตส่วนตัว หรือพาทั้งแผนกไปศึกษาดูงานไปเปิดสิ่งใหม่ ๆ ในการพัฒนางาน จนถึงการจัดทริป Outing ของบริษัทที่พาพนักงานไปเที่ยวชาร์จพลังหลังทำงานกันอย่างหนักทั้งยังช่วยกระชับความสัมพันธ์บุคลากรภายในองค์กรให้สนิทกันมากขึ้น
นโยบายวิถีชีวิตเพื่อความยั่งยืน และสภาพแวดล้อม
เทรนด์ธุรกิจในปัจจุบันให้ความสำคัญกับชุมชน วิถีชีวิต สิ่งแวดล้อมมากขึ้นหลังจากช่วงที่ผ่านมาเราใช้ทรัพยากรกันอย่างสิ้นเปลือง สร้างความเสียหายต่อธรรมชาติ ถึงเวลาที่หลายองค์กรใส่ใจต่อปัญหาสิ่งแวดล้อม เริ่มได้จากการประหยัดทรัพยากรกระดาษเอกสาร
องค์กรใหญ่หลายแห่งมีนโยบายลดการใช้กระดาษเปลี่ยนเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่เรารู้จักกันในชื่อ Paperless เป็นเอกสารรูปแบบดิจิทัลมีความปลอดภัยระดับสูง ระบบจัดเก็บเอกสารบน Cloud Technology รับส่งข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต
การเสริมสร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีกับองค์กรตามที่ได้กล่าวมานั้นจะช่วยให้พนักงานออฟฟิศมี Work Life Balance มากขึ้น เพราะทรัพยากรมนุษย์เป็นสิ่งสำคัญต่อทุกองค์กรที่ต้องดำเนินธุรกิจ การใส่ใจคุณภาพชีวิตสามารถเพิ่มประสิทธิ์ภาพการทำงานที่ดีขึ้นได้ชัดเจน รวมถึงการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้เราติดต่อสื่อสารสะดวกเสริมความปลอดภัยข้อมูลด้วยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
WOLF Approve เป็นระบบจัดการเอกสารในรูปแบบดิจิทัล ที่มีกฎหมายรับรอง E-Signature หรือลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ทุกชนิด ทุกที่ทุกเวลา ซึ่งนอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในการทำงานแล้ว ยังช่วยให้องค์กรของคุณมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น ลดขั้นตอน ลดข้อผิดพลาด แถมยังประหยัดค่าใช้จ่ายและประหยัดเวลาได้มากขึ้นอีกด้วย
สามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ อีเมล [email protected] หรือโทร. 02-634-4409
