เอกสารเป็นกระดาษที่มีสาระสำคัญอยู่ในนั้นองค์กรธุรกิจใช้สำหรับประสานงานส่งต่อไปยังแผนกต่าง ๆ ทำให้ ระบบจัดการเอกสาร มีความสำคัญอย่างมาก การเก็บรักษา การค้นหา และการทำลายทิ้ง เพราะเป็นเอกสารเป็นสำคัญที่ไม่ต้องให้คู่แข่งรับรู้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบไหนที่จะช่วยเราป้องกันเอกสารสูญหาย เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลได้บ้างมาดูกัน
การจัดเอกสารในรูปแบบกระดาษขององค์กรธุรกิจของแต่ละหน่วยงาน แบ่งเป็นหมวดหมู่จัดการเก็บเข้าตู้อย่างระเบียบ แต่คนทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษด้วยแล้วต้องมีประสบการณ์กับเอกสารสูญหายมาบ้าง แล้วเป็นงานสำคัญที่ต้องรีบส่งต่อด้วย บางครั้งการทำเอกสารใหม่ต้องใช้เวลานานมากถึงจะรวมได้ครบแล้วส่งต่อ วันนี้เรามาพูดเรื่องเอกสารหาย ปัญหาที่คนทำงานต้องปวดหัวจะมีอะไรบ้าง
เอกสารหายปัญหา ระบบจัดการเอกสาร แบบกระดาษ
ใบเสนอราคา (Quotation)
เอกสารแบบกระดาษ ที่มีปัญหาที่ชอบหาย ใบเสนอราคาของฝ่ายขายถึงจะไม่ใช้สัญญาที่สำคัญมากแต่เมื่อเกิดสูญหายไปมันจะทำให้เราไม่มีข้อมูลราคาที่เสนอลูกค้าส่งผลเสียในการทำราคาให้ลูกค้าเดิม เพราะใบเสนอราคาที่ผู้ขายส่งให้ลูกค้ามันเป็นข้อตกลงที่เปลี่ยนได้ลำบากมันแสดงถึงความเป็นมืออาชีพขององค์กรด้วย แต่การส่งเอกสารใบเสนอราคาออกนอกองค์กรส่วนใหญ่เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีโอกาสที่จะหาได้ง่ายสักหน่อย
ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
เปรียบเทียบราคากันแล้วแผนกจัดซื้อจะเปิดใบ PO หรือใบสั่งซื้อมาเป็นหลักฐานยืนยันการทำธุรกิจระหว่างองค์กร ระบุถึงราคาสินค้า จำนวนการสั่งซื้อ แผนกจัดซื้อต้องทำการใส่ข้อมูลให้ครบการใส่ในระบบจัดเก็บเอกสาร เพราะถ้าใบสั่งซื้อเกิดหายไประหว่างทำการซื้อขายทุกอย่างจะหยุดกลางทางเพราะบัญชีต้องทำตามระบบจัดการเอกสารที่ส่งมา
ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
หากระบบจัดการเอกสารทำใบแจ้งหนี้หาย ปัญหาที่ตามมาจะเป็นการเรียกเก็บเงินทำให้ล่าช้ากว่าที่ควรจะเป็น แต่ถ้าระบบจัดเก็บเอกสารของลูกค้าทำหายจนเราได้รับการชำระเกินกว่าที่กำหนดความเสียหายจะมาอยู่ที่องค์กรเรา ไม่ว่าฝ่ายไหนทำเอกสารหายมันจะทำให้เสียเครดิตต่อกัน ลองส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปด้วยอาจทำให้งานเดินเร็วขึ้น
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
ใบกำกับภาษีเอกสารสำคัญที่ห้ามทำหายเด็ดขาด เพราะเป็นหลักฐานสำคัญของ ภาษีซื้อ ภาษีขาย ที่จะนำไปยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ผู้ประกอบกิจการมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีในรูปแบบบุคคลธรรมดา หรือนิติบุคคล ต้องออกให้ลูกค้าทุกครั้ง แต่จะออกเอกสารซ้ำไม่ได้ระบบจัดเก็บเอกสารชุดนี้ต้องมีความปลอดภัยที่ดีพอต้นฉบับใบกำกับภาษีจะต้องส่งมอบให้ผู้ซื้อ เนื่องจากใบกำกับภาษีผู้ซื้อสามารถขอคืนภาษีซื้อภายใน 6 เดือน และสำเนาเก็บไว้ที่ผู้ขายเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี ทุกวันนี้เราสามารถส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้สรรพากรได้แล้ว
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
เอกสารชุดสุดท้ายที่ทำหายกันบ่อยคือ ใบเสร็จรับเงิน ถือเป็นเอกสารสำคัญของธุรกิจขายปลีก ขายส่ง และบริการที่เราต้องส่งให้ลูกค้าหลังได้รับการชำระเงินเรียบร้อย กฎหมายกำหนดให้ผู้ขายออกใบเสร็จทุกครั้ง ผู้ซื้อเองต้องถือเอกสารไว้เพื่อได้สิทธิ์การรับประกันสินค้า
การแก้ปัญหา ระบบจัดการเอกสาร
การจัดเอกสารแบบกระดาษมีข้อจำกัดที่เห็นได้ชัดหลายอย่างไม่เพียงแค่การสูญหาย ปัญหาอื่นอย่างการจัดเก็บที่ต้องมีพื้นที่ ค้นหาต้องใช้เวลากว่าพบเอกสาร ปัจจัยเหล่านี้ทำให้เสียทรัพยากรขององค์กรแบบไม่คุ้มค่า ด้วยเทคโนโลยีปัจจุบันเราสามารถใช้ระบบจัดเก็บเอกสารออนไลน์ได้แล้ว ลดต้นทุนจากกระดาษ ส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถึงผู้เกี่ยวข้องได้เร็วขึ้น รู้ด้วยว่าเอกสารค้างอยู่ที่หน่วยงานไหน ทำให้องค์กร Workflow ได้สะดวกรวดเร็วกับการแข่งขันธุรกิจ
ระบบจัดการเอกสาร WOLF APPROVE
หากคุณกำลังมองหาระบบจัดการเอกสารที่มีคุณภาพ WOLF by TechCons Biz ผู้นำด้าน Paperless Solution สามารถช่วยคุณได้ ด้วยระบบ Wolf Approve ซอฟต์แวร์สัญชาติไทย ที่ครบคลุมบริการแบบครบวงจรด้านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่จะทำให้องค์กรของคุณมี Workflow ที่ลื่นไหล พร้อมช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องใช้เอกสาร ลดความผิดพลาด ระบบจัดเก็บเอกสารทำให้องค์กรของคุณน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น สำคัญที่สุดคือประหยัดทั้งงบประมาณและเวลา หากสนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ [email protected] หรือ 02-634-4409
